Suurtapahtuman järjestäminen vapaaehtoisvoimin – Case TUL100-juhlavuosi
Beekmann, Mirjam; Beekmann, Mirjam (2020)
Beekmann, Mirjam
Beekmann, Mirjam
2020
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020112624411
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020112624411
Tiivistelmä
Kehittämistyön tavoitteena oli toteuttaa ja raportoida TUL100-juhlavuoden suurtapahtuma eli luoda tapahtumaraportti pohjaksi järjestön tuleville suurtapahtumille. Tapahtumaraportin on tarkoitus helpottaa tulevaisuudessa liittojuhlien ja -tapahtumien järjestämistä uudelleen tarkoituksenmukaisesti ja asiakaslähtöisesti.
Työn tietoperustassa käsitellään tapahtuman järjestämistä, vapaaehtoisten kanssa
työskentelyä sekä vapaaehtoisjärjestön projektin johtamista. Aiheen ollessa laaja on
teoriassa keskitytty niihin osa-alueisiin, jotka painottuvat työn tuotoksena syntyneessä
tapahtumaraportissa. Tapahtuman järjestämiseen pureudutaan tapahtumaprosessin eri
vaiheiden kautta, jotka tulevat ilmi myös tapahtumaraportissa. Tapahtumaprosessin vaiheita ovat suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaihe, joista suunnitteluvaihe on työn kannalta laajin ja tärkein. Kehittämistyössä on huomioitu onnistuneeseen tapahtumaan johtavat eri vaiheet alkaen tapahtumamuodon ja henkilöstön valinnasta ja päättyen tapahtuman toteutukseen.
Kehittämistyön tuloksena oli onnistunut juhlavuosi, jonka aikana järjestettiin lukuisia
tapahtumia ja liikutettiin tuhansia ihmisiä. Tuotoksena syntyi myös laaja tapahtumaraportti
liitteineen Suomen Työväen Urheiluliiton käyttöön. Kehittämistyön tarkoituksena on antaa
kehitysideoita sekä uusia näkökulmia suurtapahtuman järjestämiseen ja toteuttamiseen
tulevaisuudessa.
Pohdintaosuudessa tarkastellaan, kuinka tapahtuma toteutui tilaajan antamilla ohjeilla ja mitkä asiat ovat jääneet huomioimatta. Lisäksi annetaan kehitysehdotuksia siitä, millaisia asioita kannattaa ottaa huomioon liittojuhlia järjestettäessä tulevaisuudessa.
Työn tietoperustassa käsitellään tapahtuman järjestämistä, vapaaehtoisten kanssa
työskentelyä sekä vapaaehtoisjärjestön projektin johtamista. Aiheen ollessa laaja on
teoriassa keskitytty niihin osa-alueisiin, jotka painottuvat työn tuotoksena syntyneessä
tapahtumaraportissa. Tapahtuman järjestämiseen pureudutaan tapahtumaprosessin eri
vaiheiden kautta, jotka tulevat ilmi myös tapahtumaraportissa. Tapahtumaprosessin vaiheita ovat suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointivaihe, joista suunnitteluvaihe on työn kannalta laajin ja tärkein. Kehittämistyössä on huomioitu onnistuneeseen tapahtumaan johtavat eri vaiheet alkaen tapahtumamuodon ja henkilöstön valinnasta ja päättyen tapahtuman toteutukseen.
Kehittämistyön tuloksena oli onnistunut juhlavuosi, jonka aikana järjestettiin lukuisia
tapahtumia ja liikutettiin tuhansia ihmisiä. Tuotoksena syntyi myös laaja tapahtumaraportti
liitteineen Suomen Työväen Urheiluliiton käyttöön. Kehittämistyön tarkoituksena on antaa
kehitysideoita sekä uusia näkökulmia suurtapahtuman järjestämiseen ja toteuttamiseen
tulevaisuudessa.
Pohdintaosuudessa tarkastellaan, kuinka tapahtuma toteutui tilaajan antamilla ohjeilla ja mitkä asiat ovat jääneet huomioimatta. Lisäksi annetaan kehitysehdotuksia siitä, millaisia asioita kannattaa ottaa huomioon liittojuhlia järjestettäessä tulevaisuudessa.