Kilpailuetua ja tehokkuutta : Case: Hankintatoimen tukitoimintojen siirtäminen toiseen maahan

Abstract

Tämän tutkimus- ja kehittämishankkeen tarkoituksena oli selvittää, miten kahdeksan eri maan osto-osaston tukitoimintoihin liittyvät tehtävät voidaan yhtenäistää niin, että samat prosessit ja toimenpiteet kattavat laajasti kaikki projektin piirissä olevat maat, mitä toimintojen siirto edellyttää ja miten siirto vaikuttaa kustannustehokkuuteen ja toimintojen yhtenäistämiseen.

Tässä opinnäytetyössä selvitettiin keinoja, joilla Hewlett-Packard yhtymän GWE-alueen osto-osastojen tukitoimintoja siirrettiin Bulgariaan. Hewlett-Packard yhtymä toimii ICT-alalla ja se toimittaa teknologiaratkaisuja kuluttajille, yrityksille ja yhteisöille ympäri maailman. Tutkimuksessa analysoitiin toimintojen nykytila, määriteltiin käytettävät prosessit, työkalut sekä koulutustarpeet. Lisäksi määriteltiin uuden organisaation tehtävät ja sovittiin palvelutasosta. Saatujen tulosten perusteella tehtiin kehitysehdotukset.

Tutkimus tehtiin laadullisella menetelmällä. Työn viitekehyksenä toimii toimintojen ulkoistamiseen liittyvät teoriat sekä ulkoistamisen eri mallit. Lisäksi tuon esille ulkoistamiseen liittyviä hyötyjä, haittoja ja riskejä sekä ulkoistuskokemuksia maailmalla ja Suomessa.

Empiirinen tutkimus on suoritettu kohdeyrityksen ulkoistusprojektiin liittyvässä toiminnassa. Työ perustuu toimintatutkimukseen, joka on käytännössä toteutettu osallistuvalla havainnoinnilla kohdeyrityksessä sekä osallistumalla projektiin paikallisena projektipäällikkönä.

Tutkimuksen mukaan, yksi keskeinen seikka on nykytilan ymmärtäminen. Ilman perusteellista nykytilan analysointia ei siirtoa voida suorittaa onnistuneesti. Lisäksi tutkimuksessa tulee ilmi, että vaikka toiminnot ovat samat kussakin maassa, voi tapa toimia erota. Siksi on tärkeää listata niin toiminnot kuin työkalutkin kirjallisesti. Listan avulla tunnistetaan ne toiminnot, joissa käytäntöjä voidaan yhtenäistää ja toimintaa standardisoida. Kustannustehokkuuteen vaikuttaa se, miten toiminnot organisoidaan ja miten taktiset ja strategiset toiminnot jaetaan eri organisaatioiden kesken.

Competitive advantage and efficiency Case: Transferring procurement back-office functions to another country

The objective of this thesis is to discover how it is possible to standardize back-office operations within 8 different countries, so that the same processes and activities apply widely to countries that are in the scope of the project. Other objectives are to identify back-office transfer requirements as well as the impacts the transfer will have on cost effectiveness and standardization.

The thesis presents different methods that were used when Hewlett-Packard Corporation’s back-office operations were transferred to Bulgaria. Hewlett-Packard Corporation operates in the ICT sector and it provides technology solutions to consumers and enterprises all around the world. The current stage of back-office operations were analyzed, processes and applicable tools as well as training needs were also specified. In addition to the aforementioned, tasks of the new organization and service levels were agreed. Based on the result of the study development proposals were given.

The approach method is qualitative. The theoretical framework of the thesis consists of used literary material about outsourcing and different options for outsourcing. The thesis presents also benefits, disadvantages and risks as well as practical outsourcing examples. The research studies also some experiences in the Finnish market.

The empirical material of the thesis consists of material related to the Hewlett-Packard Cor-poration outsourcing project. The researcher has been involved with the research by working for the case company and as country project manager for the outsourcing project.

Based on the result it can be seen that one fundamental matter in outsourcing is to understand the current stage. An organization cannot succeed without proper analysis. It is also obvious that even though back-office operations may be equal in each country, procedures may differ. Thus it is important to list all activities with used tools in writing in all countries. It is more convenient to identify practices and activities to be standardized by using the created list than to have a list per country only. Cost effectiveness is dependent on how the organization is restructured and how tactical and strategic work is separated.