Maatilojen valmiudet sähköiseen taloushallintoon : Case: ProAgria Etelä-Pohjanmaa

Abstract

Taloushallinto -termi kattaa yrityksen rahaprosessin vaiheet tavaroiden tilauksesta myyntien laskutukseen sekä näistä aiheutuviin tilikirjauksiin ja rahan siirtoihin. Prosessin keskiössä on lakisääteinen kirjanpito. Taloushallinto voidaan jakaa eri osaprosesseihin termin hahmottamiseksi. Osaprosesseja ovat esim.: ostolasku-, myyntilasku-, matka- ja kululaskuprosessit, maksuliikenne ja kassanhallinta, käyttöomaisuuskirjanpito, pääkirjanpito, raportointi, arkistointi ja kontrollointi.

Maatilojen taloushallinto on monesti suppeampaa kuin suurissa yrityksissä, vaikka rahaliikenteen volyymi voikin olla suurta. Laki vaati maatiloilta vain yhdenkertaisen kirjanpidon. Monesti maatilojen kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistoille, joihin toimitetaan ostojen ja myyntien tiedot paperisessa muodossa.

Sähköinen taloushallinto on perinteisen taloushallinnon toteuttamista ilman paperilla olevaa tietoa. Laskuttaminen ja laskujen vastaanotto hoituvat sähköisesti. Arkistot ovat sähköisiä samoin kuin kirjanpito. Ainoastaan lakisääteinen tasekirja on tulostettava paperille. Nykyään myös viranomaisilmoitukset ja maatalouden tukihakemukset voidaan tehdä sähköisesti. Sähköistä taloushallintoa voitaisiin sanoa myös automaattiseksi.

Tarvetta sähköiselle asioiden hoitamiselle on. Sähköinen, automaattinen taloushallinto mahdollistaa töiden uudelleen järjestelyn ajasta ja paikasta riippumatta, tehostaa taloushallintoa ja alentaa kustannuksia sekä säästää luontoa. Tilitoimistojen ammattilaiset voisivat keskittyä asiakkaidensa neuvomiseen yritystoiminnan kehittämiseksi.

Kyselyyn vastanneilla 113 maatilalla näyttää olevan kohtalaisen hyvät tiedot säh-köisestä taloushallinnosta ja sen tuomista muutoksista. Tietotekniset valmiudet ovat hyvät kuten myös käyttäjien omat taidot. Kuitenkin epävarmuus ja ennakko-luulot sähköisesti hoidettavaa taloushallintoa kohtaan hidastaa sähköisen talous-hallinnon ja sähköisten laskujen laajempaa leviämistä.

Financial management entails the administration and maintenance of the financial assets of a business. The term covers the various stages of the business transactions ranging from purchase orders and sales invoicing to entries made to bookkeeping and subsequent money transfers. Statutory accounting obligation is the basis and an integral part of financial management processes.

The financial management of a farm business is, in general, simpler than that of a bigger enterprise, although the volume of the financial transactions in farm businesses can be quite massive. Farm businesses are only required to submit single-entry bookkeeping. However, farm businesses have often outsourced their accounting to accounting firms, which still receive the purchase and sales data of a business in paper form.

The purpose of electronic financial management is to simplify the traditional com-merce procedures by obviating the need for paper-based records. In electronic financial management, purchase and sales are processed through e-invoicing. Similarly, files and bookkeeping are managed and stored electronically. Only the statutory balance sheet is printed and submitted to the authorities in paper format.

The results of the study clearly suggest that there is a need for electronic financial management system. The system allows businesses to re-organize their financial activities irrespective of time and place and makes financial management more flexible and efficient. The use of e-financial management is also cost-effective and environmentally friendly. The professional staff of accounting firms could help the clients by counseling them on how to best develop their businesses.

Altogether 113 farms participated in the study. The results show that the respondents had adequate knowledge of e-financial managing and the changes it has brought along. The availability of the technology required and the respondents’ IT competence were good. However, the quick and seamless implementation of e-financial management and transfer to e-invoicing are most likely to be impeded by entrepreneurs’ suspicion and prejudice towards the system.