Opas taloushallinnon asiantuntijalle lupa- ja viranomaisilmoitusten tekemiseksi : osakeyhtiön perustaminen ravintola-alalle

Abstract

Taloushallintoalan muutos vaikuttaa taloushallinnon asiantuntijan rooliin muuttaen sen perinteisestä kirjanpitäjästä konsultoivaksi ja sparraavaksi rooliksi yrittäjien arjessa. Tarve laajemmalle osaamiselle oli olemassa ja tämä opas pyrki vastaamaan yhteen niistä tarpeista. Opinnäytetyön tarkoituksena oli koota opas ravintola-alalle perustettavan osakeyhtiön perustamisprosessin lupa- ja viranomaisilmoituksista yhdeksi paketiksi. Oppaan rakentaminen alkoi oletuksesta, että sen pääkäyttäjä on taloushallinnon asiantuntija, jolta löytyy jo substanssiosaamista. Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda yhtenäiset ohjeet tilitoimistossa työskenteleville taloushallinnon asiantuntijoille osakeyhtiön perustamiseksi ravintola-alalle. Yhtenäisten ohjeiden tavoitteena oli helpottaa lomakkeiden täyttämistä, vähentää virheiden määrää ja säästää aikaa kokoamalla kaikki tieto yhteen paikaan ohjeiden kera.

Oppaan laadinta alkoi lainsäädäntöön perehtymisellä ja ajantasaisen tiedon hankinnalla sekä huomioiden tekemisellä omassa työssä taloushallinnon asiantuntijana. Ohjeet ja mallilomakkeet kerättiin yhteen ja lisäksi laadittiin muistilista prosessin etenemisen seurantaan. Opas ja ohjeet ovat Excelissä, jota ei julkaista tässä opinnäytetyössä.

Opas sisältää perustamisprosessista kuvion, jonka perusteella oikeiden lomakkeiden täyttäminen oikeassa järjestyksessä tulee hoidettua. Kuvio antaa selkeän kuvan prosessista ja sen pohjalta on mahdollista antaa asiakkaalle aika-arvio ottaen huomioon lomakkeiden käsittelyajat. Ohjeet, huomiot lomakkeista ja linkit lomakkeisiin ovat kaikki yhdessä paikassa eikä niitä tarvitse erikseen etsiä. Lomakkeiden kopioista näkee suoraan, millaisia tietoja asiakkailta tarvitaan niiden täyttämiseen. Muistilista tukee prosessin toteutusta. Oppaan valmistumisen jälkeen sitä arvioi taloushallinnon asiantuntija, joka totesi oman kokemansa perusteella oppaan olevan tarkoitukseen sopiva.

The purpose of this thesis was to create a guide about the process of establishing a limited company in the restaurant industry by collecting information on permit and authority notifications into one package. Creating this guide started with the assumption that the administrator was a financial administration expert with substance knowledge. The role of financial administration experts has changed from a traditional accountant to a more consultative and coaching role in the everyday life. A broader spectrum of competence was needed, and this guide is trying to meet one of these needs.

Establishing a limited liability company requires an incorporation notice and in addition a memorandum of association and articles of association if requested. As the restaurant industry is regulated and licensed business the establishing of a limited company in this field requires specific licenses for the premises and serving alcohol. This guide includes a chart of the founding process, which directs to fill in the right forms in the right order.

The aim of this guide, outcome of the thesis, was to create coherent instructions for the financial administration professionals how to establish a limited liability company. Uniform instructions were aimed to help fill in the forms, to decrease the number of mistakes and to save time by gathering all the knowledge into a single file along with the instructions. The instructions and sample forms were collected, and a checklist was made for the follow-up of the establishing process.

This guide was created by researching the legislation, acquiring current information, and observing own actions as a financial administration professional. After completion, this guide was assessed by a professional financial administrator, who stated the guide to be suitable for its purpose. The guide diagram gave a clear picture of the process and based on that it was possible to give an estimate of the process time for the client. All the instructions, form remarks and the links to the forms were conveniently in the same place in the guide. The checklist was a great support for the implementation of the process.