Increasing portfolio management transparency

Abstract

The present Master’s thesis focuses on studying project portfolio management both at a general level and in Alfa Laval Aalborg Boiler Product Development. In addition, the objective is to develop a project portfolio management tool which can be used for collecting information about projects and to manage the portfolio. The implementation of the tool was left outside the scope of the study.

During the past decades, portfolio management has been implemented in all business areas. The importance of well functioning portfolio management to the success of companies has been widely recognized in scientific articles. Portfolio management is a way to ensure that corporate strategies can be implemented effectively. The scopes in which different companies have implemented portfolio management vary, but the overarching and most important factor for portfolio success is the commitment of the management to it.

Different measuring factors can be used in the evaluation of a project portfolio. The balance and the updating of the portfolio are, however, the most important ones. There are multiple ways to analyze the balance, for example the project size and duration can be used or the evaluation can be based on the extent the projects contribute to the development of the organization. The portfolio should be updated so that it will support the company´s strategy and the projects which do not support it can be discontinued or frozen.

When the portfolio tool development was started, the first step was to study the commercial tools available. The analysis conducted on them, however, showed that it was better to develop an Excel based tool for the company’s own use. The tool allows information from all projects in the portfolio to be collected on one table. With the automated visualization tools, this information can be easily presented to the management. Visualization has been extended to start already in the table where the information is filled in. Automatic highlighting colors have been added. In addition, to ensure the comparability of the information and projects, as much information as possible is filled in using drop-down menus.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia projektisalkun hallintaa yleisesti ja erityisesti Alfa Laval Aalborgin höyrykattiloiden tuotekehityksessä. Lisäksi tavoitteena oli kehittää työkalu projektitietojen kokoamiseen ja projektisalkun hallitsemiseen. Projektisalkun hallintatyökalun käyttöönottaminen ei ollut osa opinnäytetyötä.

Projektisalkun hallinta on viime vuosikymmeninä laajentunut kaikille aloille. Toimivan salkunhallinnan merkitys yritysten menestykselle on laajasti tunnustettua tieteessä. Se toimii kanavana yritysten strategian jalkauttamiseen. Yritykset ovat ottaneet käyttöönsä salkunhallinan eri laajuuksissa, yhdeksi tärkeimmistä tekijöistä salkunhallinnan menestyksekkääseen käyttöönottoon ovat tutkimuksissa paljastunut johdon sitoutuminen.

Projektisalkkua voidaan arvoida monelta kannalta. Tärkeintä on salkun tasapainoisuus ja sen jatkuva päivittäminen. Tasapainoisuutta voidaan arvioida monella mittarilla, esimerkiksi projektien koon ja keston mukaan, tai vaikkapa projektin yritykselle tuoman kehittymisen kautta. Salkkua tulee päivittää niin että se tukee mahdollisimman hyvin yrityksen strategiaa. Tärkeää on pystyä poistamaan tai jäädyttämään salkusta sellaiset projektit jotka eivät sitä tee.

Projektisalkun hallintatyökalua rakennettaessa lähdettiin tutkimaan ensin kaupallisesti saatavilla olevia ratkaisuja, mutta opinnäytetyössä kuitenkin päädyttiin rakentamaan ratkaisu itse Excel ohjelman pohjalle. Työkalun avulla pystytään keräämään kaikki projektisalkun tiedot yhteen ja siihen luotujen automaattisten visualisointityökalujen avulla helposti kommunikoimaan edelleen yrityksen johdolle. Visualisointia on ulotettu jo tietojen syöttöön käytettävään sivuun lisäämällä automaattisia värikorostuksia. Työkaluun syötettävien tietojen ja sitäkautta projektien vertailukelpoisuutta on pyritty takaamaan mahdollisimman paljon esitäytettyjä valikoita käyttämällä.

Opinnäytetyön lopussa on kappale havaituista kehityskohteista.