Henkilöstöhallinnon sähköistäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee henkilöstöhallinnon sähköistämistä. Opinnäytteen tavoitteena on selvittää Movere Oy:n tarvetta ja mahdollisuuksia laajentaa, yhtenäistää sekä kehittää henkilöstöhallinon sähköisiä toimia.

Teoriaosuudessa perehdytään ensin henkilöstöhallinnon sisältöön. Henkilöstöhallinto on rutiinien hoitamista henkilöstösuunnitteluun ja -hankintaan, henkilöstön perehdyttämiseen, kehittämiseen, ohjaamisen sekä valvontaan liittyvissä asioissa. Henkilöstöhallinnon tehtävänä on tuottaa tietoa yrityksen johdolle ja esimiehille päätöksenteon avuksi.

Opinnäytetyössä selvitetään sähköiseen henkilöstöhallinnon kannalta tärkeät lait, henkilötietolaki (523/1999), sähköisen viestinnän tietosuojalaki (516/2004), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä laki yhteistoiminnasta yrityksissä (334/2007).

Teoriaosuudessa on myös selvitetty HR-järjestelmiä. Saatavilla on useita valmiita järjestelmiä, jotka koostuvat eri henkilöstöhallinnon osioista. Osiot voivat sisältyä yhteen järjestelmään, tai ne voivat olla toisiinsa integroituja ohjelmia.

Case-osuudessa esitetään Movere Oy:n tarve sähköistämiseen sekä käytössä olleet järjestelmät. Toteutusvaihtoehtoja olivat konsernin HR-ohjelmien käyttöönotto, V8-palkkaohjelman laajentaminen tai toimisto-ohjelmien hyödyntäminen ja standardoiminen. Moverelle riittävä ratkaisu löytyi toimisto-ohjelmilla. Opinnäytetyön aikana Moverelle tehtiin sisäinen tiedotekanava, uusittiin henkilöstölomakkeisto (mm. työsopimus, toimenkuva, henkilötietolomake) sekä kehityskeskustelulo-makkeisto (keskustelu, yhteenveto, ohjeet), avattiin esimiehille yhteinen kansio lomakkeita ja tiedostoja varten. Lisäksi tehtiin Access-tietokanta henkilöstötietojen käsittelyä varten. Moveren henkilöstötietojen rekisteriseloste laadittiin Tietosuojavaltuutetun mallin mukaisesti.

Myöhemmin toteutettavia kehityskohteita voivat olla Access-tietokannan laajentaminen, sähköinen lomake -ohjelman hankkiminen ja matkalaskujen käsittelyn sähköistäminen.

This thesis deals with the electronification of human resource management. The aim of this thesis is to describe the needs and possibilities to expand and standardize the electronic operations of the human resource management of Movere Oy.

At the beginning of the theoretical part, the study focuses on the basics of human resource management. The task of human resource management is to produce information for the company management and supervisors to assist them in the decision-making. The thesis also explores the most important laws regarding the electronical HR management. Such laws are Personal Data Act (523/1999), Act on the Protection of Privacy in Electronic Communications (516/2004), Act on the Pro-tection of Privacy in Workin Life (759/2004), Act on Co-operation within Undertakings (334/2007).

HR management systems are also investigated as part of the theoretical background of the study. There are several systems available based on the different modules of HR management. These modules can be inside of a system or they can be integrated into each other.

The case part of the study examines the needs of Movere Oy to electronify HR management and the systems already used by the company. Different options were: adopting the HR-programs used by the corporate group, expanding the payroll program (V8) or utilizing and standardizing the office programs. A sufficient solution for Movere Oy was found from the office programs. An internal electronic bulletin board was introduced during this study and the HR and appraisal interview forms were renewed. A new folder in which the HR forms and files can be stored was set up into one of Movere Oy’s network drives. A new Access-database for the handling of the Movere’s HR information was also created. The file description of that information was made to correspond to the sample of the Privacy Commissioner. Further development projects might include expanding the Access-database, purchasing software capable of producing electronical data sheets or electronifying the handling of travel expense reports.