Förändring eller förvrängning: operationellt utvecklingsarbete gällande projekt för omstrukturering av allmänna utredningen vid Ålands polismyndighet

Abstract

Förändringar och omorganisering är regelbundet förekommande fenomen inom organisationer för att komma åt problem som uppstått eller för att skapa effektivare verksamhet. Trots att detta kan av organisationens ledning anses som en lösning på problemen, är faktum det att en stor del av förändringarna misslyckas.

Syftet med utvecklingsarbetet är att inom ramen för projektet som jag ansvarat för gällande allmänna utredningsgruppens arbetsuppgifter, genomföra ett förändringsarbete genom att utgå från ett mera personalcentrerat perspektiv och där personalens upplevelse av förändringsprocessen varit i fokus för undersökningen. Utvecklingsarbetet är indelat i tre huvudsakliga delar: planering, genomförande och evaluering. Vid planeringsskedet genom att tillsammans med berörda parter, planera och framlägga ett förändringsförslag gällande hur gruppens arbetsuppgifter struktureras. Efter att beslut om att utpröva den planerade och föreslagna förändringen, genomföra en prövoperiod av verksamheten. Till sist samla in och evaluera personalens upplevelser av förändringsprocessen samt prövoperioden i avsikt att försöka få svar till de presenterade frågeställningarna i denna undersökning.

Vid evalueringsfasen användes kvalitativa intervjuer med hjälp av e-post. Fem informanter har intervjuats, vilka valts ut från utredningsgruppens personal. Under hela projektet användes även deltagande och dolda observationer för att komplettera det insamlade materialet.

Resultatet tyder på att personalen upplever sig ha genomgått flera förändringar, vilket fråntagit tid och energi från det egentliga arbetet. Personalen upplever att de haft möjlighet att påverka och ge återkoppling i samband med detta projekt, vilket uppfattas positivt. Funktionen som i nuläget ansvarar för anmälningsmottagning och förbehandling upplevs gynna den övriga utredningsverksamheten genom att avlasta den egentliga utredningen. Funktionen benämnd som snabbutredning har skapat bättre förutsättningar för funktionens personal att planera sitt arbete på ett mera ordnat sätt. Problem som upplevs förekomma är att förbehandlingsuppgiften kräver erfaren personal för att det ska fungera bra och att snabbutredningen ibland har för krävande ärenden, som enligt gällande uppgiftsindelning borde möjligen utredas vid kriminalenheten.

Muutokset ja uudelleenorganisointi ovat säännöllisesti toistuvia ilmiöitä organisaatioissa. Näillä pyritään ratkaisemaan esiin tulleita ongelmia tai tehostamaan toimintaa. Vaikka organisaation johto pitää tätä usein hyvänä ratkaisuna niin tosiasia on että suurin osa muutoksista epäonnistuu.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena on kuvata Ahvenanmaan poliisiviranomaisen hälytys- ja rikostorjuntayksikön yleistutkintaryhmässä toteutettua muutostyötä. Ottamalla mukaan koko ryhmä ja esimiestaso, pyrittiin sillä parantamaan toimintaa ja antamaan todellisuuteen perustuva kuva muutosten vaikutuksista.

Arviointivaiheessa haastateltiin kvalitatiivisesti viittä organisaation työntekijää tutkintaryhmästä. Tämän lisäksi on käytetty havainnointimenetelmää koko projektin sekä muutosprosessin aikana.

Tutkimuksen tulos osoittaa, että henkilöstö on kokenut useita muutoksia, mikä on vienyt aikaa ja energiaa varsinaisesta työstä. Henkilöstön mielestä heillä on ollut mahdollisuus vaikuttaa ja antaa palautetta tämän projektin aikana, mikä koetaan myönteiseksi. Ilmoitusten vastaanoton ja esikäsittelytoiminnon katsotaan olevan hyödyksi koko organisaatiolle. Nopean tutkinnan ryhmälle on muutoksen avulla luotu paremmat olosuhteet jossa he pystyvät paremmin suunnittelemaan työtehtävien suorittamista. Ongelmaksi on muodostunut vaatimus esikäsittelyä tekevien työntekijöiden asiantuntemus. Työtehtävät edellyttävät laajaa osaamista rikosprosessista. Toinen tutkimuksessa esiin tullut ongelma on liian vaativien rikosasioiden tutkinta nopean tutkinnan ryhmässä.