Kunnossapidon raportointi, case Hoas

Abstract

Yritykset ovat perusolemukseltaan talousyksiköitä, joiden tavoitteet ovat taloudellisia ja päämääränä kannattava liiketoiminta. Tämä edellyttää yrityksen johdolta hyviä johtamistaitoja sekä erilaisten päätösten ja ratkaisujen tekemistä. Päätösten tueksi johto tarvitsee erilaisia laskelmia ja kalkyyleita. Tämän vuoksi yritysjohtamisen yhtenä tärkeimpänä resurssina pidetään johdon laskentatoimea ja sen tuottamia yrityksen toimintoja kuvaavia, arvo ja määrälukuja sisältäviä raportteja. Jotta raportit auttavat päätöksentekijöitä reagoimaan nopeasti, ennakoimaan tulevaisuutta sekä kohdistamaan organisaation energian oikeisiin asioihin on tärkeää, että raporttien sisältämä informaatio on oikeanlaista ja oikeaan aikaan tuotettua.

Tässä tutkimuksessa perehdytään Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiön kiinteistöjen kun-nossapidon raportointiin sekä tutkitaan raportoinnin kriittisiä menestystekijöitä. Työn tavoitteena on muokata kunnossapidon raportit vastaamaan parhaiten säätiön johdon tietotarpeita. Tutkimuksessa selvitetään organisaation johdon näkemys siitä, millaista informaatiota johdon raportoinnin tulisi käyttäjilleen tarjota ja kuinka tämä tieto tulisi esittää. Työssä perehdytään yleisellä tasolla johdon laskentatoimeen ja raportointiin sekä selvitetään säätiön johdon näkemys siitä, mitä raportointi tarjoaa heille ja miten säätiön kunnossapidon raportointi käytännössä toimii. Keskeisenä tavoitteena on kartoittaa myös raportoinnin jakelu- ja hallinnointiprosessit.

Tämän työn tutkimusmenetelmänä toimii laadullinen eli kvalitatiivinen tutkimus yhdessä toi-mintatutkimuksen kanssa. Tutkimuksessa tehdään kaksi haastattelua, toinen case-yrityksen operatiivisen johdon henkilölle ja toinen raporttien laatijalle. Toimintaosuudessa tutkitaan raportointijärjestelmää käytännössä yhdessä säätiön Controllerin kanssa. Haastattelut sekä toimintatutkimus toteutettiin säätiössä kesäkuussa 2010. Haastatteluista saatu aineisto litteroitiin sekä analysoitiin. Tuloksia verrattiin tutkittuun teoriaan, jonka pohjalta luotiin kehitysehdotuksia kunnossapidon raportointiin. Tutkimustuloksista nähdään, että johdon raportointia pidetään ensiarvoisena tekijänä kunnossapidon raportoinnissa. Tämä on merkittävä voimavara yritykselle, sillä raportoinnin katsotaan yleisestikin ohjaavan yrityksiä kohti niiden tavoitteita. Tutkimustuloksista kuitenkin havaitaan, että säätiön kunnossapidon raportointia tulisi tarkentaa informaation sisällön, raporttien esitystavan sekä tiedon kulun ja aikataulutuksen osalta.

Tutkimuksen tavoite soveltaa tutkittua teoriaa käytännössä onnistui. Tutkimuksen pohjalta ilmenneet kehitysehdotukset esitettiin yritykselle ja kunnossapidon raportit on mahdollista muokata vastaamaan tehokkaimmin käyttäjien tietotarpeita. Opinnäytetyötä voidaan hyödyntää jatkotutkimuksissa. Tutkimus voidaan esimerkiksi tehdä uudestaan vuoden kuluttua ja katsoa vastaako kehitysehdotusten mukaan muokattu raportointi tehokkaammin johdon tietotarpeita.

Corporations are fundamentally economic units whose objectives are economic and whose goals are to pursue profitable business. This requires the company's management to have good leadership skills as well the ability to make various decisions. To support their decision making, members of the management need various calculations. Therefore, the management accounting team and the reports they produce on the company’s processes and financial data are one of the most important resources for the management. To ensure that the reports help the decision makers to react in a timely manner, to anticipate future developments, and to focus on the most important topics, it is important that the information contained in the reports is correct and produced at an appropriate time.

This study was made to the student housing foundation Hoas in summer 2010. The study examines a reporting system and the quality of the reports it produces as well as key success factors for managing the Hoas reporting quality and success factors of the case company's management reporting. The study examines the view of the organization's management on what information the reporting team should provide its clients with and also how this information should be presented. The general focus of the study is on the accounting and reporting practice of the management at Hoas, which is located in Helsinki and on the management’s view of what the reporting offers them and how it works in practice. In addition, the study will identify factors that are currently optimal and factors that need to be improved. The study aims to evaluate the success of the activity that has been reached with introduction of the new reporting system in the case company. A key objective is to map the distribution and management of the reports and to evaluate whether it should be changed.

The study was conducted as a qualitative research. In the context of the study, two interviews were conducted. The first interview was conducted with the company's operational management and the second (one) with the organization’s Controller. The interviews were conducted at the case company in June 2010. The material from the interviews was tracked and analyzed. The results were compared with the theory, and based on that ideas for improving the management reporting were generated. As shown by the study results, the case company’s management reporting needs a few changes. The results show that the company’s reporting needs improvement in terms of content, layout, information flow, and time management. According to the results, management reporting is considered a priority in the company. Overall, reporting was considered fairly successful in the company. This is an important asset for the company because the investigation revealed that the reports are of great importance to the management of the foundation.

The objective to apply the study results in practice was reached because the improvement proposals were presented to the foundation, which now can improve the efficiency of their reporting, should they wish to do so. This study can be used also in further studies. For example, a follow-up study can be conducted a few years later, and conclusions can be made on whether reporting has improved due to development proposals.