Vaalan kunnan varhaiskasvatuksen palveluprosessin kehittämissuunnitelma

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata Vaalan kunnan varhaiskasvatuksesta valitun palveluprosessin nykytila ja tavoitetila. Lisäksi työssä selvitettiin, mitä sähköisiä ratkaisuja ko. prosessin kehittämisessä voidaan hyödyntää.

Työn teoriaosuudessa käsitellään prosessijohtamista ja palvelun laatua sekä esitellään kokonaisarkkitehtuurin periaatteet ja kuvaukset pääpiirteittäin. Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa käytettiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Aineisto kerättiin osallistuvan havainnoinnin, varhaiskasvatuksen johtajalle tehtyjen avoimien haastattelujen ja asiakkaille tehtyjen teemahaastattelujen avulla. Havainnointi ja avoimet haastattelut toteutettiin työn ohella joustavasti. Teemahaastatteluun luotiin haastattelurunko, jonka pohjalta haastattelut toteutettiin puhelimitse kolmelle asiakkaalle. Haastateltavat valittiin varhaiskasvatuksen asiakasrekisteristä iän perusteella. Ikäkategoriaksi valittiin 20–30-vuotiaat. Aineiston analyysimenetelmänä käytettiin aineistolähtöistä sisällönanalyysiä.

Prosessien kuvaamiseen sovellettiin kokonaisarkkitehtuurimenetelmää ja itse kuvaaminen toteutettiin JHS 198 -suositusta mukaillen sekä JHS 152 -suosituksen esitystapaa noudattaen. Prosessikuvaamisen tuloksena syntyi varhaiskasvatuksen prosessikartta, sanalliset kuvaukset varhaiskasvatuksen järjestäminen -palveluprosessin perustiedoista sekä kyseisen palveluprosessin nyky- ja tavoitetilan kuvaukset. Kuvauksien avulla löydettiin ne toiminnot, jotka palveluprosessissa kehittämistä vaativat.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi kehittämissuunnitelma, jonka avulla Vaalan kunta voi päästä opinnäytetyössä esitettyyn tavoitetilaan, tehostaa toimintaansa sekä tarjota varhaiskasvatuksen asiakkaille entistä laadukkaampaa ja helpommin saavutettavaa palvelua. Johtopäätöksenä todettiin, että palveluprosessin kehittäminen sähköiseksi on perusteltua sekä hallinnon että asiakkaan näkökulmasta katsoen. Tavoitetilan saavuttaminen vaatii joko nykyisen käytössä olevan varhaiskasvatuksen järjestelmän laajentamista tai kokonaan uuden järjestelmän hankintaa.

The objective of this master’s thesis was to describe the present state and the target state of the service process in Vaala municipality's early childhood education. In addition, the focus was to find out what electronic solutions could be utilized to improve the process.

The theoretical section of the study dealt with process management and service quality as well as outlined the principles and descriptions of the enterprise architecture. The study was conducted as a case study by using a qualitative research method. The data were gathered through participatory observation and by interviewing the manager of the early childhood education. Observation and open interviews were carried out flexibly while working. Additionally the data were gathered by interviewing three customers. Theme interviews were conducted by telephone. The interviewees were chosen from the register of the early childhood education by age, ranging between 20 to 30 years. The material was analyzed with data-based content analysis.

The processes were described by applying the enterprise architecture method. The modelling was carried out in accordance with the JHS 198 recommendation and by following the JHS 152 recommendation. As a result of the description a process map of early childhood education was created as well as verbal descriptions of the basic information on the processes and the description of the present and target state of the service process. These descriptions indicated the functions which would require developing in this service process.

The result of this study was a development plan allowing the municipality of Vaala to reach the presented target state, enhance its activities and provide higher quality and more easily accessible services for the customers of early childhood education. The conclusion was that the development of the service process for electronic purposes was justified both from the perspective of the administration and the customer. Reaching the target state requires either extending the existing system of early childhood education or an acquisition of a completely new system.