Valtiovarainministeriön perehdytystapahtuman uudistaminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja on valtiovarainministeriö. Työ on laadullinen tutkimus ministeriön perehdytystapahtuman, perehdytyspäivän uudistamisesta. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, miten ja millaisin keinoin perehdytyspäivää voi kehittää. Tutkimus selvittää tapahtuman onnistumista edistäviä ja heikentäviä elementtejä. Opinnäytetyön tarkoitus on luoda toimeksiantajalle uudistettu tapahtumakonsepti, jota hyödynnetään tapahtuman järjestämisessä tulevaisuudessa.

Opinnäytetyössä esitellään toimeksiantaja ja julkishallinnon toimiala. Työn teoreettinen tietoperusta koostuu tapahtumatuotantoon ja perehdytykseen liittyvästä kirjallisuudesta. Tapahtumatuotantoa käsitellään tapahtumasuunnittelusta toteutukseen, sekä esitellään henkilöstötapahtumien pääkohdat. Perehdytyksen osalta käsitellään tarkoitusta ja hyötyä, sekä suunnittelua ja menetelmiä. Teoreettiseen tietoperustaan on myös sisällytetty asiakaskokemus ja asiakaskeskeisyys, jotka ovat olennainen osa tapahtuman kehitystyössä. Opinnäytetyö esittelee myös perehdytyspäivän nykytilan, jotta on mahdollista huomata uudistamisen tarve ja kohteet.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua. Haastatteluiden kysymykset ovat tarkkoja ja ennakkoon suunniteltuja, eikä haastateltavalle ole annettu valmiita vastausvaihtoehtoja. Haastateltavia oli yhteensä 9 ja haastateltavien joukossa oli ministeriön työntekijöitä, opiskelijoita, toimihenkilöitä ja esimiesasemassa olevia henkilöitä. Jokaiselle haastateltavalle esitettiin samat kysymykset ja tarpeen mukaan kysymyksiä tarkennettiin väärinymmärrysten välttämiseksi.

Tutkimustuloksissa nousi esiin tieto siitä, mitkä elementit ovat tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeitä. Perehdytyspäivän merkitys korostui kysymyksissä, joissa tiedusteltiin tapahtumaa perehdytyksen tukena. Lähes jokainen haastateltava toivoi tapahtuman olevan osallistava ja sisällöltään oman mielenkiinnon mukainen, jotta kiinnostus tapahtumaa kohtaan säilyisi. Tutkimustuloksissa korostui myös kiinnostus toimitilakierrosta kohtaan, sekä työterveyshuollon esittäytyminen.

Tutkimuksen tuloksien perusteella luotiin uudistettu tapahtumakonsepti. Tärkeimmät muuttuneet elementit olivat osallistujan aktiivisempi rooli ja osallistaminen. Toimivan tapahtuman luomiseksi tarjotaan mahdollisuus verkostoitumiselle vapaammin ja tuodaan tapahtumaan mukaan henkilöstöä, jolla on pidempi työkokemus ministeriössä. Uudistettua tapahtumakonseptia on toimeksiantajan mahdollista hyödyntää perehdytyspäivän suunnittelussa ja toteutuksessa tulevaisuudessa.