Viestintästrategian avulla kohti suunnitelmallista viestintää: Savonlinnan kaupungin viestinnän kehittäminen
Käyhkö, Miia (2019)
Käyhkö, Miia
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121125999
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019121125999
Tiivistelmä
Tutkimuksellisen kehittämistehtävän aiheena on kaupungin viestinnän kehittäminen strategisen suunnittelun avulla. Tehtävän kohdeorganisaatio ja toimeksiantaja on Savonlinnan kaupunki. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli tuottaa tietoa kohdeorganisaation viestinnän kehittämiseksi ja luoda ehdotus Savonlinnan kaupungin viestintästrategiaksi. Opinnäytetyön tavoitteena on, että kaupungin viestintää voisi tuotetun tiedon avulla kehittää suunnitelmallisemmaksi ja paremmin kaupunkistrategiaa tukevaksi.
Viestintä liittyy olennaisesti kaikkeen organisaation toimintaan. Se on yksi organisaation voimavaroista, jota ilman työyhteisö ei voi toimia. Viestintää on suunniteltava ja johdettava kuten muitakin organisaation voimavaroja. Viestinnän strateginen suunnittelu määrittelee, miten viestinnällä tuetaan organisaation strategiaa. Viestintästrategia sisältää isot linjat ja raamit sekä suunnan koko organisaation viestinnälle. Näitä määrittelyjä tarvitaan viestinnän suunnitelmallisuuden ja pitkäjänteisyyden kehittämiseksi sekä viestinnän johtamiseksi.
Tämä kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena. Tutkimuksella selvitettiin Savonlinnan kaupungin viestinnän kehittämiskohteita ja niitä viestinnän strategisia valintoja, jotka tukevat Savonlinnan kaupunkistrategiaa. Aineistonhankintamenetelminä käytettiin dokumenttianalyysiä, yksilöteemahaastatteluita, ryhmähaastattelua ja työpajamenetelmää. Kehittämistehtävään osallistettiin ja tietoa kerättiin kuntalaisten edustajilta, elinkeinoelämästä ja kaupungin johtoryhmältä.
Kehittämistehtävässä nousi esille useita viestinnän kehittämiskohteita. Yleisesti niissä korostuivat arkipäivän tiedottamisen merkitys ja kaupungin ja kuntalaisen sekä yrittäjän välinen vuorovaikutus. Kuntalaisten ja elinkeinoelämän tuloksissa nousivat esiin kehittämiskohteina myös muun muassa ennakoiva viestintä, suunnitelmallisuus, viestien äänensävy sekä roolien ja vastuiden selkiyttäminen. Johtoryhmän tutkimustuloksista muodostuivat strategiset valinnat. Niiden pohjalta Savonlinna haluaa vahvistaa mielikuvaa palvelevana, kehittävänä ja osallisuutta lisäävänä kaupunkina.
Tulosten pohjalta muodostui ehdotus Savonlinnan kaupungin viestintästrategiaksi. Viestintästrategia suositellaan vietäväksi käytäntöön siten, että viestinnän strategiset valinnat ovat nähtävissä kaikessa tekemisessä ja palvelussa. Kehittämistehtävässä keskityttiin ulkoiseen viestintää, joten jatkotutkimuksella olisi mielenkiintoista selvittää henkilöstön näkökulmaa sekä testata tehtyjä viestinnän strategisia valintoja eri sidosryhmien keskuudessa. The topic of this thesis is developing the communication of a local authority through strategic planning. The target organisation and client of this thesis is the City of Savonlinna. The purpose is to generate data to develop the communication of the target organisation and create a communication strategy proposal for the City. The objective is to develop the City’s communication towards a more systematic process that would better support the city strategy.
Communication is an integral part of all the operations of an organisation. It is one of the resources without which an organisation cannot function. Communication must be planned and managed like any other resource. Strategic communication planning specifies how communication is used to support the organisation’s strategy. A communication strategy sets a framework and direction for the communication of the entire organisation. These specifications are needed to develop the systematic and long-term approach to communication.
The study was carried out as qualitative action research. Development points in the communication of the City of Savonlinna as well as the strategic communication choices that supported the City’s strategy were mapped out. The corpus of this study was obtained through documentary analysis, individual focused interviews, group interview and the workshop method. Representatives of residents, business and the City’s management group participated in the study and data was collected from them.
