Sivistystoimialan hankkeiden koordinointi : Lahden kaupungin perusopetus ja lukiokoulutus

Abstract

Projektimainen työskentely on lisääntynyt myös julkisella sektorilla. Projektityö on tuonut mukanaan erilaisia vaatimuksia mm. projektin toteuttamiseen ja hallinnointiin sekä dokumentointiin ja tulosten arviointiin. Projektin toteuttajan on ymmärrettävä projektityöskentelyn vaatimukset ja siihen liittyvät hyvän projektityön käytänteet. Lisäksi on huomioitava oman organisaation menettelytavat.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Lahden kaupungin sivistystoimialan perusopetuksen ja lukiokoulutuksen projektitoiminnan kehittämiseen liittyviä asioita ja löytää vastauksia siihen miten sivistystoimialan hankkeiden koordinointi tulee järjestää ja miten eri toimijat tulee ohjeistaa, jotta projektityölle saadaan yhtenäiset toimintatavat.

Tutkimuksen teoreettisen tietoperustan muodostavat projektityöskentelyyn liittyen projektinhallinta, projektijohtaminen ja tietojohtaminen. Empiiriseen osuuteen sisältyy kohdeyrityksen kehittämishankkeen kuvaus. Opinnäytetyön empiirinen osuus suoritettiin sähköpostikyselyjen, haastattelujen, havainnoinnnin ja vertailutietojen avulla.

Kehittämishankkeen lopputuloksena tuli esille teemoittain eri toimijoiden tiedon tarve. Sen mukaan luotiin sivistystoimialan perusopetuksen ja lukiokoulutuksen hankeohjeet ja hankerekisteri. Hankeristeristä löytyy kaikkien perusopetuksen ja lukiokoulutuksen hankkeiden perustiedot ja hankkeiden vetäjät sekä hankkeen talouteen ja raportointiin liittyviä asioita. Hankeohjeiden avulla luodaan yhtenäiset toimintatavat projektityöhön ja samalla luodaan hyvät projektityön käytänteet perusopetuksen ja lukiokoulutuksen hanketoimintaan.

Project-based working has recently grown in the public sector. Project-based working has brought forth various demands related to e.g. project implementation, administration, documentation and assessment. Project managers must understand the challenges of project based working and good practices. Furthermore, organisation is own practices must be taken into consideration.

The objective of this study was to explore challenges related to project-based working in primary and upper secondary education services within the Educational and Cultural Affairs of the City of Lahti. The task was to find answers to how coordination of projects within the department shall be organised and how different parties shall be instructed in order to create common practices for project-based working.

The theoretical framework of the study presents concepts related to project-based working such as project management and knowledge management. The empirical part of the paper contains a description of the development project for the target company. The empirical material was collected using email questionnaires, interviews, observation and benchmarking.

A need for information emerged through as the main result of study. This conclusion was drawn diverse themes and was expressed by various parties. Therefore an Electronic Project Registry and project guidelines were created for purposes of primary and upper secondary education services. The Electronic Project Registry contains basic data on all primary and upper education projects, names of project coordinators as well as project financial and reporting information. Project guidelines will help to create common practices for quality project-based working within primary and upper secondary education services.