Tieteellisen kongressin organisointi, resurssit ja tiedonkulku : Case Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäivät

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on tarkastella Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäiviä organisaatiorakenteiden, resurssien ja tiedonkulun viitekehyksestä. Lähteinä opinnäytetyössä on käytetty kokous- ja kongressimatkailua, organisoitumista, resurssienhallintaa ja tiedottamista tapahtumissa koskevia kirja-, artikkeli-, ja verkkolähteitä ja sähköposti- sekä puhelinhaastatteluja Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäiviä vuoden 2011 järjestäjien kanssa. Työn toimeksiantajana toimii Itä-Suomen yliopisto, joka oli yksi vuoden 2011 tapahtuman järjestäjistä. Opinnäytetyön hyödynsaajina ovat tulevien vuosien Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäivien järjestäjät. Opinnäytetyö on toiminnallinen, projektiluontoinen opinnäytetyö, johon kuuluu kongressialan peruskäsitteitä, organisoitumista, resursseja ja tiedonkulkua koskeva teoriaosio, sekä teoreettisen viitekehyksen perusteella tehty empiirinen suositusosio. Työn toiminnallisen osuuden pohjana käytetty casen, Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäivien suunnitteluprosessi toteutui vuoden 2010 syksyn ja vuoden 2011 kevään välisenä aikana. Toteutuneen tapahtuman perusteella tehty suositus löytyy kappaleista 4, 5 ja 6 sekä tiivistelmä suosituksesta löytyy kappaleesta 8. Tekstissä teoria ja empiirinen osa ovat limittäin. Kokous- ja kongressiala on suhteellisen nuori ala. Alan kehittyessä kirjallinen tieto ei ole kehittynyt samassa suhteessa. Siksi tarve kokousalaa koskevalle kirjoitetulle tiedolle on suurta. Tämä opinnäytetyö vastaa osaltaan tähän tiedon tarpeeseen. Korkeakoulujen kansainvälisten asiain hallinnon kevätpäiviä varten ei ole aiemmin kirjoitettu suositusta.

The purpose of this thesis is to make recommendations concerning organisational structures, information distribution and resources that should be used in future Annual Spring Conferences on Internationalisation of Finnish Higher Education. The theoretical part of this thesis, as well as the material used in it deal with the theory of organisational structures, information distribution and resource management used in the meetings industry. The references consist of book and Internet sources. The partner of this thesis is The University of Eastern Finland. This thesis was made to benefit the future organizers of The Annual Spring Conference on Internationalisation of Finnish Higher Education. The empirical part of this thesis is the recommendations that can be found in chapters 4, 5 and 6. A summary of these recommendations can be found in chapter 8. The basis for this thesis is the case Annual Spring Conference on Internationalisation 2011. The recommendations are based on this event. The theoretical and empirical parts overlap in this thesis. The meetings industry is a relatively young industry. The literature about the meetings industry has not been able to follow the rapid development of the meetings industry. The purpose of this thesis is to help by adding, in its part, to the literary knowledge written about the meetings industry. There are no previous recommendations done about the Annual Spring Conference on Internationalisation of Finnish Higher Education.