At a general level the development points emphasised the importance of everyday communication as well as the interaction between the City, its residents and its entrepreneurs. Results obtained from residents and businesses highlighted the following development points: proactive and systematic communication, the tone of messages, and clarification of roles and responsibilities. Data from the management group was used to formulate strategic choices. Based on the results the City of Savonlinna wishes to strengthen its image as an organisation that is at the service of its residents, and that innovates and promotes participation.
The results were utilised to form a communication strategy proposal for the City of Savonlinna. It is recommended that the strategy is implemented in such a way that strategic communication choices are reflected in all work and services. This thesis focused on external communication. Possible themes for further research include the viewpoints of the City’s personnel, and testing the impacts of the strategic choices in various interest groups.
Viestintä liittyy olennaisesti kaikkeen organisaation toimintaan. Se on yksi organisaation voimavaroista, jota ilman työyhteisö ei voi toimia. Viestintää on suunniteltava ja johdettava kuten muitakin organisaation voimavaroja. Viestinnän strateginen suunnittelu määrittelee, miten viestinnällä tuetaan organisaation strategiaa. Viestintästrategia sisältää isot linjat ja raamit sekä suunnan koko organisaation viestinnälle. Näitä määrittelyjä tarvitaan viestinnän suunnitelmallisuuden ja pitkäjänteisyyden kehittämiseksi sekä viestinnän johtamiseksi.
Tämä kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena. Tutkimuksella selvitettiin Savonlinnan kaupungin viestinnän kehittämiskohteita ja niitä viestinnän strategisia valintoja, jotka tukevat Savonlinnan kaupunkistrategiaa. Aineistonhankintamenetelminä käytettiin dokumenttianalyysiä, yksilöteemahaastatteluita, ryhmähaastattelua ja työpajamenetelmää. Kehittämistehtävään osallistettiin ja tietoa kerättiin kuntalaisten edustajilta, elinkeinoelämästä ja kaupungin johtoryhmältä.
Kehittämistehtävässä nousi esille useita viestinnän kehittämiskohteita. Yleisesti niissä korostuivat arkipäivän tiedottamisen merkitys ja kaupungin ja kuntalaisen sekä yrittäjän välinen vuorovaikutus. Kuntalaisten ja elinkeinoelämän tuloksissa nousivat esiin kehittämiskohteina myös muun muassa ennakoiva viestintä, suunnitelmallisuus, viestien äänensävy sekä roolien ja vastuiden selkiyttäminen. Johtoryhmän tutkimustuloksista muodostuivat strategiset valinnat. Niiden pohjalta Savonlinna haluaa vahvistaa mielikuvaa palvelevana, kehittävänä ja osallisuutta lisäävänä kaupunkina.
Tulosten pohjalta muodostui ehdotus Savonlinnan kaupungin viestintästrategiaksi. Viestintästrategia suositellaan vietäväksi käytäntöön siten, että viestinnän strategiset valinnat ovat nähtävissä kaikessa tekemisessä ja palvelussa. Kehittämistehtävässä keskityttiin ulkoiseen viestintää, joten jatkotutkimuksella olisi mielenkiintoista selvittää henkilöstön näkökulmaa sekä testata tehtyjä viestinnän strategisia valintoja eri sidosryhmien keskuudessa.
Communication is an integral part of all the operations of an organisation. It is one of the resources without which an organisation cannot function. Communication must be planned and managed like any other resource. Strategic communication planning specifies how communication is used to support the organisation’s strategy. A communication strategy sets a framework and direction for the communication of the entire organisation. These specifications are needed to develop the systematic and long-term approach to communication.
The study was carried out as qualitative action research. Development points in the communication of the City of Savonlinna as well as the strategic communication choices that supported the City’s strategy were mapped out. The corpus of this study was obtained through documentary analysis, individual focused interviews, group interview and the workshop method. Representatives of residents, business and the City’s management group participated in the study and data was collected from them.
At a general level the development points emphasised the importance of everyday communication as well as the interaction between the City, its residents and its entrepreneurs. Results obtained from residents and businesses highlighted the following development points: proactive and systematic communication, the tone of messages, and clarification of roles and responsibilities. Data from the management group was used to formulate strategic choices. Based on the results the City of Savonlinna wishes to strengthen its image as an organisation that is at the service of its residents, and that innovates and promotes participation.
The results were utilised to form a communication strategy proposal for the City of Savonlinna. It is recommended that the strategy is implemented in such a way that strategic communication choices are reflected in all work and services. This thesis focused on external communication. Possible themes for further research include the viewpoints of the City’s personnel, and testing the impacts of the strategic choices in various interest groups.