Huoltokanava-sovelluksesta kilpailukykyisempi : kiinteistön sähköinen huoltokirja

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin kiinteistöjen huoltokirjana ja kiinteistöpalvelualan työnohjaukseen käytetyn Huoltokanava-sovelluksen toimintojen laajentamista sekä tarpeellisten ominaisuuksien lisäämistä sovellukseen. Opinnäytetyö sai alkunsa tarpeesta kehittää nykyisiä ominaisuuksia palvelemaan tehokkaammin työnohjausta ja työndokumentointia kiinteistöpalvelualalla. Toimeksiantajan opinnäytetyössä toimii IT-sovelluksia sekä -ohjelmistoja tuottava Reliabit avoin yhtiö, yhtiön kotipaikka on Espoo. Mukana yhteistyössä opinnäytetyön toteutuksessa oli kiinteistöpalvelualan yritys Palpen Oy, jonka kotipaikka on Lohja.

Opinnäytetyön teoreettinen pohja perustuu eri lähdeaineistoihin, kuten maankäyttö- ja rakennuslakiin, sisäministeriön määräyksiin, ympäristöministeriön toimeksiannosta Rakennustiedon laatimiin alan säädös-, määräys- ja ohjekortteihin. Lisäksi lähdeaineistona käytettiin laajasti kiinteistöalan kirjallisuutta sekä yleisesti digitaalisuutta käsittelevää kirjallisuutta. Opinnäytetyössä tehtiin kyselytutkimus haastatteluineen kiinteistöjen huoltokirjojen käyttäjille kuten kiinteistönhoitajille, ulkoalueidenhoitajille isännöitsijöille, kiinteistösihteereille ja työnjohtajille eri organisaatioissa sekä alalla toimiville yrittäjille.

Tutkimuksessa selvisi, että kiinteistöalalla käytössä olevia huoltokirjoja pitää aktiivisemmin saada siirrettyä sähköiseen muotoon. Käytöstä löytyi paljon kiinteistöjä, joille ei ollut tehty sähköistä huoltokirjaa. Lisäksi tutkimuksessa tuloksena tuli esiin, että Huoltokanava-sovellus on käyttäjien keskuudessa todettu erittäin hyväksi työnohjauksen välineeksi sekä työn dokumentointiin. Tutkimuksen avulla löydettiin kuitenkin uudistustarpeita, joita toimeksiantaja osittain toteutti käytäntöön. Esimerkkinä tästä rekisteri koneiden, laitteiden ja autojen hallinnointiin sekä kiinteistöjen sähköinen ilmoitustaulu.

Tutkimuksessa nousi esiin myös se, että tulevaisuuden näkymissä kiinteistöpalvelualalla digitalisaatio sekä tekoäly lisääntyy. Se luokin uusia mahdollisuuksia kiinteistöjen huoltokirjojen ja työnohjauksen näkökulmasta. Tämä vaatiikin kiinteistöpalvelualalla toimivilta ja sinne sovelluksia tekeviltä yrityksiltä avoimia sekä rohkeita näkemyksiä nykyisiin käytäntöihin sekä toimintamalleihin.

The subject of the thesis was to evaluate the need to expand the features and increase the properties to Huoltokanava-application used as real estate service manual and for professional guidance. This thesis was created because there was a need to develop the current features to serve professional guidance and documenting more effectively on facilities service sector. Cooperating partner in the thesis was Palpen oy which is a part of facilities service sector working in Lohja. As a client in the thesis was a joint-stock company named Reliabit that provides IT-applications and soft wares which domicile is Espoo.

The theory of the thesis is based on different source materials such as land use and building act, warrants of the ministry of the interior and act and instruction cards drawn up by Rakennustieto on behalf of the ministry of environment. Also a wide range of facilities service sector's and commonly used literature about digitalisation was used as a source material. There was a questionnaire with interviews for the service manual user such as property, outdoors and housing managers, real estate secretaries, foremen and entrepreneurs working in the field.

The study clarified that service manuals used in the facilities service sector should be transferred to a digital form more actively. There were found many properties which did not have a digital service manual. Also as the result for the research was that Huoltokanava-application is valuated as very good tool for professional guidance and documentation. Yet research revealed the need for reform which the client partially put into practice. An example of this is the register of machines, equipment and cars, and the properties electronic bulletin board.

The study also highlighted that in the future use of digitalisation and artificial intelligence will increase in the field of facilities service sector. It creates new opportunities from the perspective of service manuals and professional guidance. This requires open and bold views on current policies and operating models from the companies in the facilities service sector and those making applications for them.