Sähköiset taloushallintojärjestelmät : Case: Pretax Uusimaa Oy

Abstract

Suomessa sähköistä taloushallintoa on voitu toteuttaa vuodesta 1997 lähtien, jolloin nykyinen kirjanpitolaki säädettiin.

Opinnäytetyön päätavoitteena selvitettiin, mitä kaikkia taloushallinnon osa-alueita on mahdollista toteuttaa sähköisesti ja miten tutkittavana olleen tilitoimiston liiketoiminnassa jo hyödynnetään nykypäivän sähköisen taloushallinnon tarjoamia mahdollisuuksia ja tavoitteena oli myös esittää keinoja nykyisten toimintamallien parantamiseksi. Lisäksi tutkittiin, miten paperia on arkistoitu sähköisen taloushallintojärjestelmän tultua tilitoimistoon.

Tutkimusmenetelmäksi valittiin survey-tutkimus, jossa selvitettiin kyselylomakkeilla toimintatapoja ja kokemuksia sähköisistä taloushallintojärjestelmistä tilitoimiston toimitusjohtajalta, kirjanpitäjiltä/palkanlaskijoilta ja sähköisiä ostolaskupalveluja käyttäviltä asiakkailta.

Tilitoimiston työntekijät olivat innokkaampia vastaamaan kyselylomakkeisiin ja vastauksia tuli huomattavan vähän asiakkailta. Molempien kohderyhmien vastaukset eli tulokset kirjoitettiin tutkimukseen ja johtopäätöksiä tehtiin vain tilitoimiston työntekijöiden vastausten perusteella, koska asiakkaiden tuloksia ei voitu niiden vähyyden vuoksi pitää kovin luotettavina.

Teorian ja tilitoimistosta saatujen työntekijöiden vastausten perusteella määriteltiin, että asioita tehdään sähköisesti aika paljon, mutta vielä on kehitettävää sähköisen taloushallintojärjestelmän integroinnissa tilitoimistolta asiakkaille ja maksuliikenteestä tulevat suoritukset eivät mene aina automaattisesti kirjanpitoon oikeille tileille. Viranomaisilmoitukset sen sijaan laitetaan tilitoimistosta sähköisen taloushallintojärjestelmän kautta kaikille viranomaisille. Paperin käyttöä ei kuitenkaan vielä ole olennaisesti pystytty tilitoimistossa vähentämään, koska suurin osa arkistoi melko paljon paperisena kansioon dokumentteja. Vaikka kirjanpitolaki sallii kaikki muut tilinpäätösasiakirjat säilytettävän sähköisessä muodossa lukuun ottamatta tasekirjaa, joka täytyy tulostaa paperille, silti mahdollisesti on mukavampi lukea paperilta asioita kuin tietokoneelta ja mahdollisesti pelätään tietojen joutuvan ulkopuolisille. Tässä tietysti luottamus tietoturvaan pitäisi olla kunnossa, jotta voitaisiin kaikki muut asiakirjat säilyttää sähköisessä muodossa paitsi tasekirja. Yleisesti sähköiseen taloushallintojärjestelmään tilitoimistossa ollaan tyytyväisiä.

Electronic Financial Management, Case: Pretax Uusimaa Oy

Electronic Financial Management has been in use in Finland since 1997, when the current Bookkeeping Act was made.

The main aim of the thesis was to find out what kind of sectors of financial management it is possible to handle electronically and how the target accounting company already takes advantage of the possibilities that electronic financial management gives. Another aim was also to suggest ways to improve the current methods. In addition, the study also included the present filing system since the implementation of electronic financial management in the target accounting Company.

The survey research was chosen as research method, which was used to find out with questionnaires the ways of action and experiences of electronic financial systems to the chief executive officer of the target accounting company, bookkeepers/accountants of the target accounting company and customers of the target accounting company who are using electronic purchase invoice services.

The employees of the target accounting company were more anxious to answer the questionnaires and answers of the customers were come considerable little. The answers and results of both target groups were written out in the research but conclusions were made only based on the answers of the case accounting company employees. The answers of the target accounting company customers could not be considered reliable because they were so little.

Based on the theory and the answers of the target accounting company employees it was found out that accounting related matters are done pretty much electronically. However, there is still a lot of to develop related to the integration of Electronic Financial Systems between target accounting company and the customers. Also the payments which are coming to payment traffic are not always going automatically to accounting and to the right accounts. Instead, Authority Notes from the target accounting company are delivered via Electronic Financial Management System to every authority. The company has not been able to reduce the use of paper essentially because most of the employees still tend to file documents as paper versions. Even though Bookkeeping Act allows all the other financial statements to be kept in electronic format, except the balance book, which must be printed out on paper, still perhaps more comfortable is to read matters from paper than from a computer and possible is that people are afraid of losing data to outsiders. In that case employees should be able to trust data security in order to save all the other documents in electronic format except the balance book. In general, the Accounting Company is satisfied with the current Electronic Financial Management System.