Intranetin kehittäminen sisäisen viestinnän kanavana. Esimerkkinä Diacor terveyspalvelut Oy

Abstract

Opinnäytetyön pääongelma on selvittää, miten intranetiä voidaan kehittää sisäisen viestinnän kanavana Diacor terveyspalvelut Oy:ssä. Tavoitteena oli kartoittaa vallitseva tilanne ja löytää sen perusteella kriittisimmät kehittämiskohteet yrityksen sisäisen viestinnän kannalta. Sähköisten viestimien käyttö ei ole hoitoalalla kovinkaan korkealla tasolla. Intranetiä käytetään lähinnä ohjevarastona, josta voidaan tarkistaa toimintatapoja tai esimerkiksi tulostaa potilaalle hoito-ohje mukaan. Intranetin käyttö viestinnän kaksisuuntaisena keskustelukanavana on hyvin vähäistä, lähes olematonta.

Kyseessä on laadullinen tutkimus, jossa aineiston hankintamenetelmänä käytettiin lauseen-täydennystekniikkaa. Empiirinen tutkimus toteutettiin tammikuussa 2011 ja vastaajiksi valittiin Diacorin tiedotus- ja palautevastaavat, jotka ovat avainroolissa intranetin päivittämisen ja tiedonkulun kannalta. Lauseentäydennyslomake sisälsi 20 lauseenalkua, joita vastaajan tuli jatkaa oman ajatuksensa mukaan. Lauseentäydennyslomake lähetettiin yhteensä 34 vastaajalle ja se oli mahdollista palauttaa joko paperille printattuna ja nimettömänä kuoressa tai sähköpostiliitteenä. Vastaukset koottiin ja analysoitiin vastausajan päätyttyä. Vastauksia palautui kaikkiaan vain 12 kappaletta, jolloin vastausprosentiksi saatiin 35 %. Vastaukset koottiin kysymyksittäin yhteen ja ryhmiteltiin aihealueittain.

Tulokset eivät olleet yllättäviä, koska projekti ei edennyt suunnitelmien mukaan, vaan tulos jouduttiin julkistamaan keskeneräisenä. Intranetin käyttäjät kokivat, että intranetin uudistus sinänsä oli odotettu ja toivottu, mutta sen toteutus ei vastannut sitä, mitä projektin alussa luvattiin. Tämä ei ollut yksin projektiryhmän vika, vaan suurin osa petetyistä lupauksista jäi ulkopuolisen toimittajan vastuulle, joka ei pystynyt täyttämään palvelulupaustaan. Projektiryhmän vastuulla oli kuitenkin viestintä ja päätös siitä, koska uusi versio julkaistaan. Näiden molempien alueiden tarkempi selvittäminen ja seurauksien miettiminen olisi ollut tarpeen.

Yrityksen johdon tahtotila on, että yrityksessä saataisiin aikaan keskustelua henkilöstöä pu-huttavista asioista, jotka usein liittyvät työsuhteeseen, työolosuhteisiin ja kaikkeen muuhun kuin itse potilastyöhön. Intranet oikein toimivana tarjoaa tähän hyvän mahdollisuuden ja sisäistä viestintää on helppo kehittää nimenomaan intranetin puitteissa.

Developing the Intranet as an internal communication channel. Case: Diacor terveyspalve-lut Oy

The main aim of this thesis is to find out how the intranet of Diacor terveyspalvelut Oy can be developed as an internal communications channel. Specifically, the aim is to establish how the intranet is currently being used and based on this to find out which areas of the company’s internal communications are in most critical need of improvement. The use of electronic media in patient care is not at a very high level and the intranet is mainly used as a storage place for instructions, where care practices can be checked or, for example, care instructions printed out for a patient to take home. Using the intranet as a two-way communication channel for discussion is rare, almost nonexistent.

This is a qualitative study and the method used was the sentence completion technique. The study was conducted in January 2011 and the respondents selected were the people responsible for Diacor’s information and feedback, who are in a key role in updating the intranet and securing information flow. The questionnaire consisted of 20 beginnings of sentences which respondents were to complete according to their own thoughts. The questionnaire was sent to 34 respondents and it was possible to return the completed form either anonymously in paper form sealed in an envelope or as an e-mail attachment. Responses were compiled and analysed after the expiry of the time limit given. Only 12 completed questionnaires were returned and therefore the response rate was 35 %. Replies were compiled according to question type and grouped according to topic.

The results were not surprising as the intranet project had not progressed as planned and the project results had been revealed in an incomplete form. The intranet users felt that the reform itself was expected and hoped for, but that its implementation had not delivered what was promised at the beginning of the project. The project team was not alone responsible as most of the failed promises could be attributed to an outside provider who had been unable to fulfil their service promise. However, the project team was responsible for the company’s communications and for the decision about when the updated version of the intranet would be released. It would have been necessary to study these two subjects in more detail and to give more thought to the consequences of the decision.

The management of the company encourages discussion within the company regarding issues that interest staff; often these are to do with employment, working conditions and other issues that are not directly linked to work with patients. When functioning correctly, the intranet provides a good opportunity to this, and it should be relatively easy to develop internal communications within the framework of the intranet.