Automating project management with RPA
Kiilunen, Jan (2020)
Kiilunen, Jan
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060917896
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020060917896
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on insinööripalveluja tuottava konsulttitoimisto, jonka palveluista pääosa tuotetaan projekteissa, lähes kokonaan digitaalisessa muodossa. Vuosikymmeniä kehittynyt teknologia mahdollistaa tänä päivänä tämän digitaalisen työn automatisoinnin ohjelmistorobotiikalla.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin käyttää projektihallinnan työkaluna. Tämän tueksi työssä tarkasteltiin myös mitä hyötyjä ohjelmistorobotiikasta on sekä miten näitä hyötyjä voidaan mitata.
Työn toteutuksen menetelmiksi valikoituivat vapaamuotoinen haastattelu, kysely sekä käytännön tutkimus. Haastatteluja ja kyselyä käytettiin tiedonhankinnan menetelminä. Käytännön tutkimuksella tutkittiin ohjelmistorobottia. Tarkoituksena oli kerätä tietoa ohjelmistorobotin ominaisuuksista sekä sen toiminnasta.
Yrityksen toiminnan käsikirjaa tutkimalla löytyi kaksi avainprosessia, jotka kuvaavat pääosin projektin hallinnan vaiheet ja askeleet. Haastatteluissa sekä kyselyssä keskityttiin löytämään prosesseja ja tehtäviä, joita tehdään tietokoneella. Näitä löytyi kaiken kaikkiaan 13 kappaletta. Kyselyssä pyrittiin vielä lisäksi selvittämään näiden tehtävien keskimääräisä suoritusaikoja. Käytännön tutkimuksena rakennettiin yksi robotti, jonka tehtävä oli hakea dataa yhdestä raportista ja siirtää vain halutut tiedot toiseen raporttiin. Robotin sekä vertailuryhmän suoritusajat mitattiin. Vertailuryhmä suoritti saman tehtävän manuaalisesti.
Käytännön tutkimus osoitti, että robotti suoriutuu helposti kokeen mukaisista tehtävistä kymmenestä kahteenkymmeneen kertaa nopeammin kuin ihminen. Robotin etu ihmiseen kasvaa sitä suuremmaksi mitä enemmän yksittäisiä tapahtumia se suorittaa. Laskelma osoitti, että jos yksittäisen prosessin tapahtumia on vähän, niin investointi päätöstä ei pysty helposti perustelemaan. Tilanne muuttuu kuitenkin ohjelmistorobotin kannalta edulliseksi, jos tarkastellaan samaan aikaan useamman prosessin tapahtumamääriä sekä jaetaan robotin kustannukset näille prosesseille. Johtopäätöksenä tämä työ esittää, että ohjelmistorobotiikkaa voi käyttää projektin hallinnan työkaluna toimeksiantajayrityksessä, mutta useampi prosessi tulisi automatisoida samalla kertaa. The present Master’s thesis was commissioned by an engineering consulting office, which produces most of its services in projects, mainly in digital form. Today, technology that has been developed for decades enables companies to automate this digital work by using robotic process automation.
The goal of this Master’s thesis is to explore how robotic process automation can be used as a tool for project management. The study focuses on how to support this and on how to measure the benefits.
Unstructured interviews, a survey and a case study were chosen as the methodologies to carry out the study. The interviews and the survey were used to gather the data. The case study was used to study a software robot, its functionalities and performance.
Studying the operational handbook of the Company, two key processes, which describe most of the phases and steps of project management in the Company, were identified. The Interviews and the survey focused on determining the processes and tasks that are done with computers. Altogether, thirteen processes or tasks were identified. The survey was also used to explore the average completion times of some tasks. A robot was built as a case study. It was built to retrieve data from one report and transfer the selected data to another report. The performance times of the robot were measured along with the performance times of a reference group performing the same task manually.
