Tapahtumasuunnitelma - Cheerleadereiden rantalentopalloturnaus

Abstract

Suomessa järjestetään vuosittain runsaasti erilaisia tapahtumia. Tapahtumat ovat luonteeltaan hyvin erilaisia, ja muutamina esimerkkeinä voidaan mainita urheilu-, musiikki-, ja kulttuuritapahtumat, messut sekä uutuustuotteiden lanseeraustapahtumat. Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja, Red Events Oy on ohjelmapalvelutoimisto, jonka liikeideana on tapahtumien tuottaminen ja pr-henkilöidenvälitys yritysasiakkaille. Työn aiheena oli tuottaa tapahtumasuunnitelma rantalentopalloturnaukselle, joka toimii SM-liigakauden avaustapahtumana. Toimeksiantaja painotti, että tapahtuman tarkoituksena on lisätä cheerleadereiden näkyvyyttä. Tavoitteena oli tuottaa toteutuskelpoinen tapahtumasuunnitelma, joka sisältää aikataulun, oheisohjelman ja budjetin syntyvistä kuluista. Toimeksiantoa noudattaen SM-liigajoukkueiden cheerleaderryhmät ovat tapahtuman merkittävimmät tekijät, ja he kilpailevat keskenään rantalentopalloturnauksen mestaruudesta. Luonteeltaan työ on toiminnallinen ja lopputuotokseksi tuotettiin tiivistelmä tapahtumasta, jota toimeksiantaja käyttää hyödyksi hakiessaan rahoitusta tapahtumalle. Työn teoreettinen viitekehys keskittyy tapahtuman järjestämiseen, markkinointiin tapahtuman muodossa, mainontaan sekä budjetin laadintaan. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin 8x8-ideointimenetelmästä muokkaamaamme 6x8-ideointikaaviota, joka toteutettiin osallistuttamalla ideointiin jääkiekkojoukkue Helsingin IFK:n cheerleadereita. Ideointia käyttämällä huomioimme tapahtuman tarkoituksen tuoda cheerleaderit näkyvämmiksi, ja keskityimme siinä erityisesti tapahtuman oheisohjelman suunnitteluun. Toisena menetelmänä käytimme benchmarking-menetelmää tutustumalla kahteen urheilutapahtumaan: Yyteri BeachFutis-tapahtumaan ja Power Cup lentopalloturnaukseen. Tutkimme tapahtumia benchmarking-kaavion avulla ja hyödynsimme niistä oppimaamme tapahtuman sisällön suunnittelussa. Bud-jetin laadintaa varten teimme tiedusteluita eri palveluntarjoajiin, jotta pystyimme vertailemaan hintoja, ja tätä kautta tekemään lopullisia valintoja tapahtuman sisällöstä. Käyttämämme tiedonkeruumenetelmät tuottivat runsaasti käyttökelpoisia ideoita tapahtuman sisältöön ja niistä hyödynnettiin mielestämme sopivimmat. Cheerleadereiden ajatuksia huomioiden keskeisinä tekijöinä nousivat esiin heidän osallistumishalukkuutensa ja musiikin tärkeys tapahtuman toteutuksessa. Yleisesti kannatusta eniten sai heidän omien tanssiesitystensä pitäminen ja musiikkiartistin esiintyminen. Benchmarkingin tuottamat tulokset helpottivat turnauksen otteluohjelman suunnittelussa ja yhteistyökumppaneiden valinnassa. Tavoitteena oli tuottaa toteutuskelpoinen tapahtumasuunnitelma, ja toimeksiantajalta saadun arvioinnin perusteella voimme todeta tavoitteen täyttyneeksi. Tuottamaamme tapahtu-masuunnitelmaa budjetteineen voidaan käyttää pohjana, kun tapahtuman toteutusvaihe käynnistyy, jolloin tekemämme suunnittelutyö helpottaa tapahtuman tuottajia. Tämä opinnäytetyö tarjoaa uusia näkökulmia ja erilaisia vaihtoehtoja, joita toimeksiantaja voi hyödyn-tää joko sellaisenaan tai osittain tapahtuman toteutusvaiheessa.

A wide range of events is held throughout the year in Finland. The events vary by nature from sports, music and cultural events to fairs and product launches. This thesis was commissioned by Red Events Ltd, whose business idea is event production and recruiting PR staff. The purpose of this thesis was to produce a plan for a beach volley tournament, which operates as the opening event for Finland’s ice hockey championship league’s season. The objective was to draw up a feasible plan for the event, which includes the schedule, the programme and a budget. According to the commission, the ice hockey teams’ cheerleader groups are the core point of the event. The groups compete of the championship of the beach volley tournament. The commission emphasized that the purpose of this event is to increase the coverage of cheerleader groups. By its nature this thesis is practise based and as a final product a summary of the event was produced, which Red Events Ltd can benefit when they are looking for funding for this event. The theoretical section focuses on event organizing, event marketing, advertising and forming a budget. As the data collecting methods the 8x8 idea creation method and benchmarking were used. The original 8x8 chart was modified into a 6x8 chart. It was implemented by involving the ice hockey team HIFK’s cheerleader group. By using this idea creation method the purpose of the event was noticed, which is to enhance the coverage of cheerleader groups. Planning the programme for the event was the focal point. Benchmarking was another used research method. Two other sport events, Yyteri Beach Futis event and Power Cup volley ball tournament, were focused on by making use of benchmarking. A benchmark chart was utilized for planning the event content. The budget inquiries were drawn up after having com-pared these of different service providers, in order to compare prices and make final decisions about the event’s contents. The data collecting methods gave ideas for the event’s contents and the most suitable ones were utilized. Considering the needs of the cheerleaders, key elements were identified about their willingness to participate and the importance of music in the implementation of the event. The most crucial topic was their own dance shows and the presence of a music artist. The results of benchmarking made it easier to plan a schedule for the tournament and select partners for the event. The objective was to produce a feasible event plan. According to the commissioner’s evaluation it can be pointed out that this thesis has fulfilled this objective. The produced event plan, including budget, can be used as a base when the event’s implementation phase starts. This thesis offers new perspectives and different alternatives which the commissioner can utilize.