Tehokkaan assistentin kompetenssit ja rekrytointi

Abstract

Assistentti tai sihteeri on henkilö, jonka työnkuvaan kuuluvat erilaiset hallinnolliset tehtävät ja niissä tukeminen. Assistenteilla on useita uravaihtoehtoja, ja uramahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Pääsääntöisesti assistenttien työtehtäviin ja osaamisiin kuuluvat: organisointi, kokouskäytännöt, asiakirjat, projektinhallinta, aikataulutus, yhteistyökykyisyys, palvelukykyisyys, viestintä, oma-aloitteisuus ja motivaatio. Assistentteja pidetään usein kaiken osaavina, ja heihin turvaudutaan asiassa kuin asiassa. Tehokkaan ja osaavan assistentin avulla työnteko sujuu. Assistentit antavat tukea aikaansaamiseen ja arkisen työnteon mahdollistamiseen työympäristössä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli ymmärtää assistenttien kompetensseja, ja miten ne vaikuttavat assistentin työn tehokkuuteen. Teoriaosuudessa käsitellään tehokkaan assistentin kompetensseja, ja miten ne näkyvät työelämässä ja -tehtävissä sekä käsitellään rekrytointia korostaen kompetenssipohjaista rekrytointia. Puolistrukturoidun teemahaastattelun avulla selvitettiin opintojensa loppupuolella olevien Haaga-Helian johdon assistenttityön ja kielten koulutusohjelmassa opiskelevien mielipiteitä assistenttien tärkeimmistä kompetensseista sekä miten he kokevat koulutuksen valmistelleen heitä näihin. Lisäksi selvitettiin heidän kokemuksiaan ja mielipiteitään kompetenssipohjaisesta rekrytoinnista.

Tehokkaan assistentin kompetensseihin sekä haastatteluissa että teoriaosuudessa nousivat esiin erityisesti tietotekninen osaaminen, oma-aloitteisuus, oppimisketteryys, sopeutumiskykyisyys, monipuolisuus, organisointikykyisyys, vuorovaikutustaidot ja yhteistyökykyisyys. Tehokkuutta voidaan edistää työpaikoilla parantamalla yksilöiden ajanhallintaa, työvälineiden käytön osaamista, priorisointia, henkisen hyvinvoinnin ylläpitoa, motivaatiota, työn mielekkyyttä sekä lisäämällä työlle olennaista kouluttautumista. Kuitenkin on tärkeää painottaa tehokkuudessa yksilön hyvinvointia ja pyrkiä ehkäisemään riittämättömyyden tunnetta sekä esimiehillä että alaisilla. Kompetenssipohjaisessa rekrytoinnissa on tärkeää huomioida työtehtävien vaatimien kompetenssien lisäksi organisaatiokulttuuri. Lisäksi on huomioitava uuden työntekijän tarve sekä resurssit tämän työhön ja kehittämiseen.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona valtiovarainministeriölle, jotta siitä olisi mahdollisesti hyötyä tulevien assistenttiharjoittelijoiden rekrytoinnissa ja työnteon tehokkuuden lisäämisessä valtiolla. Assistenttien työmäärä on usein suuri, ja varsinkin valtiolla se on yleensä resurssikysymys. Aihe myös tukee assistenttien työtä ja auttaa sekä hahmottamaan assistentin työnkuvaa paremmin että kehittämään tehokkuutta. Opinnäytetyö on ajankohtainen ja koskee johdon assistentteja, assistenttikoulutusta tarjoavia ammattikorkeakouluja, työharjoittelupaikkoja ja kompetenssipohjaisia rekrytointia tekeviä organisaatioita.