Sähköisen ostolaskujärjestelmän käyttöönotto yrityksessä : SWECO Industry Oy

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli palvella Swecon uusien yksiköiden siirtymistä sähköiseen ostolaskujärjestelmään. Tutkimuksessa tutkittiin, miksi ja miten sähköinen ostolaskujärjestelmä kannattaa ottaa yrityksessä käyttöön.

Opinnäytetyössä keskityttiin yhteen tapaukseen, joten kyseessä oli kvalitatiivinen eli laadullinen tapaustutkimus. Tutkimuksen teoriaosuus koostui pääosin tieteellisestä kirjallisuudesta keskittyen digitaaliseen taloushallintoon, sähköisiin ostolaskuihin ja taloushallinnon projektin läpiviemiseen.

Tutkimuksen empiirinen osa koostui haastatteluista, projektidokumenteista sekä omista kokemuksista. Näiden pohjalta rakennettiin projektin elinkaari kirjalliseen muotoon. Projekti alkoi suunnittelusta ja päättyi käyttöönottoon ja ylläpitoon.

Projektin tehokas johtaminen ja hallinta sekä osapuolten sitouttaminen olivat onnistuneen projektin avaintekijöitä, joilla varmistettiin ohjelmiston käyttöönotto kustannustehokkaasti sovitussa aikataulussa.

Projektin tuloksellinen läpivienti ja järjestelmän ylläpito varmistettiin laadukkaalla dokumentaatiolla. Dokumentointiin kuului soveltamisanalyysin dokumentointi, projektisuunnitelma, kokousmuistiot ja tekninen ympäristökuvaus.

Thesis’ topic was the deployment of electronic purchase invoice system in enterprise, which examined why and how to deploy an electronic purchase invoice system. The project was implemented at Sweco a few years ago but the purpose of the research and the goal was to serve Sweco’s new units to be able to join to company’s digital financial management.

The thesis focused on a single case, so this was a qualitative case study. The study of theoretical contribution consists mainly in the scientific literature, and it focused on the digital financial management, electronic purchase invoices and concluding the project.

Empirical research consists of interviews, project documents and own experiences, of which the thesis writing project was made. Running the project started from the design and ended to deployment and maintenance.

The project's effective leadership and management and the parties engagement was the key factors to a successful project. These factors ensure that the software was taken in to use cost-effectively on time.

High quality documentation ensured successful project and maintenance. Documentation included business analysis documentation, project plan, meeting memos and technical environment description.