Tietojärjestelmän valintaan vaikuttavat tekijät : ohjelmistoratkaisun vaatimusmäärittely

Abstract

Tietojärjestelmän hankinta on laaja prosessi, josta on olemassa monia eri malleja. Tietojärjestelmää valitessa on otettava huomioon useita eri tekijöitä. Nämä tekijät voivat olla esimerkiksi teknisiä, sosiaalisia tai psykologisia.

Asiakassuhteiden hallinnasta on tullut tärkeä toiminto yrityksille. Viime vuosikym-menen aikana yritysten kiinnostus on selvästi siirtynyt toimintojen hallinnasta sekä toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP) asiakaslähtöiseen ajatteluun sekä asiakassuh-teiden hallintaan.

Tässä tutkimuksessa selvitetään tietojärjestelmän valintaan vaikuttavat tärkeimmät tekijät case-yrityksessä. Tutkimus etenee tätä projektia varten sovelletun projekti-mallin mukaan. Lopuksi suoritetaan kahden CRM-ohjelmiston vertailu vaatimus-määrittelyyn perustuen, ja valitaan case-yrityksen tarpeet parhaiten tyydyttävä vaih-toehto.

Tämä tutkimus on itsenäinen osa laajempaa projektia, jossa tutkitaan tietojärjestel-män yhteistoiminnallista hankkimista. Tutkimusdata kerättiin haastatteluissa ja pa-lavereissa, jotka pidettiin projektiryhmän kanssa.

Tutkimusdatan perusteella pääteltiin, että case-yrityksessä tärkeimmät valintaan vaikuttavat tekijät ovat CRM-ohjelmiston toiminnallisuudet ja käytettävyys. Ohjel-miston toiminnallisuudet ja käytettävyys ovat hyvin samankaltaisia käsitteitä. Vai-keakäyttöiset toiminnot aiheuttavat ohjelmiston vajaakäyttöä, eikä siitä saada mak-simaalista hyötyä liiketoiminnassa. Ohjelmiston käytettävyyttä voidaan arvostella sen toimintojen käytön vaivattomuudella.

Vertailun tuloksien pohjalta todettiin, että Severan PSA-ohjelmisto soveltuu parhai-ten case-yrityksen tarpeisiin erinomaisen projektihallinnan ansiosta, sekä yleisen selkeän ulkoasun takia.

Tutkimuksesta on suora hyöty case-yritykselle. Yritys voi käyttää sitä apunaan vali-tessaan CRM-ohjelmistoa käyttöönsä.

Many different factors have to be taken into consideration when choosing an infor-mation system. First of all the whole process requires considerable resources and consumes a lot of time. Secondly, there has to be a model of the different phases of the process. The requirements analysis of a software application should be conducted with consideration because it is the basis in which the whole choosing process relies on.

This paper studies the critical factors affecting the choice of a customer relationship management (CRM) program for the case company. CRM has become essential to companies nowadays. Due to globalization there is more competition in the market and new internationally recognized companies emerge constantly. The development of CRM programs has accelerated immensely in the last decade. Companies nowadays understand the importance of customer sat-isfaction and the use of various marketing channels in their business.

This paper defines the requirements of the CRM program. The analysis is based on the knowledge acquired in meetings held with the case company. The requirements analysis is used to define the critical factors of the program and finally two CRM programs are analyzed.

According to the results, the critical factors in the case company are the functions and usability of the program. The distinction between these two concepts is difficult to grasp, because of their close relationship to one another. It The functions of a pro-gram must be easy to use, or the program will not be fully efficient, thus not support-ing the critical operations of a company. The main factor in the analysis is project management. This conclusion is based on data aquired in the meetings.

The program which was dominant in the comparison was Severa’s PSA program. It had all the critical factors and the usability was superb.

This paper is very significant to the case company, because it can be used as a guide when choosing a customer relationship management program.