The case study indicates that a robot is performing 10 to 20 times faster on test tasks than a human. The advantage of the robot against a human will increase as the number of transactions increases. The calculation indicates that if there is a low number of transactions in a single process, the investment decision is not easily justified. However, the situation can be changed to be favorable for the robot, if the transactions of several processes are evaluated at the same time, and the costs are shared between the processes. In conclusion, the study argues that robotic process automation can be used as a tool in project management in the Company. However, this requires that several processes are automated at the same time.
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin käyttää projektihallinnan työkaluna. Tämän tueksi työssä tarkasteltiin myös mitä hyötyjä ohjelmistorobotiikasta on sekä miten näitä hyötyjä voidaan mitata.
Työn toteutuksen menetelmiksi valikoituivat vapaamuotoinen haastattelu, kysely sekä käytännön tutkimus. Haastatteluja ja kyselyä käytettiin tiedonhankinnan menetelminä. Käytännön tutkimuksella tutkittiin ohjelmistorobottia. Tarkoituksena oli kerätä tietoa ohjelmistorobotin ominaisuuksista sekä sen toiminnasta.
Yrityksen toiminnan käsikirjaa tutkimalla löytyi kaksi avainprosessia, jotka kuvaavat pääosin projektin hallinnan vaiheet ja askeleet. Haastatteluissa sekä kyselyssä keskityttiin löytämään prosesseja ja tehtäviä, joita tehdään tietokoneella. Näitä löytyi kaiken kaikkiaan 13 kappaletta. Kyselyssä pyrittiin vielä lisäksi selvittämään näiden tehtävien keskimääräisä suoritusaikoja. Käytännön tutkimuksena rakennettiin yksi robotti, jonka tehtävä oli hakea dataa yhdestä raportista ja siirtää vain halutut tiedot toiseen raporttiin. Robotin sekä vertailuryhmän suoritusajat mitattiin. Vertailuryhmä suoritti saman tehtävän manuaalisesti.
Käytännön tutkimus osoitti, että robotti suoriutuu helposti kokeen mukaisista tehtävistä kymmenestä kahteenkymmeneen kertaa nopeammin kuin ihminen. Robotin etu ihmiseen kasvaa sitä suuremmaksi mitä enemmän yksittäisiä tapahtumia se suorittaa. Laskelma osoitti, että jos yksittäisen prosessin tapahtumia on vähän, niin investointi päätöstä ei pysty helposti perustelemaan. Tilanne muuttuu kuitenkin ohjelmistorobotin kannalta edulliseksi, jos tarkastellaan samaan aikaan useamman prosessin tapahtumamääriä sekä jaetaan robotin kustannukset näille prosesseille. Johtopäätöksenä tämä työ esittää, että ohjelmistorobotiikkaa voi käyttää projektin hallinnan työkaluna toimeksiantajayrityksessä, mutta useampi prosessi tulisi automatisoida samalla kertaa.
The goal of this Master’s thesis is to explore how robotic process automation can be used as a tool for project management. The study focuses on how to support this and on how to measure the benefits.
Unstructured interviews, a survey and a case study were chosen as the methodologies to carry out the study. The interviews and the survey were used to gather the data. The case study was used to study a software robot, its functionalities and performance.
Studying the operational handbook of the Company, two key processes, which describe most of the phases and steps of project management in the Company, were identified. The Interviews and the survey focused on determining the processes and tasks that are done with computers. Altogether, thirteen processes or tasks were identified. The survey was also used to explore the average completion times of some tasks. A robot was built as a case study. It was built to retrieve data from one report and transfer the selected data to another report. The performance times of the robot were measured along with the performance times of a reference group performing the same task manually.
The case study indicates that a robot is performing 10 to 20 times faster on test tasks than a human. The advantage of the robot against a human will increase as the number of transactions increases. The calculation indicates that if there is a low number of transactions in a single process, the investment decision is not easily justified. However, the situation can be changed to be favorable for the robot, if the transactions of several processes are evaluated at the same time, and the costs are shared between the processes. In conclusion, the study argues that robotic process automation can be used as a tool in project management in the Company. However, this requires that several processes are automated at the same time.