Lainhuutohakemusten käsittelyn tehostaminen Lean-ajattelun avulla

Abstract

Maanmittauslaitoksen kirjaamisprosessissa toteutettiin vuonna 2016 projekti, jossa pilotoitiin Lean-johtamismallia tavoitteena tehostaa lainhuudatusprosessia. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli arvioida, voidaanko lainhuutohakemusten käsittelyä tehostaa Lean-ajattelun avulla. Yhtenä tarkoituksena oli esitellä käytännön esimerkkejä siitä, kuinka Lean-ajattelu voi vaikuttaa kirjaamissihteerin jokapäiväiseen työhön. Toisena tarkoituksena oli selvittää mitkä tekijät mahdollisesti ovat hidastaneet Lean-ajattelun levittämistä koko kirjaamisprosessin henkilöstölle. Menetelmänä oli tapaustutkimus, jossa tutkittiin lainhuudatusprosessia hyödyntämällä laadullisen tutkimuksen menetelmiä kuten haastattelua ja kyselyä. Lainhuutotapauksia ja lainhuudon oikeusvaikutuksia analysoidessa käytettiin lainopillista tutkimusmenetelmää.

Keskeinen tavoite Lean-ajattelussa on minimoida hukka eli arvoa tuottamaton toiminta. Merkittävin hukan laji kirjaamisprosessissa on ylilaatu, joka ilmenee siten, että pelätään virheiden tekemistä ja pyydetään täydennyksiä varmuuden vuoksi. Osana opinnäytetyötä kirjaamissihteereille tehtiin kysely, jossa oli kahdeksan lainhuutotapausta. Kunkin tapauksen kohdalla kirjaamissihteeriltä kysyttiin, kuinka hän toimisi kyseisessä tilanteessa, eli esimerkiksi pyytäisikö hän hakijaa täydentämään hakemusta. Tutkimuksesta selvisi, että kirjaamissihteerien toimintatavat vaihtelivat merkittävästi. Tuloksia selittää se, että kysely tehtiin vuonna 2017, kun Lean-ajattelun levittäminen kirjaamisprosessiin oli vielä kesken, ja kaikki kirjaamissihteerit eivät olleet omaksuneet uutta joustavampaa ja asiakaslähtöisempää toimintatapaa.

Tutkimuksessa todettiin, että Lean-ajattelun avulla lainhuutohakemusten käsittelyä on mahdollista tehostaa merkittävästi. Ihmisten ajattelutapojen muuttaminen on kuitenkin erittäin hidasta ja vaatii paljon toistoa. Haastattelujen, havaintojen ja kirjallisen aineiston perusteella pystyttiin tunnistamaan tekijöitä, jotka hidastavat Lean-ajattelun leviämistä kirjaamisprosessissa. On ymmärrettävää, että kirjaamissihteerit pelkäävät virheiden tekemistä, sillä he tekevät päätöksiä omalla nimellään ja virkavastuulla. Valtion organisaatiossa ei olla totuttu ajattelemaan asioita asiakkaan näkökulmasta. Myös organisaatiokulttuuriin liittyvät tekijät kuten hierarkkisuus, johtaminen ja tiimityön toimivuus vaikuttavat Lean-ajattelun leviämiseen.

The lean management method was piloted in the registration process of National Land Survey of Finland as a part of government’s initiative to improve the management in public administration. The aim was to test if the Lean management method could be used to improve the title registration process. The aim of this bachelor’s thesis was to evaluate if the title registration process could be made more efficient by implementing Lean thinking. One objective was to show how lean thinking could in practice be applied to the everyday work of a registration secretary by using examples of real title registration cases. Another objective was to identify the factors that could prevent or slow down the implementation on lean thinking. This research was a case study on the title registration process by using the methods of qualitative research like an interview or a questionnaire. Legal research methods were used when analysing the title registration cases and the legal effects of title registration.

The main goal in Lean thinking is to eliminate waste, i.e. any action that does not add value in the process. The main type of waste in the registration process is over processing, e.g. asking for unnecessary documents. As a part of this research, registration secretaries were asked to answer a questionnaire where they were presented eight different title registration cases and asked what they would do in each case – e.g. if they would ask the customer to send any supplementary documents. The answers varied significantly. The results can be explained by the fact that the questionnaire was made in 2017 when the implementation of lean thinking was ongoing, and all the registration secretaries had not yet adopted the new, more flexible and customer-oriented way of thinking.

The findings indicate that the implementation of Lean thinking does make the title registration process significantly more efficient. However, changing the way people think is going to take time. Using interviews, observation and written materials it was possible to identify some factors that are slowing down the implementation of lean thinking in the registration process. The registration secretaries are afraid of making mistakes because as officials they are personally responsible for the legality of their decisions. The customer-oriented approach is not something the government administration is used to. In addition, the organisational culture, e.g. levels of hierarchy, management style and working in teams can affect the implementation of Lean thinking.