Säteilyturvakeskuksen kirjaston muuttosuunnitelma

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on Säteilyturvakeskuksen kirjaston muuton suunnittelu. Säteilyturvakeskus on muuttamassa muutaman vuoden sisällä uusiin toimitiloihin, ja kirjaston muutto halutaan suunnitella, jotta sen toteutuminen sujuisi mahdollisimman hyvin. Muuttosuunnitelmassa otetaan huomioon muuttoprojektin hallinta ja vastuut, riskienhallinta ja resursointi, turvallisuusasiat, viestintä, sähköiset tietomateriaalit sekä kirjastokokoelman arviointi ja karsinta niiltä osin, kuin se on opinnäytetyön tekovaiheessa mahdollista.

Kirjaston muutto on projektimuodossa toteutettava, kertaluonteinen tehtävä, jonka keskeinen osa on kirjastokokoelman käsittely kokoelman arvioinnin ja poistojen avulla. Näin ollen opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä käytetään projektinhallinnan sekä kirjastokokoelman arvioinnin ja karsinnan teoriaa.

Opinnäytetyötä varten tehty tutkimus toteutettiin haastattelemalla neljää asiantuntijaa, joilla kaikilla on kokemusta isojen aineistomäärien muutosta ja muuton suunnittelusta. Haastatteluissa haastateltavat korostivat sitä, että kirjaston muuttoprojektille on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Hyvän muuttoyrityksen valinta ja aktiivinen yhteistyö yrityksen henkilöstön kanssa tuotiin esiin keskeisenä osana muuton onnistumisen edellytyksiä. Haastatteluissa korostettiin myös turvallisuuden huomioimista ja uusiin kirjastotiloihin etukäteen tutustumisen tärkeyttä. Kirjastokokoelman arvioinnin ja karsinnan osalta haastateltavat pitivät tärkeänä riittävää aineiston karsintaa.

Tutkimuksen perusteella Säteilyturvakeskuksen kirjaston muuttoprojektin onnistumisen kannalta keskeiset tekijät ovat riittävä aika ja resurssit sekä yhteistyö ammattitaitoisen muuttoyrityksen kanssa. Projektiorganisaation on myös tärkeää saada tietoa uusista toimitiloista varhaisessa vaiheessa. Kokoelman karsintaa tulisi tehdä huomioiden se, että Säteilyturvakeskuksen kirjaston kokoelman substanssi on erityisala, jonka kirjallisuutta ei ole välttämättä saatavilla muualta eikä kirjastopalvelut tarjoa kaukolainausta muista kirjastoista.

Opinnäytetyön tuloksena valmistui kirjallinen muutto-ohje, jota voidaan hyödyntää, kun Säteilyturvakeskuksen kirjaston muutto toteutetaan.

The subject of this bachelor’s thesis is to plan the move of the library of Radiation and Nuclear Safety Authority. Within a few years Radiation and Nuclear Safety Authority is going to move to new business premises and it is important to plan the move of the library, so that it can be carried out as well as possible. This moving plan includes the project management and responsibilities of the moving project, risk management and resources, security issues, communication, electronic resources and collection evaluation, as well as reducing the number of items in the library collection, as much as it is possible while writing this bachelor’s thesis.

The library move is a nonrecurring task that is carried out in a form of a project and one of most crucial part of it is collection evaluation, so the theory basis of this bachelor’s thesis is project management and the evaluation of the library collection.

The research for this bachelor’s thesis was made by interviewing four specialists who have experience in moving a large quantity of materials and planning a move. In the interviews all the interviewees highlighted that there should be enough resources and time for the move. It is also important to choose a good moving company and to do active co-operation with the personnel of the company. The interviewees also pointed out that it is important to remember safety, that it is beneficial to get to know the new premises of the library beforehand and that the collection evaluation and removal of items from the library collection is important. Based on the research the crucial elements for the success of the moving project of the library of Radiation and Nuclear Safety Authority are to reserve enough time and resources for the move, and co-operation with the moving company. It is also important that the project organization can get information about the new business premises as soon as possible. It is necessary to remove items from the library collection, but it should be taken into account that the substance of the library collection of Radiation and Nuclear Safety Authority is a special field, the material may not be available elsewhere and the library services do not offer distance loans to its customers.

This bachelor’s thesis is a moving instruction that can be used when the move of the library of Radiation and Nuclear Safety Authority is carried out.