Halton Design Studion Kehittäminen : Referenssikirjasto

Abstract

Halton myy ja toimittaa sisäilmastoratkaisuja ympäri maailmaa. Yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta noin 60–70 % koostuu projekteista, jotka ovat jollain tapaa räätälöity tietynlaiseen asiakastarpeeseen. Näihin asiakasräätälöityihin projekteihin keskittyy Halton Buildings -ratkaisualueella toimiva Halton Design Studio. Organisaation tämän hetkisessä toiminnassa valmistuneiden projektien tiedot usein hukkuvat ajan saatossa jatkuvasti lisääntyvän tiedon sekaan, mistä johtuen toimitetut projektit ja niiden sisältö kulkee enemmän perimätietona työntekijältä toiselle kuin systemaattisesti. Halton tarvitsi tavan dokumentoida valmistuneita projekteja tehokkaasti ja systemaattisesti, jotta koko myyntiorganisaatio pystyisi hyödyntämään aiempien projektien tietoa myös tulevaisuuden projekteissa. Tämän tarpeen pohjalta päädyttiin tekemään referenssikirjasto, joka toimii sähköisenä hakemistona / arkistona, johon voidaan tallentaa menneitä sekä tulevaisuuden projekteja. Referenssikirjaston tueksi haluttiin myös valmistaa vähintään kymmenen projekteista ja tuotteista kertovaa esitelmää.

Työ aloitettiin tutustumalla yrityksen tietokannoista löytyviin erilaisiin projekteihin liittyviin tietoihin. Yrityksen tietokantojen tutkimisen lisäksi projekteista ja tuotteista kasattiin tietoa myös haastattelemalla eri organisaation ryhmien työntekijöitä. Projekteihin tutustuttaessa alettiin rakentaa niihin liittyviä PowerPoint-esityksiä ja myöhemmin myös itse referenssikirjastoa. Referenssikirjastosta päätetiin hankkeen aikana tehdä täysin Excel-pohjainen. Tämän lisäksi referenssikirjasto jaoteltaisiin tuoteryhmien perusteella erillisiin tiedostoihin. Referenssikirjastolle tehtiin kaksi erillistä Excel-pohjaista arkistoa; jäähdytyspalkkituotteiden arkisto sekä muiden ilmanjakolaitteiden arkisto. Molemmat näistä tiedostoista koostuivat hakemistosivusta, joiden avulla arkiston sisältöä voidaan selata helposti ja vaivattomasti, sekä projektien ja tuotteiden tiedoille varatuista välilehdistä. Hakemistosivun kautta voidaan helposti siirtyä haluttuun projektilehteen työkirjan sisäisiä linkkejä käyttämällä. Kullakin projektilehdellä on esimerkiksi projekteihin liittyviä valokuvia, suunnitelmia ja piirroksia.

Jäähdytyspalkeille tehtyyn arkistoon kirjattiin yhteensä 145 eri tuotetta, jotka oli valittu yli 130 eri projektista. Muille ilmanjakotuotteille tehtyyn kirjastoon arkistoitiin yhteensä 35 eri projektia sekä niissä käytetyt tuotteet. Referenssikirjaton sisällön lisäksi työn aikana tuotettiin 15 eri projekteista ja tuotteista kertovaa esitystä, joissa on yhteensä yli 300 diaa tietoa.

Halton sells and delivers solutions for indoor climate issues around the world. 60 – 70 % of the company’s annual revenue comes from projects that are in some shape or form tailored to suit specific customer needs. These customer-tailored projects are an area of expertise to Halton and they are solved with the concepts of Halton Design Studio. In the current operation model of the company, information about past projects tends to drown beneath the constantly increasing amount of electrical data. For this reason, information considering past projects is often inherited through conversations or e-mail, rather than being passed on systematically. Halton needed a way to document projects effectively, so that the whole organization could utilize old information in future projects. Based on this need, it was decided that a reference library would be put together. The reference library would serve as an archive / directory for projects, that could be updated as time goes on. It was also decided, that at least 10 presentations covering projects and products should be made to support the reference library.

The task was started by getting to know the organizations procedures through inspecting old documents and records from past projects. Additionally, information was also accumulated by interviewing different company workers. As enough information was accumulated, it was time to start assembling the project presentations and the reference library itself. It was decided that the reference library would be made completely Excel-based. The library would consist of two different data files that would contain different projects and products based on the product type in question. These Excel-based archives had a directory page, which is used to easily navigate or filter the projects and products within the archives. In addition to the directory page, the archives had worksheets that were reserved for different projects and information related to them. These worksheets could be easily navigated with the help of internal links within the data file.

145 different products from over 130 projects were archived in the larger file, containing chilled beam products. The smaller file, which contains other air distribution products, was comprised of 35 different projects and the products used in them. 15 supporting presentations were also made during the reference library-project