Toimitilapalvelut tapahtumissa : case: Sataman Yö

Abstract

Opinnäytetyössä oli tarkoituksena kartoittaa Sataman Yön toimitilapalvelut ja tutkia, voitaisiinko ne toteuttaa ammattimaisesti. Käytännössä työssä pyrittiin tunnistamaan ja kuvaamaan Sataman Yö -tapahtuman toimitilapalvelut, tarkastelemaan niiden toimivuutta sekä tekemään tämän pohjalta ehdotuksia toimitilapalveluiden ja niiden johtamisen kehittämiseksi. Näiden tavoitteiden lisäksi työssä pyrittiin kokoamaan uusinta teoreettista tietoa tapahtuman järjestämisestä ja toimitilajohtamisesta. Työn empiirinen tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen, ja metodeina käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastattelua. Osallistuva havainnointi toteutettiin työskentelemällä vuoden 2007 Sataman Yössä. Teemahaastattelut toteutettiin alkutalvesta 2007 haastattelemalla sekä toimitilapalveluiden tarjoajia että Sataman Yön projektipäällikköä. Sataman Yöstä tunnistettiin kuusi toimitilapalvelua, joista tarkasteltaviksi valittiin neljä. Toimitilapalveluista laadittiin kuvaukset, joiden pohjalta esitettiin kehitysehdotukset. Näiden kuvausten ja kehitysehdotusten jälkeen Sataman Yöhön luotiin uusi, toimitilapalvelukokonaisuuden sisältävä organisaatiokaavio ja annettiin ehdotus toimitilapalvelujohtajan tehtävistä. Opinnäytetyössä esille tuotua, uutta näkökulmaa Sataman Yön toimitilapalveluiden järjestämiseen voidaan hyödyntää myös muissa vastaavissa tapahtumissa. Ammattimaisesti johdetut ja toteutetut toimitilapalvelut parantavat palveluiden laatua ja antavat tapahtumille parhaat mahdolliset edellytykset keskittyä ydintoimintaansa. Empiiristen tutkimustulosten lisäksi työhön koottu tietoperusta toimii hyvänä lähdemateriaalina tapahtuman järjestämisestä ja toimitilajohtamisesta kiinnostuneille.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to map out the facility management services in the case of an event called Sataman Yö and to consider whether these services could be realised in a professional manner. In practice the aim was to recognize and describe the tasks of facility management in Sataman Yö, consider their functionality and create suggestions for potential improvements. In addition to the aforementioned purposes the aim was also to gather the latest theories on event planning and facility management. The empirical part of the thesis was carried out by following the principles of qualitative research methods by using participant observation and unstructured interview. Participant observation was implemented by working in the Sataman Yö in June 2007. The unstructured interviews were conducted in the fall of 2007 when both the facility management operators and the project manager of Sataman Yö were interviewed. In the case of Sataman Yö six facility management tasks were identified and four of them were chosen for closer observation. The descriptions of these four tasks were used as a basis for suggested improvements which were then further developed into an organisational chart including facility management as an entity and also specifying the duties of the manager of the facility management services in this case. The new approach for organizing Sataman Yö could be used while planning other similar events. Professional approach to facility management may help to improve the quality of the services and give the event planners a possibility to concentrate on the event itself. In addition to the empirical results the thesis provides theoretical material for those interested in event planning and facilities management.