NPI-projektijohtamisen kehittäminen : Microsoft Project Onlinen käyttöönotto NPI-projekteille
Pirkola, Joonas (2021)
Pirkola, Joonas
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105148776
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202105148776
Tiivistelmä
Tutkimuksessa kehitettiin Scanfil EMS Oy:n Sievin tehtaan uusien tuotteiden projektijohtamista ottamalla käyttöön pilvipohjainen projektinhallintatyökalu Microsoft Project Online. Project Onlineen päädyttiin sen takia, koska se on jo käytössä Scanfilin muilla yksiköillä ja todettu hyvin toimivaksi työkaluksi projektien hallintaan.
Tutkimustyön menetelmäksi valittiin toimintatutkimus, koska tavoitteena oli saada aikaan muutos ja kehittää projektijohtamisen toimintatapoja. Toimintatutkimuksen käytännön osuus toteutettiin 12 viikon aikana ja siihen osallistui Sievin NPI-tiimi.
Tutkimus aloitettiin nykytila-analyysilla, jossa saatiin selville projektijohtamisen ongelmakohdat. Ongelmiksi koettiin projektien seuranta, dokumentaation hallinta sekä resurssisuunnittelu. Projektien seuranta tapahtui tutkimuksen alussa excel-työkalujen avulla, joiden ylläpitäminen oli aikaa vievää ja projektien tapahtumat olivat ainoastaan projektipäällikön varassa. Projektien dokumentaatio tallennettiin moneen eri paikkaan eikä tieto ollut kaikkien saatavilla. Valmiiden excel-pohjaisien dokumenttien
tarkoitus erosivat käyttäjien välillä eikä niiden käyttö ollut järjestelmällistä. Aikaa käytettiin paljon siihen, että ymmärrettäisiin dokumenttien tarkoitus. Projektitehtävien resurssisuunnitteluun käytössä ei ollut kunnollista työkalua laisinkaan, ja tieto kulki pääasiassa sähköpostien välityksellä.
Lopputuloksena tutkimuksen aikana saatiin testattua Mircosoft Project Onlinen projektityökalu ja luotua malli, jonka avulla projektien suunnittelu ja raportointi on helpompaa ja nopeampaa kuin ennen. Microsoft Project Onlineen luotiin projektikeskus, resurssipooli sekä visuaalinen viikkoraportointimalli. Kaikkien projektien projektitehtävät, aikataulut ja resurssit saadaan nyt siirrettyä yhteen paikkaan ja tehtävissä tapahtuvat muutokset näkyvät heti.
Näitä työkaluja voidaan jatkossa käyttää tuotantoon siirtoprojektien hallinnassa sekä laajentaa Microsoft Project Onlinen käyttöönottoa muille organisaation jäsenille.
Tutkimustyön menetelmäksi valittiin toimintatutkimus, koska tavoitteena oli saada aikaan muutos ja kehittää projektijohtamisen toimintatapoja. Toimintatutkimuksen käytännön osuus toteutettiin 12 viikon aikana ja siihen osallistui Sievin NPI-tiimi.
Tutkimus aloitettiin nykytila-analyysilla, jossa saatiin selville projektijohtamisen ongelmakohdat. Ongelmiksi koettiin projektien seuranta, dokumentaation hallinta sekä resurssisuunnittelu. Projektien seuranta tapahtui tutkimuksen alussa excel-työkalujen avulla, joiden ylläpitäminen oli aikaa vievää ja projektien tapahtumat olivat ainoastaan projektipäällikön varassa. Projektien dokumentaatio tallennettiin moneen eri paikkaan eikä tieto ollut kaikkien saatavilla. Valmiiden excel-pohjaisien dokumenttien
tarkoitus erosivat käyttäjien välillä eikä niiden käyttö ollut järjestelmällistä. Aikaa käytettiin paljon siihen, että ymmärrettäisiin dokumenttien tarkoitus. Projektitehtävien resurssisuunnitteluun käytössä ei ollut kunnollista työkalua laisinkaan, ja tieto kulki pääasiassa sähköpostien välityksellä.
Lopputuloksena tutkimuksen aikana saatiin testattua Mircosoft Project Onlinen projektityökalu ja luotua malli, jonka avulla projektien suunnittelu ja raportointi on helpompaa ja nopeampaa kuin ennen. Microsoft Project Onlineen luotiin projektikeskus, resurssipooli sekä visuaalinen viikkoraportointimalli. Kaikkien projektien projektitehtävät, aikataulut ja resurssit saadaan nyt siirrettyä yhteen paikkaan ja tehtävissä tapahtuvat muutokset näkyvät heti.
Näitä työkaluja voidaan jatkossa käyttää tuotantoon siirtoprojektien hallinnassa sekä laajentaa Microsoft Project Onlinen käyttöönottoa muille organisaation jäsenille.