TALOUSHALLINNON ERP-PROJEKTIN LUONTI JA KÄYTTÖÖNOTTO – CASE: MESERA YHTIÖT OY

Abstract

Liiketoiminnan kohtaamat haasteet kuten kiristynyt taloudellinen tilanne, kasvava kilpailuasema sekä muuttuva markkinaympäristö tuovat paineita myös taloushallinnolle. Pystyäkseen vastaamaan operatiivisen liiketoiminnan kohtaamiin tarpei-siin täytyy taloushallinnon muuttaa toimintatapaansa. Tämä tarkoittaa talouden prosessien tehostamista ja sähköistämistä, mutta ennen kaikkea taloushallinnon toimenkuvan painopisteen muuttamista operatiivisen liiketoiminnan tukemiseen. Tuottamalla ennusteita, raportteja ja analyysejä taloushallinto vastaa liike-elämän vaatimuksiin. Mesera Yhtiöt Oy teki osana kilpailukyvyn ylläpitämisstrategiaansa päätöksen taloushallintoon panostamisesta ja raportoinnin kehittämisestä. Tämä toiminnallinen opinnäyte on seuraus tästä päätöksestä. Opinnäyte jakaantuu kahteen osioon: toiminnalliseen eli taloushallinnon ERP-projektin toteutukseen sekä kirjalliseen eli raporttiin projektin toteutuksesta. Toiminnallisen osuuden tavoite oli ottaa käyttöön uusi konsernitasoinen taloushallinnon toiminnanohjausjärjestelmä, joka myös parantaisi yhtiön raportointia konserninäkökulmasta katsottuna. Heinäkuussa 2011 ohjelma otettiin käyttöön ja projektin tärkein tavoite saavutettiin. Tämä vaati kaikkien konsernin yritysten toiminnanohjausjärjestelmien käyttämien koodistojen ja rekisterien, tilikarttojen sekä työskentelytapojen muutoksia. Myös taloushallinnon prosessit ja toimenkuvat päivitettiin vastaamaan uusia vaatimuksia. Projektin toteutuksessa käytettiin hyväksi siihen osallistuneiden henkilöiden kokemuksia ja asiantuntevuutta, joita kartoitettiin haastatteluilla, ideariihillä ja workshopeilla. Opinnäytteen kirjallinen tuotos eli tämä raportti on samalla kuvaus projektin toteuttamisesta. Raportin tavoitteena on kertoa taloushallinnon uudistuksen vaatimista muutoksista tuotantoon sekä taloushallinnon prosesseihin. Tämä kirjallinen selvitys antaa kattavan kuvan case-yrityksen projektista ja siihen liittyvistä haasteista. Raportin taustamateriaalina käytettiin projektinhallintaan ja taloushallinnon haasteisiin liittyvää kirjallisuutta. Kirjallisessa osuudessa on myös pohdittu tulevaisuuden jälkiprojekteja, kuten hinnoitteluun ja ostohankintoihin liittyviä kehitysmahdollisuuksia.

All the challenges the operational business are facing in tensed global economical and tightened marketing environment are affecting also financial management. In order to survive in harsh competition operative business management requires more predictions, analysts and reports from financial management, which is forced to re-evaluate its focus in operations. Changing the perspective from traditional registering role to more supportive role requires electrification and rationalization of basic operations and also broadening the knowledge and job descriptions of employees. Mesera Yhtiöt Oy made a conscious decision to answer the pressure from markets by investing into their financial management operations and reporting. This functional thesis is divided into two parts: operational and literary. The actual implementation project, operational part, was introduced in July 2011 meeting the demands for better reporting and group wide financial management. In order to achieve this all initial data and production procedures were unified in every local con-trol systems, so they would provide harmonious and comparable data for financial management. This was done by utilizing project participants’ expertise by interviews, discussions and workshops. The written report of the project is the literary part of the functional thesis. The main goal is to document the execution of the project and at the same time tell through case company about requirements in production and their influence to financial manage-ment. Literacy of project management and changes in financial environment were used as a background and reference material. Also possible future projects, mainly regarding pricing and purchasing, are considered in this written report.