Lähetteen käsittelyn työmitoitus ja kehittämisehdotukset

Abstract

Työn tavoitteena oli tuottaa lähetteen käsittelyn työmitoitus toimeksiantajalle Helka Keski-Ruismäelle, joka toimii palvelupäällikkönä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä (EPSHP). Tämän lisäksi tavoitteena oli tehdä mittaustuloksien pohjalta aikajakauma, josta pystyisi näkemään, mihin kulutettu aika kului sekä tuottaa kehitysideoita ja jatkotutkimuksia tutkimuskohteille. Tutkimuksen kohteena oli Seinäjoen keskussairaalan (SEKS) silmätauti- ja sisätautipoliklinikoiden paperisten ja sähköisten lähetteiden käsittely. Työ tuli sopivaan aikaan toimeksiantajalle, sillä hänen mukaansa tällaista mittausta ei ollut aiemmin suoritettu, joten työllä on suuret mahdollisuudet tuottaa tuloksia toimeksiantajalle. Työn teoreettisena viitekehyksenä oli Lean-pohjainen kehittäminen terveydenhuollon piirissä ja teollisuuskäytäntöjen soveltaminen terveydenhuollon piiriin. Tutkimusmetodina käytettiin teollisuuspohjaista työntutkimusta. Työntutkimus sisältää monia eri menetelmiä ja tapoja tuottavuuden parantamiseen, ja tässä työssä käytettiin havainnointitutkimusta. Havainnointitutkimuksella tarkoitetaan tapahtumien ja eri aikaluokkien havainnointia. Tutkimuksessa kaikki tapahtumat jaotellaan tutkimuksen käyttötarkoituksen mukaisesti eri aikaluokkiin, joiden pohjalta pystytään saamaan selkeä yleistilanne tutkimuskohteen ajankäytöstä. Tuloksista ilmeni muutamia ongelmakohtia, jotka tuottivat aikahukkaa työprosessille. Silmätautien poliklinikan sähköisten lähetteiden käsittelyn sijainnista ja muista työntekijän työstä syntyi huomattava määrä häiriöaikaa, minkä takia työntekijän työ keskeytyi ja prosessi jäi kesken. Toinen huomattava tulos oli sisätautipoliklinikan ajankäyttö sellaisen työn valmistelemiseen, jota ei suoriteta silmätaudeilla. Sisätautien tulos johtuu toimintayksikön työprosessin eroavaisuudesta silmätautien prosessiin nähden ja ulkoisista tekijöistä. Ideoina näiden ongelmien korjaamiseen olivat silmätautien lähetteiden käsittelyn mahdollinen siirtäminen rauhoitetulle työalueelle sekä yhden työntekijän lisääminen. Sisätautien ongelman ratkaisemiseksi ideaksi tuli työtehtävän jakaminen kahdelle työntekijälle. Kehittämistoimenpiteiden vaikutusten selvittämiseksi ja luotettavan tiedon saamiseksi niiden onnistumisesta tulisi myöhemmin, ideoiden ollessa käytössä, toteuttaa uusi työmitoitus.

The aim of this thesis was to conduct work sizing related to referral processing for Helka Keski-Ruismäki, who works as service manager at the Hospital District of South Ostrobothnia (EPSHP). In addition, the goal was to produce, based on the results of the study, a time distribution to allow visualizing how time was spent, and to produce suggestions for improvement and additional studies on the research subjects. The subject of this study was the processing of paper and electronic referrals at the Ophthalmology and the Internal Medicine Outpatient Clinics of Seinäjoki Central Hospital (SEKS). The thesis was topical for the commissioner because, according to her, work sizing had never before been done. For this reason, the thesis has great potential to produce significant results for the commissioner. The theoretical framework of thesis is Lean-based development in the field of healthcare and the application of industrial practices in healthcare. The research method for the thesis is industrial-based work analysis. Work analysis includes many different methods and practices to improve productivity, and the method used for this study was an observational study. An observational study is a research method in which every event and time class is observed. In this study, all events are categorized into different time categories according to the needs of the study. This categorization allows to illustrate the use of time by the research subject. The results revealed a few problem areas that produced time waste in the process. The location of the processing of electronic referrals at the Ophthalmology Outpatient Clinic and other work assignments resulted in a considerable number of disruptions to referral processing. Another notable result was in the Internal Medicine Clinic’s time usage on preparing for the work process. Ideas to address these problems included the possible relocation of ophthalmic referral processing to a sedentary work area, as well as the hiring of an additional employee. The suggested solution to the problem of the Internal Medicine Outpatient Clinic was to divide the current job duties between two employees. To see the potential benefits of these ideas and to obtain reliable information on their success, the work sizing should be repeated at a later date, when the suggested solutions have been in use for a while.