Sähköisen ostolaskujärjestelmän valinta ja käyttöönotto, Case: IXOS-Basware

Abstract

Tutkin opinnäytetyössäni sähköisen ostolaskujärjestelmän käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä yritys x:ssä. Työni tarkoituksena oli selvittää, kuinka kumppanuusyritys voisi muuttaa ostoprosessiaan ostolaskujen kierrätysprosessin tehostamiseksi. Yritys ottaa käyttöön SAP-toiminnanohjausjärjestelmän vuoden 2012 alussa. Toisessa konserniyhtiössä, SAP-toiminnanohjausjärjestelmä ja IXOS-laskujenkierrätysjärjestelmä ovat olleet käytössä jo useita vuosia. Perehdyin kumppanuusyrityksen nykyiseen ostolaskujen kierrätysprosessiin ja vertasin sitä toisen konserniyrityksen prosessiin erojen selvittämiseksi. Tutkin nykyisin käytössä olevat uusimmat käytänteet ostoreskontran toiminnoissa. Käsittelin työssäni x-konsernin sisäisen tarkastuksen ostotoiminnoille aiheuttamia erityisvaatimuksia. X-konserni toimii maailmanlaajuisesti, ja sisäistä tarkastusta suoritetaan säännöllisesti. Laadin näiden tietojen perusteella kumppanuusyritykselle kehitysehdotuksen ostolaskutoimintojen tehostamiseksi, joka vastaa konsernin sisäisen tarkastuksen erityisvaatimuksia. Nykysuuntaus taloushallinnon toiminnoissa on palvelukeskusten muodostaminen ja sähköiseen taloushallintoon siirtyminen. Alati muuttuvassa maailmassa myös tarve muutosjohtamiselle ja muutosvastarinnan kohtaamiselle korostuu. Työni aihe on tästä syystä yleisestikin ajankohtainen.

Tutkimusmenetelmänä oli laadullisen tutkimusmenetelmän mukaisesti tutkia ostolaskuprojektia kokonaisvaltaisesti toimimalla mukana uuden ostolaskujärjestelmän valinta- ja toteutus-prosessissa. Työskentelin tiiviisti yhdessä kumppanuusyrityksen ostoreskontran ja tietohallinnon henkilökunnan kanssa. Pyrkimyksenä oli löytää parhaat ratkaisut laskujen massalähetykseen, kassa-alennusten seurantaan ja laskujen informatiivisen kierron toteuttamiseen. Kumppanuusyrityksen toiminta ja yrityskulttuuri olivat eri prosessien toiminnallisuuden, toimintatapojen ja ohjeistuksen kautta työni lähdeaineistona. Keskeisinä lähteinä työssä olivat alan kirjallisuus ja kumppanuusyrityksen sisäisen tarkastuksen yleisohje.

Keskeiseksi ongelmaksi ostolaskuprojektissa nousi kumppanusyrityksen muutosvastarinta. Uuteen ohjelmistoon haluttiin sisällyttää vanhassa ohjelmistossa olleita toiminnallisuuksia, jotka projektin aikana osoittautuivat vaikeasti toteutettaviksi. Esimerkkinä näistä on erillinen, ei SAP-järjestelmässä oleva, toiminnallisuuksiltaan rajattu tiliöintikenttä, jonka käyttöönotosta projektin loppuvaiheessa luovuttiin.

Kumppanuusyrityksen kannalta merkittävimmät työni tulokset olivat ehdotukseni laskujen hyväksynnän jälkeisen automatisoidun kirjanpitoon siirron sekä rajatun osto-oikeuden käyttöönotto organisaatiossa. Yleisesti huomioarvoiseksi nousi muutosjohtajuuden tärkeys projektityössä. Projektissa tapahtuneita onnistumisia ja havaitsemiani ongelmia on mahdollista hyödyntää kumppanuusyrityksen tulevissa projekteissa.

Asiasanat: käyttöönotto, muutosjohtaminen, reskontrat, sisäinen tarkastus

Choice and implementation of electronic invoice recycling system, Case:IXOS-Basware

I study in my thesis for company x factors which affect the implementation of the electronic invoice recycling process. The purpose of my work was to clarify how the partnership company could change its purchasing process to intensify the recycling process of purchase invoices. The company will implement SAP ERP (enterprise resource planning) at the beginning of the year 2012. In the second group company the SAP ERP and IXOS-electronic invoice recycling system has been in use for several years. I studied the present recycling process of the purchase invoices of the partnership company and compared it with another conglomerate company to clarify differences. I study the newest methods of purchase ledger used nowadays. I dealt in my work with the purchasing functions with the special requirements of the audit inside a conglomerate. I drew up a development proposal for the partnership company on the basis of this information how to intensify the accounts payables and purchasing process The present trend in financial administration is service centers and electronic financial management. In the world which constantly changes the need for managing change resistance becomes more and more important. The subject of my work is generally topical for this reason.

The research method was qualitative. I operated comprehensively along the selection and implementation process. I worked tightly together with the purchase ledger and the data administration. The aim was to find the best solutions to the mass transmission and to the follow-up of cash discounts and information circulation of invoices. The central sources were literature and partnership company’s instructions: Internal control reference framework.

The change resistance turned out to be a central problem in project. One wanted to include old software functionalities in the new system. During the project old functionalities turned out to be too difficult to implement. An example of this is a separate posting field outside SAP system. At the final stage of the project it was rejected.

The most significant result to partner company was my proposal for automated invoice posting after approval and limited possibility to purchase. The importance of leadership in changes became evident in the project. It is possible to utilize in future the successes and problems which have taken place in this project.