Virtaustehokkuuden parantaminen julkisen sektorin taloushallinnossa

Abstract

Tämä opinnäytetyö tarkastelee lean-ajattelun ja tarkemmin virtaustehokkuuden soveltamista toimeksiantajan, Helsingin kaupungin taloushallintopalveluliikelaitoksen palkanlaskennassa sekä leanin käyttöä ja virtaustehokkuuden parantamista laajemmin kohdeorganisaation kannalta. Lisäksi työssä analysoidaan japanilaisen kulttuurin vaikutusta lean-ajatteluun sekä sitä, miten tätä tietoa voidaan hyödyntää leanin soveltamisessa kohdeorganisaatiossa. Työn keskeisenä kysymyksenä oli selvittää, missä työtehtävässä virtaustehokkuutta voidaan parantaa kohdeorganisaation palkkahallinnossa ja miten. Tarkoituksena oli myös tutkia, kuinka japanilainen kulttuuri näkyy lean-ajattelussa ja mitä yhtymäkohtia sillä on kohdeorganisaation organisaatiokulttuurin kanssa.

Tutkimusongelmaa tarkasteltiin teoreettisessa viitekehyksessä lean-ajattelun ja japanilaisen kulttuurin kautta. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kehittämistutkimusta, jossa oli toimintatutkimuksen piirteitä. Leania tarkasteltiin ensisijaisesti korkeammilla abstraktiotasoilla ja se määritetiin toimintakulttuuriksi ja virtaustehokkuuden parantamiseksi. Tärkein asia virtaustehokkuuden parantamisessa on vaihtelun poistaminen eli toimintatapojen yhtenäistäminen, ja kehitystyö perustui suurelta osin tälle teorialle. Käytännön kehittämistyönä palkanlaskentatiimi tutustui lean-työpajassa leanin peruskäsitteisiin ja virtaustehokkuuteen, ja valitsi tämän pohjalta kehitettäväksi prosessiksi asiakaspalvelun palvelunumeron. Tutkimuksen perusteella voitiin todeta, että toimeksiantajan organisaatio luo hyvän pohjan leanin käytölle ja virtaustehokkuuden parantamiselle. Toimeksiantajan visio ja strategia ovat linjassa leanin ja jatkuvan kehittämisen kanssa, mutta palvelutuotannon tasolla työskentelevä henkilöstö tarvitsee lisää koulutusta lean-ajatteluun ja sen soveltamiseen omassa työskentelyssään. Sitoutuminen uudistuksiin paranee, kun henkilöstö otetaan alusta asti mukaan uudistusten suunnitteluun. Leanin käytöstä organisaatiossa oli konkreettista hyötyä, sillä virtaustehokkuuden parantamiseksi käyttöönotetut uudet, yhtenäiset toimintatavat selkeyttivät palkanlaskentatiimin työskentelyä ja työnjakoa. Leanin käyttöä voidaan jatkossa tukea henkilöstöä kouluttamalla ja sitouttamalla tuotannon työntekijöitä mukaan kehityshankkeisiin. Työnantajan näkökulmasta on kuitenkin syytä pohtia, mitä leanilla halutaan organisaatiossa lopulta saavuttaa, miten tavoitteeseen päästään ja kuinka tavoitteet viestitään henkilöstölle ymmärrettävällä tavalla.