Tilausten vastaanoton analysointi ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantaja Alko Oy halusi saada realistisen kuvan myymälätoimitusten vastaanotosta, koska käynnissä on ollut vuodesta 2010 asti talouden ja logistiikan järjestelmäuudistushanke. Hanke tuo vastaanottoon muutoksia ja luo mahdollisuuksia. Tavoitteena oli vastata kysymyksiin: Mitä ongelmia nykyisessä vastaanottomallissa on? Miten kehittää vastaanottoa? Ja mitä muutoksia ja mahdollisuuksia taustajärjestelmäuudistus tuo? Opinnäytetyön pääpaino oli nykytilanteen analysoinnissa ja kehitysideoiden kehittämisessä. Tutkimus on toteutettu kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä käyttäen, havainnoimalla myymälässä ja analysoimalla toimintaa. Lisäksi myymälöille lähetettiin kysely, jolla pyrittiin saamaan laajempi kuva nykyisestä toimintamallista ja sen ongelmista. Taustajärjestelmä uu-distuksesta tietoja keräsin Alkon intranetistä ja logistiikkapäälliköltä.

Suurimmat ongelmakohdat nykyisessä toimitusten vastaanottomallissa ovat käsipäätteen selkeys ja toimintavarmuus, internetyhteysongelmat ja viivakoodien toimimattomuus. Kehitysideoita tuli useita, mistä osa oli helpommin toteutettavissa olevia kuin toiset ja osa ideoista oli kalliimpia ja suurempia muutoksia. Käsipääte tulisi saada toimintavarmemmaksi ja vastaanotto-ohjelmaa tulisi muuttaa selke-ämmäksi. Vastaanottoa voisi tehostaa sillä, että asiakastilaukseen menevät tuotteet ja esillepanotuotteet tunnistettaisiin jo tuotteen tunnistuksen yhteydessä. Vastaanottovirheitä saataisiin karsittua eroraportin läpikäymisellä. Vastaanotto voitaisiin suorittaa uuden teknologian avulla, joita voisi olla joko RFID- tekniikka tai puhevastaanotto.. Viivakoodiongelmien poistaminen ja käsipäätteen ohjelman muuttaminen ja muualle kuin hyllyyn menevien tuotteiden tunnistus ovat järkevimmät vastaanoton tehostamiskeinot. Muutokset saadaan aikaa melko pienellä työmäärällä ja halvalla. Eroraportin tulostamisella ja läpikäynnillä vähennetään vastaanottovirheitä ja vähennetään työtä turhalta virheiden etsimiseltä ja korjaamiselta. Uuden teknologian käyttöönotto on turhan kallista ja aikaa vievää. Järjestelmäuudistus ei tuo kovin suuria ja näkyviä muutoksia myymälätyöhön.

Alko Oy wants to get a realistic picture of order reception in its retail stores, because there has been a system reform going on since 2010. The development project will change the operations and it will bring opportunities, too. The purpose of this thesis was to answer the following questions: What are the problems in the current mode of operations? How could order reception be improved and devel-oped? What kind of changes and opportunities will the development project bring? The thesis focused on analyzing the current situation and creating development and improvement proposals. The study was carried out by using qualitative research methods, observation and analysis. In addition, a ques-tionnaire was sent to retail stores in order to get a wider picture of the operations and problems. Information about the system reform was found from the intranet and the logistics manager. The biggest problems in the current system seemed to be in the clarity and reliability of the hand-held reception device. There were also some problems found with the internet connection and bar codes. There were several development suggestions created; some changes easier to realize than others. Some suggestions involved more costs and bigger changes. The reception device should be more reli-able, and the program that the device uses should be simpler. Customer orders and displayed products should be recognized already during receipt. Mistakes in the receipt would be noticed when an employee checks the report including differences. Receipt could be carried out using new technology like RFID or a voice control program. The best and most optimistic changes and developments would be to eliminate bar code problems and change the program for the device and identify add the infor-mation about the products which will go to the customer. These changes could be made with little work and money. Also reports on differences in receipt have to be studied carefully to be able to reduce pointless work. The introduction of new technology seems to be too expensive and it will take too much time. Renewing software will not bring very big and obvious changes to the work in retail stores.