DAF-kuorma-autojen tilaus- ja tarjousjärjestelmän kehittäminen

Abstract

DAF-kuorma-autojen Suomen maahantuoja CT Finland Oy oli havainnut ongelmia DAF Paccarin tilaus- ja tarjousjärjestelmässä. Tämä järjestelmä koostuu käytännössä Sprint-ohjelmasta jossa nämä ongelmat pääasiallisesti ilmenevät.

Sprint-ohjelmalla asiakkaan haluamaan autoon lisätään halutut varusteet ja varmistetaan niiden sopivuus ja saatavuus. Ohjelmalla ei voida tarkastella teknisiä ratkaisuja vaan sitä varten on rinnakkaisohjelma Topec. Sprint-ohjelmalla autot myös hinnoitellaan, ohjelma antaa auton ostohinnan maahantuojalle tehtaalta.

Ratkaisuksi aloitin ohjelman vikojen kartoittamisen omien kokemuksien sekä myyntitehtävissä CT Finlandilla toimivien henkilöille osoitettujen kyselylomakkeiden avulla. Varmistaakseni, etteivät ongelmat johdu suomalaisten ja hollantilaisten käytäntöjen erosta, pyysin kokemuksia ohjelmasta myös Hollannista emoyhtiömme Cosmo Trucksin myyntihenkilöiltä. Kyselyissä varmistuikin, että toimintatavat eivät pääasiallisesti ole syynä ongelmiin.

Suurimmiksi ongelmiksi paljastuivat hinnoittelun hitaus ja se, että varusteet eivät sovellu Sprint-ohjelmassa yhteen mutta ne voidaan lisäpyynnöllä kuitenkin saada samaan autoon. Tämä kuitenkin hidastaa hinnoittelua edelleen. Hinnoittelun ongelma on se, että DAF Paccar haluaa antaa jokaiselle autolle yksilöllisen hinnan ja tätä hintaa joudutaan pahimmillaan odottamaan jopa viikko. Hinnoista on tietenkin alue tiedossa kohtalaisen hyvin, mutta tämän hetkisessä kilpailutilanteessa hinnan pitää olla erittäin tarkka. Asiakkaaltahan ei kuitenkaan voida eikä haluta pyytää liikaa hintaa eikä myöskään suuria riskejä tappiolle voida hyväksyä.

Hinnoitteluongelmaan ei löytynyt apua Sprint-ohjelman kehittämisestä vaan rinnalle luodaan Excel-taulukkoon perustuva hinnasto, josta myyjät saavat entistä selvästi tarkemman hinnan autoille. Erikoisvarusteiden valinnan ongelmaan pyydetään apua tehtaalta, jotta Sprint-ohjelmasta tulisi kattavampi eikä se enää hylkäisi varusteyhdistelmiä, jotka lopulta ovatkin mahdollisia.

Lisäksi ongelmiksi ilmenivät mm. tarjouksista puuttuva tekninen tieto ja ”Suomi-paketin” puuttuminen Sprintistä. Molempiin haetaan ratkaisua pyytämällä tehdasta tekemään päivityksiä Sprint-ohjelmaan.

Kaikista ongelmista ja niiden poistamiseksi DAF Paccarilta pyydettävistä ratkaisuista tehtiin selvitys CT Finlandille ja ohjelman parantamiseen liittyvistä ratkaisuista tehtiin pyyntö DAF Paccarille.

The importer of DAF trucks, CT Finland, had noticed problems in the order and tender system of DAF Paccar. This system mostly consists of a program named Sprint. Most of the problems appear in this program.

With help of the Sprint program, the suitability and availability of the items required by the customer are checked. This program is not made for technical solutions. There is another program called Topec for this use. Trucks are also priced with the Sprint program; it gives the price of the truck from the factory to the importer.

As a solution, the problems were determined based on the author’s personal experience and from the experiences of the sales team in Finland via questionnaires. To ensure that the problems are not caused by different working methods between Finland and Holland, the experiences of the sales teams at Cosmo Trucks, the parent company, were enquired.. This proved that differences in methods did not cause any major problems.

The largest problems were the slow speed of pricing and that the items that fit a certain truck cannot be combined in the Sprint program but require a special request. This slows down the pricing even further. The problem in the pricing is that DAF Paccar wants to price all the trucks individually. To obtain this individual price could take over a week. There is, of course, rather accurate information of the price at CT Finland but in today´s competition the price needs to be exact. Overpricing the customer is also not a possibility nor is taking too much risk of possible losses.

There was no possibility to solve the pricing with the Sprint program. Therefore, a price list will be created with Excel to give much more accurate price of the trucks to the salesmen. For the problem of special request on regular equipment, help is asked from the factory so that the possibilities of Sprint could be increased and that it would not reject item combinations. There were also other problems such as the shortage of technical information on the tender and that there is no “Finland file” that would include all the equipment which will always be chosen in Finland. The factory was informed about these problems and requested to upgrade the Sprint program.

A report on these problems and the solutions was given to CT Finland as well as a report to DAF Paccar of all the problems that could be addressed by the factory.