Helsingin kaupungin lukitus- ja avaintenhallintajärjestelmät

Abstract

Tiivistelmä

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää kiinteistöviraston hallinnoimien kiinteistöjen lukituksissa ilmeneviä ongelmia sekä etsiä ja esittää toimivia ratkaisuja avaintenhallinnan sekä lukitusasioiden kustannustehokkuuden parantamiseksi.

Ongelmien hahmottamisen kannalta tarkasteltiin käyttäjien, huoltohenkilöstön sekä teknisten isännöitsijöiden näkemyksiä ja kokemuksia lukitusasioista ja niissä koetuista ongelmista. Lisäksi pyrittiin arvioimaan edellä mainittujen ryhmien lukitusasioihin käyttämää aikaa.

Näitä näkökulmia ja tietoja varten tehtiin sähköinen kyselytutkimus, johon vastauksia kertyi 334 kappaletta, mikä vastaa 53 % kyselyn saaneista henkilöistä.

Ongelmien hahmottamista varten on myös osallistuttu kiinteistöviraston, opetusviraston sekä sosiaaliviraston tilapalveluiden kokouksiin, joissa on käsitelty nimenomaan lukitukseen liittyviä ongelmia. Näiden kokousten perusteella määriteltiin lukitusjärjestelmälle asetettavia vaatimuksia.

Vaatimusten perusteella päädyttiin vertailemaan kahden eri valmistajan lukitusratkaisuja niin tek-nisiltä ominaisuuksiltaan kuin myös 10 vuoden elinkaaren kautta tarkasteltuna. Kustannusvaikutukset arvioitiin esimerkkikohteen perusteella, johon sovellettiin kyselytutkimuksessa saatuja tietoja.

Opinnäytetyö ottaa kantaa, kumpaan lukitusratkaisuun kaupungin tulisi jatkossa keskittyä ja millaisia säästöjä sillä saavutettaisiin esimerkkikohteen kautta. Jatkotoimenpiteinä esitetään lukitustyöryhmän perustamista, lukitusohjeiden laatimista ja tehokasta jakelua, pilottikohteiden seurantaa sekä pääkäyttäjien nimeämistä. Jatkotoimenpiteiden osalta toimeksiantaja on jo aloittanut toimenpiteet ja niistä saadut tiedot ovat lupaavia.

Abstract

Objective of this thesis was to investigate problems, regarding lockings and key management systems that occur in buildings and facilities, that real estate premises centre administers. Another objective was to present solutions that could be carried out in order to improve and to enhance cost effectiveness of lockings and key management systems.

In order to indentify these problems more exactly, the user group was questioned through electronic questionnaires. User group includes principals, day care center managers, maintenance staff and school masters. Electronic questionnaires were sent also to premises centers technical building managers. Questioners were answered by 334 reciepients, which cover 53 % of those whom the questioners were sent.

Facility services group’s meetings, which considered locks and key management system, of different city departments were attended also. Those departments included Department of education and Department of social services. On the bases of these meetings, the outlines for new possible locking system were drawn.

Through those outlines, two different locking and key management systems were selected for comparison. Things that were compared were the technical data and lifecycle cost for period of 10 years. Cost effectiveness was compared trough example building in which was applied those parameters that were interpreted from the questionnaires.

As the final result this thesis makes a recommendation in which locking solution the premises center should turn to and what kind of amounts could be saved by doing so. As other improvements this thesis recommends that a locking task group should be founded, making and distribution of locking instructions, naming of head users for locking solutions and following up on the test sites. The applicant has already started to operate on the bases of improvements and results so far, have been promising.