Toimeksiantojen tunti- ja aikaseurantamallin kehittäminen Tekninen tuki -yksikölle johtamisen välineeksi

Abstract

Tekninen tuki -yksikkö on ydinvoima-alan asiantuntijaorganisaatio, jonka tärkein voimavara on osaava henkilöstö. Se toimii resurssipankkina muille konsernin yksiköille. Sen keskeisiä seurantakohteita ovat työtunnit, standardihinta sekä kiinteät kustannukset.

Yksikön toimintamallin muutos 1.10.2009 aiheutti tilanteen, jossa yksiköltä puuttui järjestelmä, jolla seurata ryhmien resurssien sitoutumista ja toimeksiantojen toteutumista. Tämän kehittämistehtävän tavoitteena oli kehittää yksikköön tuntipohjainen resurssien ja toimeksiantojen seurantamalli käytettäväksi budjetoinnissa, toteumien seurannassa sekä ennusteiden laadinnassa ja päivittämisessä. Kehitettävä malli ei korvaa nykyisiä projektipäälliköiden käyttämiä projektiohjelmistoja ja -menetelmiä, vaan malli kehitettiin pääosin johdon käyttöön. Malli kehitettiin Accessiin.

Tutkimusstrategia on konstruktiivinen tutkimusote ja se toteutettiin aikavälillä 11/2009 - 04/2011. Ensimmäinen konstruktio otettiin testattavaksi 01/2010 ja toinen konstruktio 01/2011. Konstruktion toimivuutta arvioitiin johdon haastatteluilla huhtikuun 2011 alussa.

Kehitetty malli toimii suunnitellusti, eli sillä pystytään seuraamaan toteutunutta työmäärää, vertaamaan toteumia budjettiin ja ennustamaan töiden kuormittavuutta yksikössä vuoden sisällä. Lisäksi mallilla seurataan toimeksiannoille sovittujen kokonaistuntimäärien ja aikataulutavoitteiden toteutumista. Mallin tuottamat tunnusluvut ovat yksikkö-, osasto- ja ryhmätasoiset kuormitusasteet, sidotut resurssit -prosentit sekä toimeksiantojen sovittujen tuntimäärien ja aikataulujen toteutuminen sovitun mukaisesti -prosentit. Kehitetty resurssimalli toimii yksikön johdon johtamisvälineenä, ja sen tuottamien tunnuslukujen ohjaava vaikutus todettiin olevan tavoitteen mukainen.

Technical support -unit is an expert organization in nuclear area, where the knowledge of employees is the key asset. It works as a resource bank in division and has only internal customers. Technical support's management reporting focus on hours, standard price and fixed costs follow-up.

The organizational change in 1.10.2009 created a situation, where there was not any system to follow employees' hours and realization of assignments in the unit. The target of this development work was to develop an hour based resource and assignment follow-up model to the management as to be utilized in planning, actual and forecast reporting. However, the model will not replace the project management systems the project managers currently use. This model was developed mainly for top management's utilization. The model was developed to Access.

The strategy of this study is constructive and it was conducted during 11/2009 - 04/2011. First model came into testing phase 01/2010 and second 01/2011.

The usefulness of the model was evaluated by management interviews in the beginning of 4/2011. The developed model works as planned. The unit is able to follow realized hours, compare realized hours to a plan and forecast the workload of the groups within year. Furthermore, the unit is able to follow the hours and timelines agreed on assignments and compare them to realized ones. The key performance indicators the model outputs are unit, department and group -level work load factor key ratio, resources tied to assignments key ratio, assignment realized in agreed hours and timelines key ratios. The model works as a management tool and the steering effect of key ratios are according to targets.