Varaosatoimitusprosessin digitalisointi Lean-menetelmillä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli muuttaa Planmed Oy:n varaosatoimitusten käsittely paperittomaksi sekä selvittää, mitä hyötyä paperittomuudesta on yritykselle. Varaosatoimituksista syntyy dokumentteja, jotka on kirjanpitolain mukaan arkistoitava. Yrityksen vanhassa toimintamallissa dokumentit tulostetaan ensin paperille, jonka jälkeen ne skannataan sähköiseen arkistoon. Keskeiset ongelmat papereiden käsittelyssä ovat tietoturvariskit, prosessin tehottomuus, paperijätteen tuotto sekä työntekijöille epämiellyttävät työvaiheet. Työssä prosessin kehitykseen käytettiin Lean-kehitysmenetelmiä. Työn teoriaosuudessa käsitellään Lean-filosofiaa, ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä, Erp- ja toiminnanohjausjärjestelmiä, globalisaatiota, GDPR-asetusta sekä kirjanpitolakia. Työn hyötyjen arvioimiseksi vanhan käsittelyprosessin toiminta pyrittiin kartoittamaan tarkasti työn alussa käyttäen Lean-menetelmiä. Kartoituksen perusteella projektille asetettiin tavoitearvot, joihin projektin toteutuksella pyrittiin pääsemään. Kartoituksen jälkeen suunniteltiin erilaisia malleja paperittomalle toiminnalle. Toimintamallien suunnitteluun kuului kartoitusta ohjelmistoista, joilla dokumentteja voitaisiin siirrellä digitaalisesti sekä muiden yrityksen osastojen konsultointia heidän työtavoistaan. Mallien suunnittelussa oli käytettävä yrityksen käytössä olevia resursseja, sillä uudet hankinnat olivat jäissä COVID-19-pandemian takia. Paperittomalle toiminnalle luotiin kolme erilaista mallia, joista yksi implementoitiin. Implementoinnin jälkeen toimintamallille tehtiin käytettävyys, jossa arvioitiin sen soveltuvuutta jokapäiväiseen työntekoon. Testauksessa ilmenneet ongelmat korjattiin, ja malli otettiin käyttöön. Käyttöönoton jälkeen uudelle mallille tehtiin Lean-menetelmillä toiminnan kartoitus, jonka jälkeen sitä verrattiin vanhaan malliin. Vaikka kaikkiin tavoitearvoihin ei päästy, paransi suunniteltu malli työnteon tehokkuutta merkittävästi ja vähensi dokumenttien arkistointiin kuluvaa aikaa. Paperin käyttö saatiin poistettua kokonaan. Työn lopussa on esitelty prosessille jatkokehitysehdotuksia, joilla toimintaa voitaisiin tehostaa entisestään. Työtä voidaan käyttää myös mallina yrityksen muiden toimintojen paperittomaksi muuttamiseen.

The aim of the thesis was to modify Planmed Inc’s spare part delivery process to work fully without paper, and to report what benefit the company gains from the digital model. The spare part delivery process produces documents that need to be archived according to the bookkeeping act. The company’s old operating model has the employee print the created documents on paper, after which they are scanned and uploaded to the digital archive. The main problems with processing papers are data security risks, process inefficiency, production of paper waste and unpleasant stages in the process. Lean methodology was used in the study to improve the process. Topics for the theoretical part of the thesis include Lean-methodology, sustainable development, ERP and coordination systems, globalization, GDPR and the Finnish bookkeeping act. The old delivery process was mapped out using Lean methods, so the benefits of the project could be accurately measured once finished. Using the data from the initial mapping the project was given some numeric goals. After setting the goals the designing of the digital process was started. The designing included mapping out possible software that could help transfer the documents digitally, as well as consulting other sections of the company to find out their methods for archiving documents. Because of the weakened financial state caused by the COVID-19 pandemic, the new model had to be executed without using additional company resources. Three models for the digital process were created, one of which ended up being implemented. After implementing the model, a usability testing was carried out, which helped evaluate its suitability in everyday work. The occurred problems were corrected, and the model was deployed. After deployment, a secondary mapping using Lean methods was carried out to compare the workflow to the old model. Even though some of the numeric goals set for the project were not reached, the new model ended up increasing process efficiency significantly, and made a notable decrease in the time it takes for the documents to be archived. Usage of paper was eliminated from the process. Ideas for further development are discussed at the end of the thesis. The thesis itself can be used as a framework for developing digital workflows for other parts of the company.