Ostolaskuprosessin tehostaminen

Abstract

Opinnäytetyön tutkimusongelma koskee työelämässä havaittuja ongelmakohtia. Yritys X:n ostolaskuprosessi on tällä hetkellä liian hidas, joten opinnäytetyön tavoitteena oli tehostaa sitä. Tarkoituksena oli selvittää, mistä ostolaskuprosessin viiveet ja haasteet johtuvat sekä löytää niihin kehitysehdotuksia.

Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin sähköistä taloushallintoa keskittymällä sen erilaisiin ominaisuuksiin. Lisäksi perehdyttiin prosessien kehittämismalliin. Toinen osuus koostui ostolaskuprosessin eri vaiheista.

Empiirisessä osuudessa tutustuttiin yritys X:ään ja heidän nykyiseen ostolaskuprosessiin sekä sen haasteisiin. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastatteluja ja osallistuvaa havainnointia. Teemahaastatteluissa keskityttiin erityisesti nykyisen ostolaskuprosessin tyytyväisyyteen, haasteisiin sekä kehitysehdotuksiin. Tutkimuksen tulokset ja johtopäätökset esiteltiin empiirisen osuuden päätteeksi.

Yritys X:n ostolaskuprosessin kehittäminen on jo aloitettu heidän talouden puolesta. Tutkimus osoitti, että muutoksilla on ollut positiivista vaikutusta ostolaskuprosessiin, mutta prosessi sisältää yhä haasteita ja riskejä. Tutkimustuloksista selvisi merkittävimmät tekijät, jotka hidastavat ostolaskuprosessia. Näitä ovat ohjeiden puutteellisuus, ohjelma A:n tekniset ominaisuudet ja automaatioiden puuttuminen.

Tutkimuksen tuloksista ilmeni, että ostolaskuprosessin haasteita voidaan vähentää sitouttamalla henkilöstöä ja ohjeistamalla heitä paremmin. Merkittävin kehitysehdotus on ohjelma B:hen siirtyminen. Tutkimuksen johtopäätöksistä havaittiin, että osa nykyisistä viiveistä on pienillä korjauksilla helposti poistettavissa tai minimoitavissa ohjelma A:ssa.

The research problem in this thesis concerned the challenges identified in working life. Therefore, the aim of this thesis was to enhance the invoice process for company X as it is currently too time-consuming. The purpose of this study was to find out the reasons for delays and challenges in the invoice process and to provide propositions for improvement.

The theoretical framework of the thesis began by focusing on electronic financial administration and discussing its various features thoroughly. The second section consisted of the various stages of the invoice process.

The empirical section explored company X and its current invoice process. Consequently, the thesis was executed as a qualitative study. The data were collected by thematic interviews and participant observation. The interview questions focused on the satisfaction, challenges, and development suggestions of the current invoice process. Finally, the results and conclusions of the study were presented at the end of the empirical section.

The finance department of company X has already started to develop the invoice process. The results indicate that adjustments have had a positive impact on the invoice process, but the process still incorporates challenges and risks. The results of the study revealed the most important factors that retard the invoice process. These included lack of instructions, technical features of program A and lack of automation.

As a conclusion, the problems of the invoice process can be reduced by giving better instructions to the personnel. The most significant development suggestion was the transition to program B. The findings indicate that some of the current problem areas are easily eliminated or minimised with minor improvements in program A.