Evenemangsplanering för Porvoo Tours : Arrangerande av företagsmässan Runeberg-workshop

Abstract

Syftet med detta examensarbete var att arrangera Runeberg-workshop mässan på företaget Porvoo Tours begäran. På mässan presenterade utställarna sina tjänster för inbjudna gäster. Mässans utställare bestod av medlemmar i föreningen PremiumVisit rf, högklassiga turismföretag i Östra Nyland, och gästerna bestod av sekreterare och assistenter från olika företag runtom i huvudstadsregionen. Mässan ordnades ombord på båtarna M/S J.L. Runeberg, M/Aux Inga-Lill, M/S Seasong, medan de låg förankrade vid Slottskajen i Helsingfors. Runeberg-workshopen ordnades i år för fjärde gången, torsdagen den 12.5.2011.

Planeringen av mässan skedde på basen av material dokumenterat från mässan under tidigare år. Dessutom använder jag mig av den teoretiska kunskapen om projektarbete, evenemangsplanering och evenemangsutveckling. För att utreda hur deltagarna upplevde mässan detta år intervjuades åtta gäster, samtliga utställare och uppdragsgivaren. Gästerna intervjuades under mässan med på förhand skrivna frågor, åt utställarna skickades en enkät per e-post efter avslutat evenemang och uppdragsgivaren fick muntligt utvärdera evenemanget. Dessutom utvärderade jag själv mässan och arbetet kring den.

Sammanlagt 17 utställare och 65 besökare deltog i mässan. Fem av de sex personer som svarade på enkätfrågorna var nöjda med mässan, gästerna var eniga om att utrymmena där evenemanget ordnades var speciellt passande och att mässan som helhet var lyckad. Också uppdragsgivaren ansåg att planeringen och utförandet av evenemanget var professionellt.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli järjestää Runeberg-workshop messut Porvoo Tours-yrityksen pyynnöstä. Messuilla näytteilleasettajat esittelivät palveliutaan kutsuvieraille. Messujen näytteilleasettajat koostuivat PremiumVisit ry-yhdistyksen jäsenistä, korkealaatuisista matkailuyrityksistä Itä-Uudeltamaalta ja messujen vieraat olivat sihteerejä ja assistenttejä pääkaupunkiseudun eri yrityksistä. Messut järjestettiin laivoilla M/S J.L. Runeberg, M/Aux Inga-Lill ja M/S Seasong Helsingin Linnalaiturilla. Runeberg-workshop järjestettiin tänä vuonna neljättä kertaa, torstaina 12.5.2011.

Messujen suunnittelu tapahtui aikaisempien vuosien materiaalien perusteella. Sen lisäksi suunnittelun perustana on käytetty projektityön, tapahtumasuunnittelun ja -kehittämisen teorioita. Selvittääkseni miten osallistujat kokivat messut tänä vuonna, kahdeksan vierasta, kaikki näytteilleasettajat sekä toimeksiantaja haastateltiin. Vieraat haastateltiin messujen aikana, näytteilleasettajille lähetettiin sähköpostistse kyselyn messujen jälkeen ja toimeksiantaja sai suullisesti arvioida tapahtumaa. Sen lisäksi arvostelin itse messut ja niihin liittyvä työsuoritus.

Yhteensä 17 näytteilleasettajaa ja 65 vierasta osallistui messuihin. Viisi kuudesta palautekyseylyyn vastanneista henkilöistä olivat tyytyväisiä messuihin, vieraat olivat samaa mieltä siitä, että messujen tilat olivat erikoiset ja että messut kokonaisuudessan olivat onnistuneet. Myös toimeksiantajan mielestä messujen suunnittelu ja toteutus olivat ammattimaisia.

The purpose of this bachelor’s thesis was to organize the Runeberg-workshop fair according to the wishes of the company Porvoo Tours. At the fair, the exhibitors presented their services to the invited guests. The exhibitors consisted of members of the association PremiumVisit, which consists of high class tourism companies from Itä-Uusimaa, and the guests were secretaries and assistants from different companies in Helsinki. The fair was located on board the M/S J.L. Runeberg, M/Aux Inga-Lill, M/S Seasong, while the boats were docked by the Linnalaituri quay in Helsinki. Runeberg-workshop was arranged this year for the fourth time, on Thursday 12th May 2011.

The planning of the fair was done from reports, budgets and a response questionnaire made of the fair from earlier years. I have also used the theory of project manage¬ment, event planning and event development. To investigate how the participants experienced the fair, I interviewed eight guests, all of the exhibitors and the client. I also made a self evaluation of the fair and the work process around it. The guests were interviewed during the fair, the exhibitors were sent an evaluation form after the fair and the client evaluated the fair orally after the event.

In total, 17 exhibitors and 65 visitors took part in the fair. Five of the six exhibitors who answered the questionnaire were pleased with the fair, the guests agreed on that the event was arranged in a nice space and that the event as a whole was successful. The client also commented that the planning and performance of the fair was proffessional.