Intranet-sovelluksen käyttöönoton suunnittelu : case: Starkki Oy Ab
Setälä, Julia (2008)
Lahden ammattikorkeakoulu
2008
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200904151988
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200904151988
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli perehtyä SharePoint-palvelinohjelmistoon sekä tutkia sen soveltuvuutta Starkki Oy:n esittämiin vaatimuksiin. Tarkoituksena oli myös toteuttaa yritykselle SharePoint-demosivusto, jonka avulla kyettiin testaamaan ohjelmiston toimintoja ja päättämään, onko yrityksellä tarvetta sen käyttöönottoon.
Asiakasvaatimuksia kartoitettiin käyttäjien haastatteluilla, joiden kysymykset koskivat yrityksen nykyistä intranetiä, sähköpostikäytäntöjä ja tämänhetkisiä ryhmätyöskentelytapoja. Pienimuotoinen kysely suoritettiin myös tietohallinnon päällikölle, jotta saatiin selville yleisiä ongelmakohtia ja parannustoiveita ylläpidon näkökulmasta. Vaatimusten ja kehityskohteiden perusteella kasattiin SharePoint-testisivusto, joka demonstroi sivuston toimintaa ja toimii markkinointivälineenä ohjelmiston käyttöönottoa suunniteltaessa.
Kyselyjen tuloksista selvisi, että tarpeellisimpia parannusehdotuksia ilmeni hakutoiminnossa, asiakirjojen käsittelyssä ja käyttöoikeuksien hallinnassa. Työssä todetaan, että SharePointin avulla pystyttäisiin hallitsemaan kaikkia kyseisiä toiveita yhtenäisesti. Lisäksi ohjelmiston avulla kyettäisiin tuomaan reaaliaikaisia ominaisuuksia kaikkien ulottuville. SharePoint voisi siis toimia yrityksen keskeisenä tiedotus- ja tiedon tallennuspaikkana nykyisen intranetin rinnalla sekä kehittää nykyisiä toimintatapoja tuottavammaksi.
Päätös SharePoint-palvelun mahdollisesta käyttöönotosta jäi yrityksen vastuulle. Jos ohjelmisto otettaisiin tulevaisuudessa käyttöön, sen avulla kyettäisiin tukemaan käyttäjien jokapäiväisiä työtehtäviä ja ratkaisemaan ylläpitäjien esittämiä ongelmakohtia. SharePoint keskittäisi siis useita toimintoja yhtenäiseksi kokonaisuudeksi ja näin ollen se vastaisi sekä käyttäjien että ylläpitäjien tarpeisiin. The aim of this thesis was to study SharePoint Server software and to explore if it is suitable for the requirements of Starkki Oy. Another objective was to create a demo site of SharePoint for the company and to test the functions of the software and to decide if the company has need for introducing of SharePoint.
The requirements of the client were surveyed through the interviews of the users. The questions of the interviews concerned the current intranet of the company, the usages of email and the existing practices of teamwork. A brief interview of the IT Manager was also conducted to get an administrator’s point of view of common problems and suggested improvements. On the basis of the requirements and the development proposals a test site of SharePoint was built to demonstrate the functionality of the site and act as a device of marketing when the introduction of the software is being planned.
The interviews reveal that the most necessary improvement suggestions appeared in the searching function, the processing of documents and the management of access rights. With the help of SharePoint all the wishes in question can be controlled consistently. Also, with the help of the software, real-time features can be made accessible to everybody. So SharePoint could act as a central location to share and save information together with the current intranet of the company and it could make existing procedures more profitable.
The decision of a potential introduction of SharePoint will be left to the company’s responsibility. If the software were taken in use in the future, it could support users’ daily tasks and administrators’ problems could be solved. So SharePoint would centralize many functions to a complete whole and therefore it would satisfy the needs of both users and administrators.
Asiakasvaatimuksia kartoitettiin käyttäjien haastatteluilla, joiden kysymykset koskivat yrityksen nykyistä intranetiä, sähköpostikäytäntöjä ja tämänhetkisiä ryhmätyöskentelytapoja. Pienimuotoinen kysely suoritettiin myös tietohallinnon päällikölle, jotta saatiin selville yleisiä ongelmakohtia ja parannustoiveita ylläpidon näkökulmasta. Vaatimusten ja kehityskohteiden perusteella kasattiin SharePoint-testisivusto, joka demonstroi sivuston toimintaa ja toimii markkinointivälineenä ohjelmiston käyttöönottoa suunniteltaessa.
Kyselyjen tuloksista selvisi, että tarpeellisimpia parannusehdotuksia ilmeni hakutoiminnossa, asiakirjojen käsittelyssä ja käyttöoikeuksien hallinnassa. Työssä todetaan, että SharePointin avulla pystyttäisiin hallitsemaan kaikkia kyseisiä toiveita yhtenäisesti. Lisäksi ohjelmiston avulla kyettäisiin tuomaan reaaliaikaisia ominaisuuksia kaikkien ulottuville. SharePoint voisi siis toimia yrityksen keskeisenä tiedotus- ja tiedon tallennuspaikkana nykyisen intranetin rinnalla sekä kehittää nykyisiä toimintatapoja tuottavammaksi.
Päätös SharePoint-palvelun mahdollisesta käyttöönotosta jäi yrityksen vastuulle. Jos ohjelmisto otettaisiin tulevaisuudessa käyttöön, sen avulla kyettäisiin tukemaan käyttäjien jokapäiväisiä työtehtäviä ja ratkaisemaan ylläpitäjien esittämiä ongelmakohtia. SharePoint keskittäisi siis useita toimintoja yhtenäiseksi kokonaisuudeksi ja näin ollen se vastaisi sekä käyttäjien että ylläpitäjien tarpeisiin.
The requirements of the client were surveyed through the interviews of the users. The questions of the interviews concerned the current intranet of the company, the usages of email and the existing practices of teamwork. A brief interview of the IT Manager was also conducted to get an administrator’s point of view of common problems and suggested improvements. On the basis of the requirements and the development proposals a test site of SharePoint was built to demonstrate the functionality of the site and act as a device of marketing when the introduction of the software is being planned.
The interviews reveal that the most necessary improvement suggestions appeared in the searching function, the processing of documents and the management of access rights. With the help of SharePoint all the wishes in question can be controlled consistently. Also, with the help of the software, real-time features can be made accessible to everybody. So SharePoint could act as a central location to share and save information together with the current intranet of the company and it could make existing procedures more profitable.
The decision of a potential introduction of SharePoint will be left to the company’s responsibility. If the software were taken in use in the future, it could support users’ daily tasks and administrators’ problems could be solved. So SharePoint would centralize many functions to a complete whole and therefore it would satisfy the needs of both users and administrators.