Säännöistä todeksi – Tiedonohjaussuunnitelmien käyttöönotto ja ylläpito

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, kuinka tiedonohjaussuunnitelmia varten tehdyt standardit ja muut ohjeet ja määräykset toimivat käytännössä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten tiedonohjaussuunnitelmien laatimista ohjaavat säännöt ja ohjeet on huomioitu Dynasty 10 -asianhallintajärjestelmässä ja sitä varten ylläpidettävässä Tiedonohjausjärjestelmässä. Toisaalta opinnäytetyössä selvitettiin, millaisia käytännön ongelmia tiedonohjaussuunnitelmien laadintaa ohjaavista määräyksistä ja suosituksista nousee ja miten ne voitaisiin ratkaista. Ratkaisuksi syntyi vastuumatriisi tiedonohjaussuunnitelmien jatkopäivittämisestä.

Tutkimuksen kohteena toimivat Pohjois-Karjalassa vuosina 2012–2020 tehdyt tiedonohjaussuunnitelmat. Opinnäytetyössä käsiteltiin tiedonohjaussuunnitelmien käyttöönottoa ja ylläpitoa koko Pohjois-Karjalan maakunnan asiantuntijoiden ja järjestelmätoimittaja Innofactorin asiantuntijan näkemysten kautta.

Opinnäytetyön aineisto koottiin teemahaastatteluin. Haastattelujen kohteiksi valittiin sellaisia Pohjois-Karjalan kunnissa asiantuntijatehtävissä työskenteleviä henkilöitä, jotka olivat olleet avainasemassa tiedonohjaussuunnitelmien laatimisessa sekä D10-asianhallintajärjestelmän käyttöönotossa.

Haastatteluissa teemoiksi nousivat normit ja niiden tulkinnanvaraisuudet sekä ristiriitaisuudet, käytännön TOS-työn pulmat ja ratkaisut sekä järjestelmätoimittajan puolesta annettu ohjaus. Haastatteluista tehdyn analyysin perusteella Joensuun kaupungille luotiin vastuumatriisi siitä, kuinka tiedonohjaussuunnitelmien ylläpidon vastuut jaetaan käyttöönoton jälkeen. Vastuumatriisin tarkoitus on varmistaa tiedonohjaussuunnitelmien päivitysprosessia ja turvata tiedonohjaussuunnitelmiin liittyvän säädöskentän ja normien seuraamista ja implementointia.

Yleisellä tasolla vastuumatriisissa esiin nousseet vastuunjaon kriittiset kohdat jaettiin kolmeen: muutoksiin säädöskentässä, muutoksiin organisaatiossa ja muutoksiin asianhallinnassa. Näiden pääkohtien sisällä vastuut jaettiin matriisissa tarkemmin.