Change Management in the Internal Supply Chain

Abstract

Change management is a relatively new concept in today’s business life. As the needs of customers change constantly, companies must be able to change their business processes and tools in a highly flexible way in order to meet those needs. Changes in the supply chain are always reflected in the different departments of the company.

The case company arranged an internal development event in October 2011. Employees from different departments participated in the event, with the aim of investigating by a questionnaire the main obstacles undermining the performance of an efficient, effective internal supply chain. Based on the results obtained with the internal development event, the need for a deeper investigation emerged.

The aim of the research was to study the internal supply chain of the case company and to find a solution how to make their processes more effective and efficient. There are three main objectives of the study: The first objective is to identify and clarify the external and internal factors causing changes in the internal supply chain. The second objective is to investigate how those changes could be managed in the supply chain. The third objective is to find ways to make the core processes more effective and efficient by utilizing the existing ERP system. Based on the research results, some rather common factors were found to cause changes in the internal supply chain, and thus the research results were no surprise to the author or to the case company. Developmental task was to draw process charts from the point of view of change management for use by the case company. The charts are intended for global use within the case company.

Muutoksen hallinta on kohtuullisen uusi käsite tämän päivän työelämässä. Asiakkaiden tarpeet saattavat kuitenkin muuttua nopeallakin temmolla. Jotta asiakkaan tarpeet saadaan tyydytetyiksi, pitää yrityksellä olla oikeat työkalut muutoksen hallintaan. Muutoksen esiintyminen heijastuu aina useisiin osastoihin ja sen takia tässä opinnäytetyössä on keskitytty valmistavan yrityksen neljään pääasialliseen osastoon, jotka ovat tilauksen käsittely, osto, tuotanto ja lähettämö.

Tarve opinnäytetyön tekemiseen syntyi, kun yritys järjesti kehityspäivät 2011. Työntekijät eri osastoilta ottivat osaa tutkimukseen, jossa kartoitettiin pääasiallisia esteitä sisäisen toimitusketjun tehokkaaseen toimintaan. Tutkimustulosten pohjalta yritys halusi tutkittavan lisää sisäisiä ja ulkoisia muutoksia, joilla on vaikutusta sisäisen toimitusketjun toimintaan. Opinnäytetyön tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa sisäisten ja ulkoisten muutosten ilmenemistä sisäisessä toimitusketjussa sekä löytää uusia keinoja toimitusketjun toimintojen tehostamiseksi. Tutkimuksella oli kolme päämäärää: tunnistaa ja selventää sisäisessä toimitusketjussa ilmeneviä ulkoisia ja sisäisiä muutoksia, tutkia miten muutokset olisi paremmin hallittavissa ja ennalta ehkäistävissä sekä etsiä uusia tapoja nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntämiseen. Tutkimuksessa ilmeni hyvin tavallisia asioita, jotka aiheuttavat muutoksia toimitusketjussa, joten tulos ei yllättänyt tutkijaa eikä yrityksen henkilöstöä. Kehityksellinen työ oli piirtää tutkimustulosten pohjalta prosessikuvaukset muutoksen hallinnasta yrityksen globaaliin käyttöön.