Hankintatoimen suorituskyvyn arviointi ja kehittäminen valtionhallinnon organisaatiossa
Hirsimäki, Hanna (2019)
Hirsimäki, Hanna
2019
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112322018
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2019112322018
Tiivistelmä
Hankinnoilla ja niiden toteutustavalla on merkittävä vaikutus yrityksen menestykseen ja kilpailukykyyn. Hankinnat muodostavat jopa 50¬–80 % monen yksityissektorin toimijan kokonaiskustannuksista. Toiminnan tuloksen parantaminen tapahtuu näin ensisijaisesti hankintaprosessin kehittämisen ja ketteryyden kautta. Hankintatoiminta on kuitenkin nähty perinteisesti erillisenä, hallinnollisena tukitoimintona, jolla ei ole ollut juurikaan strategista arvoa. Nyky-ymmärryksen valossa hankintojen tulisi olla organisaation ylimpien päättäjien jatkuvan huomion kohteena, sillä niiden vaikutus liiketoiminnan kannattavuuteen sekä jatkuvuuteen on kiistaton.
Hankintatoiminnan strateginen merkitys näkyy myös julkisella sektorilla, jossa yleishyödyllisten palveluiden tuottaminen tapahtuu pääasiassa organisaation ulkopuolisten toimittajien kautta. Euroopan unionin hankintadirektiivi sekä siitä johdettu kansallinen hankintalaki asettavat tarkat reunaehdot julkisille hankinnoille ja velvoittavat julkishallinnon toimijaa toteuttamaan hankintansa mahdollisimman avoimesti, tasapuolisesti, syrjimättömästi sekä kustannustehokkaasti. Julkisten hankintojen rajoitukset asettavat myös huomattavia vaatimuksia hankintoja tekevän henkilöstön koulutukselle, osaamiselle ja ammattitaidolle.
Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan virastot Mavi ja Evira sekä Maanmittauslaitoksen IT-palvelukeskus Mitpa yhdistyivät vuoden 2019 alussa Ruokavirastoksi. Fuusion tarkoituksena oli virtaviivaistaa hallinnonalan toimintaa ja karsia päällekkäisyyksiä. Yksi selkeytettävistä kohteista oli myös ex-virastojen hankintatoiminta, jonka yhtenäistäminen aloitettiin sulauttamalla hankintahenkilöstö erilliseen keskitettyyn hankintayksikköön.
Tässä opinnäytetyössä selvitetään valtionhallinnon hankintatoiminnassa tehtyjä kehittämistoimenpiteitä, tutkitaan Ruokaviraston hankintatoimen nykytilaa ja maturiteettitasoa suhteessa tavoitetilaan sekä luodaan hankintaprosessille hankintastrategiasta johdettu selkeä suorituskykymittaristo, jolla toiminnan jatkuva parantaminen ja kehittäminen mahdollistuu myös tulevaisuudessa. Procurement has a strategically important role in creating competitive advantage and success in an organisation. In the private sector procured goods or services can create up to 50–80 % of the total cost of operations, thus implying the profit is mainly attained by an appropriate and agile process of buying. Traditionally procurement has been regarded as a support function with little or no strategic value. This view has changed radically and today procuring has started to gain the recognition it deserves as a vital component in promoting the profitability and continuity of an organisation.
The strategic value of procurement is also visible in the public sector where services are created in co-operation with private partners. The EU directives and national legislation on public procurement set strict rules of operation and stress the principles of transparency, efficiency and equal and non-discriminatory treatment of tenderers. In addition, this complex nature of public procuring creates requirements for highly educated, professional and competent personnel.
In the beginning of 2019 Agency of Rural Affairs, Food Safety Authority and two IT units of National Land Survey were combined in order to streamline the operations under Ministry of Agriculture and Forestry of Finland. Thus, Finnish Food Authority was born. One of the main objectives of the new authority was to reduce the total amount of overlapping functions and merge the procurement personnel of previous organisations in one agile and centralised unit.
This thesis reviews the recent national steps taken in developing public procurement and examines the current procurement strategy, maturity and processes within Finnish Food Authority. During the writing of the thesis a performance measurement system was also created. This will enable the authority to continuously monitor and develop its procuring processes and effectivity even further.
Hankintatoiminnan strateginen merkitys näkyy myös julkisella sektorilla, jossa yleishyödyllisten palveluiden tuottaminen tapahtuu pääasiassa organisaation ulkopuolisten toimittajien kautta. Euroopan unionin hankintadirektiivi sekä siitä johdettu kansallinen hankintalaki asettavat tarkat reunaehdot julkisille hankinnoille ja velvoittavat julkishallinnon toimijaa toteuttamaan hankintansa mahdollisimman avoimesti, tasapuolisesti, syrjimättömästi sekä kustannustehokkaasti. Julkisten hankintojen rajoitukset asettavat myös huomattavia vaatimuksia hankintoja tekevän henkilöstön koulutukselle, osaamiselle ja ammattitaidolle.
Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan virastot Mavi ja Evira sekä Maanmittauslaitoksen IT-palvelukeskus Mitpa yhdistyivät vuoden 2019 alussa Ruokavirastoksi. Fuusion tarkoituksena oli virtaviivaistaa hallinnonalan toimintaa ja karsia päällekkäisyyksiä. Yksi selkeytettävistä kohteista oli myös ex-virastojen hankintatoiminta, jonka yhtenäistäminen aloitettiin sulauttamalla hankintahenkilöstö erilliseen keskitettyyn hankintayksikköön.
Tässä opinnäytetyössä selvitetään valtionhallinnon hankintatoiminnassa tehtyjä kehittämistoimenpiteitä, tutkitaan Ruokaviraston hankintatoimen nykytilaa ja maturiteettitasoa suhteessa tavoitetilaan sekä luodaan hankintaprosessille hankintastrategiasta johdettu selkeä suorituskykymittaristo, jolla toiminnan jatkuva parantaminen ja kehittäminen mahdollistuu myös tulevaisuudessa.
The strategic value of procurement is also visible in the public sector where services are created in co-operation with private partners. The EU directives and national legislation on public procurement set strict rules of operation and stress the principles of transparency, efficiency and equal and non-discriminatory treatment of tenderers. In addition, this complex nature of public procuring creates requirements for highly educated, professional and competent personnel.
In the beginning of 2019 Agency of Rural Affairs, Food Safety Authority and two IT units of National Land Survey were combined in order to streamline the operations under Ministry of Agriculture and Forestry of Finland. Thus, Finnish Food Authority was born. One of the main objectives of the new authority was to reduce the total amount of overlapping functions and merge the procurement personnel of previous organisations in one agile and centralised unit.
This thesis reviews the recent national steps taken in developing public procurement and examines the current procurement strategy, maturity and processes within Finnish Food Authority. During the writing of the thesis a performance measurement system was also created. This will enable the authority to continuously monitor and develop its procuring processes and effectivity even further.