Arkistotietojärjestelmän käyttäjälähtöinen kehittäminen: Case: Helsingin kaupunginarkiston Sinetti -arkistotietojärjestelmä
Mieto, Johanna (2019)
Mieto, Johanna
2019
Kaikki oikeudet pidätetään
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903223640
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903223640
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tapaustutkimus arkistotietojärjestelmän käyttäjälähtöisestä kehittämisestä. Opinnäytetyössä laadittiin kehittämissuunnitelma Helsingin kaupunginarkiston arkistotietojärjestelmä Sinetille. Työssä selvitettiin, millaisia käyttäjiä Sinetti-järjestelmällä on ja millaiset ovat heidän tietotarpeensa ja tapansa käyttää Sinettiä. Työssä tutkittiin, millaisiin eri tehtäviin Sinettiä käytetään, mitkä ovat järjestelmän hyvät ja toimivat ominaisuudet ja millaisia puutteita siinä esiintyy eri tehtäviin liittyen. Yksi työn lähtökohta oli selvittää, miten Sinettiin digitoituja asiakirjoja voisi saada nykyistä paremmin käyttäjien ulottuville.
Tutkimusmenetelminä käytettiin triangulaatiomenetelmää eli tässä tutkimuksessa laadullisen ja kvantitatiivisten menetelmien sekä kolmen eri tutkimusaineiston yhdistelmää. Menetelminä käytettiin järjestelmän käyttäjien haastattelua ja havainnointia. Lisäksi tutkimusaineistona käytettiin aiemmin laadittua asiakaskyselyä ja sen tuloksia. Käyttäjät ryhmiteltiin kolmeen pääryhmään, kaupunginarkiston tietopalveluammattilaisiin, kaupungin organisaation Sinetti-käyttäjiin sekä ulkoisiin asiakkaisiin, joista kustakin valittiin kaksi haastateltavaa. Asiakkaita edustaville haastateltaville tehtiin lisäksi käyttäjätesti.
Haastatteluissa selvisi, että kaikilla käyttäjäryhmillä on omat, muista eroavat tietotarpeensa. Selvisi, että Sinettiä käytetään pääasiassa tiedonhakuun ja aineistonhallintatehtäviin. Käyttäjät ovat pääosin tyytyväisiä digitoitujen aineistojen tarjoamiseen. Järjestelmään liittyviä kehittämiskohteita kuitenkin löydettiin erityisesti tiedonhakuun ja digitoitujen asiakirjojen hakuun ja käyttöön liittyen. Asiakkaat eivät käyttäneet kaikkia hakuikkunan hakutekijöitä ja lisäksi hakutuloslista koettiin liian laajaksi ja sekavaksi. Lisäksi digitoidun aineiston löydettävyyteen ja käyttöön liittyi parannettavaa. Aineistonhallintatehtäviin Sinetti sopii jo nykyisellään hyvin, joskin joitakin kehittämiskohteita löytyi, erityisesti järjestelmän käyttötapaan liittyen.
Työssä laadittiin lopuksi kehittämissuunnitelma opinnäytetyössä löytyneiden ongelmakohtien ratkaisemiseksi. Kehittämissuunnitelmassa ehdotettiin muun muassa oman hakusivun luomista ulkoisille asiakkaille, kaupungin organisaatiokohtaisten näkymien luomista sekä myös vanhemman aineiston yksityiskohtaisempaa kuvailua.
Tutkimusmenetelminä käytettiin triangulaatiomenetelmää eli tässä tutkimuksessa laadullisen ja kvantitatiivisten menetelmien sekä kolmen eri tutkimusaineiston yhdistelmää. Menetelminä käytettiin järjestelmän käyttäjien haastattelua ja havainnointia. Lisäksi tutkimusaineistona käytettiin aiemmin laadittua asiakaskyselyä ja sen tuloksia. Käyttäjät ryhmiteltiin kolmeen pääryhmään, kaupunginarkiston tietopalveluammattilaisiin, kaupungin organisaation Sinetti-käyttäjiin sekä ulkoisiin asiakkaisiin, joista kustakin valittiin kaksi haastateltavaa. Asiakkaita edustaville haastateltaville tehtiin lisäksi käyttäjätesti.
Haastatteluissa selvisi, että kaikilla käyttäjäryhmillä on omat, muista eroavat tietotarpeensa. Selvisi, että Sinettiä käytetään pääasiassa tiedonhakuun ja aineistonhallintatehtäviin. Käyttäjät ovat pääosin tyytyväisiä digitoitujen aineistojen tarjoamiseen. Järjestelmään liittyviä kehittämiskohteita kuitenkin löydettiin erityisesti tiedonhakuun ja digitoitujen asiakirjojen hakuun ja käyttöön liittyen. Asiakkaat eivät käyttäneet kaikkia hakuikkunan hakutekijöitä ja lisäksi hakutuloslista koettiin liian laajaksi ja sekavaksi. Lisäksi digitoidun aineiston löydettävyyteen ja käyttöön liittyi parannettavaa. Aineistonhallintatehtäviin Sinetti sopii jo nykyisellään hyvin, joskin joitakin kehittämiskohteita löytyi, erityisesti järjestelmän käyttötapaan liittyen.
Työssä laadittiin lopuksi kehittämissuunnitelma opinnäytetyössä löytyneiden ongelmakohtien ratkaisemiseksi. Kehittämissuunnitelmassa ehdotettiin muun muassa oman hakusivun luomista ulkoisille asiakkaille, kaupungin organisaatiokohtaisten näkymien luomista sekä myös vanhemman aineiston yksityiskohtaisempaa kuvailua.