Toimenpide-ehdotukset asianhallinnan tehostamiseksi Porin ev.lut. seurakuntayhtymässä

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli selvittää Porin ev.lut. seurakuntayhtymän viiden kehityskohteen nykytilaa ja esittää toimenpide-ehdotuksia, miten nämä viisi prosessia saadaan tehokkaammaksi ja Porin ev.lut. seurakuntayhtymän henkilöstön sekä osittain asiakkaiden tarpeita paremmin palvelevaksi tietojärjestelmiä hyödyntämällä. Nämä viisi kehityskohdetta olivat matkalaskut, palkkaerittelyn toimittaminen, ostolaskut, työntekijän hallinnollinen elinkaari sekä siunaus- ja hautausajan varaaminen. Viiden kehityskohteen toimenpide-ehdotusten on määrä toimia tulevaisuuden kehitystyön pohjana Porin ev.lut. seurakunnassa. Kehityskohteiden nykytila selvitettiin keskustelemalla prosessien nykytilasta kunkin kohteen asiantuntijan kanssa. Selvityksen jälkeen kaikki prosessit kuvattiin sekä kirjallisesti että vuokaaviona. Prosesseista selvitettiin kaikki vaiheet ja erityistä huomiota kiinnitettiin tietojärjestelmien hyödyntämiseen prosesseissa. Henkilöstön näkemykset prosessien nykytilasta ja kehityssuunnasta selvitettiin kvalitatiivisella tutkimuksella. Tutkimusmetodina oli teemahaastattelu. Tutkimus toteutettiin ryhmähaastatteluna, johon oli valikoitu läpileikkaus Porin ev.lut. seurakuntayhtymän henkilöstöstä. Tutkimustuloksista nousi selkeästi esiin prosessien nykytilan hitaus ja useiden prosessivaiheiden laiminlyönti sekä halu sähköistää kaikkia prosesseja mahdollimman paljon. Toimenpide-ehdotukset muotoiltiin tutkimustulosten, kirjallisuustiedon ja Porin ev.lut. seurakuntayhtymän tietostrategian pohjalta. Nykytilan selvityksen tapaan toimenpide-ehdotukset kuvattiin uudistettuina prosesseina. Näissä kuvauksissa tuotiin esiin, missä prosessivaiheissa olisi edullista hyödyntää eri tietojärjestelmiä ja miten niitä tulisi hyödyntää. Myös itse prosessin kulku koki osassa prosesseja muutoksia erityisesti tutkimustulosten vaikutuksesta. Uudistetut prosessit kuvattiin sekä sanallisesti että vuokaaviona.

The purpose of this thesis was to define the present state of five targets of development in Pori Evangelical Lutheran Federation of Parishes. After the definition of the present state the purpose was to present action proposals how those five targets of development could be more efficient and how those targets can serve the employees and the customers better by exploiting information systems. The five targets of development were the travel invoice, the shipment of pay envelope, the purchase in-voice, the administrative lifeline of an employee and the booking of funeral and burial event. The action proposals are supposed to form the base of the future development process. The present state of the targets of development was defined by discussing of the targets with specialists of the matters. After the discussions all the processes were presented in written form and as a flowchart. Every phase of the processes was defined and notice was taken especially how information systems were exploited in the processes. Employees' opinions of the present state of the targets of development were defined with qualitative research. The exploited research method was theme interview. The research was executed as a group interview. The group consisted of extensive sample of the employees of Pori Evangelical Lutheran Federation of Parishes. The outcome of the research showed clearly that the present states of the processes are slow and several process phases were neglected. As important as the previous was the employees' will to exploit information systems during the processes as much as possible. The action proposals were based on the outcome of the research, literature of the sub-ject and the Information strategy of Pori Evangelical Lutheran Federation of Parishes. The action proposals were presented in written form and as a flowchart. The process phases where using information system is efficient are presented in these presentations. The process itself went through some changes in some of the target of developments due the outcome of the research.