Yrityksen palkkahallinnon kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli löytää ratkaisu siihen, miten toimeksiantajayrityksessä suoritettavaa palkanlaskennan esivalmisteluprosessia voitaisiin kehittää lähtötilannetta tehokkaammaksi ja nopeammaksi sekä vähentää palkkahallinnossa syntyvien virheiden määrää. Lisäksi yrityksessä käytettävää työajanhallintajärjestelmää haluttiin muokata vastaamaan paremmin yrityksen tarpeita ja saada järjestelmä aikaisempaa tehokkaampaan käyttöön. Järjestelmän muokkaamisen tavoitteena oli päästä palkka-aineiston käsittelyssä täysin sähköiseen tiedonsiirtoon. Toimeksiantajayritys toimii kiinteistöpalvelualalla ja tarjoaa asiakkailleen kiinteistöhuolto-, kone-, siivous- ja viherpalveluita. Yritys kasvoi voimakkaasti vuosien 2008 ja 2010 välisenä aikana, mikä oli osittain syynä toimintatapojen ja työajanhallintajärjestelmän uudistamistarpeelle.

Opinnäytetyöprosessi aloitettiin keräämällä tietoa yrityksen palkkahallinnon ja työajanhallintajärjestelmän lähtötilanteesta osallistuvan havainnoinnin menetelmällä kesällä 2010. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin myös haastatteluja ja konsultaatioita, joita tehtiin yrityksen esimiehille, palkkahallinnon työntekijälle sekä työajanhallintajärjestelmää kehittävän yrityksen toimitusjohtajille. Teoreettinen viitekehys muodostui suurimmaksi osaksi kiinteistöpalvelualan työehtosopimuksesta sekä työlainsäädännöstä, lyhyesti käsiteltiin myös palkkahallintoon ja sen toimintaan liittyvää teoriaa.

Opinnäytetyössä tultiin siihen tulokseen, että tulevaisuudessa työajanhallintajärjestelmää tulee kehittää siten, että sinne voidaan syöttää koko palkanlaskennan esivalmisteprosessissa käsiteltävä palkka-aineisto. Tämän lisäksi järjestelmä tulee ohjelmoida laskemaan muun muassa työntekijöiden työtunnit sekä palkan lisät kiinteistöpalveluiden työehtosopimuksen mukaisesti. Järjestelmään tehtävät muutokset toteutetaan kolmessa vaiheessa, jotta prosessi saadaan vietyä hallitusti läpi. Opinnäytetyön tuloksena laadittiin toimintaohjeet palkkahallintoa ja yrityksen esimiehiä varten sekä suunnitelma työajanhallintajärjestelmän kehittämiseksi. Toimintaohjeiden avulla palkanlaskennan esivalmisteluprosessi tehostuu ja vastuunjako selkenee. Palkka-aineiston sähköisen käsittelyn ansioista esivalmisteluprosessi lyhenee, syntyvien virheiden määrä vähenee ja palkkahallinnon kustannukset pienenevät.

This Bachelor’s thesis deals with developing workshift management software, payroll administration and its related processes. The fast growth of the case company between the years 2008 and 2010 caused new requirements for the payroll administration and its process of having the salaries paid. The process was found too slow, ineffective and expensive. The study focuses on specializing in property maintenance services. The case company provides for example facilities management, cleaning and garden maintenance. The aim of the study was to implement directives for payroll management and the case company’s other supervisors.

The thesis consisted of theory section and an empirical section. The theoretical framework discusses mainly collective agreement, employment law and payroll management. The empirical part focuses on evaluation of payroll management’s condition and the worksift management software. The methods implode the evaluation were observation, interviews and consultations.

Observation and the interviews showed that the workshift management software should be developed in three parts. In the future the software will deal with the work time monitoring and salary calculation according to collective agreement. The new directions will reduce the length of the process of paying the salaries and therefore cut the expenses.