Taloushallinnon prosessien kehittäminen : Case: Kaustisen Evankelinen Opisto

Abstract

Toimintatutkimuksen tavoitteena oli kehittää kohdeorganisaation valittujen taloushallinnon prosessien tehokkuutta lisäämällä digitalisaatiota. Valitut prosessit olivat organisaation osto- ja myyntilaskujen käsittely sekä kassatoiminnot. Työn teoriaosuudessa käsiteltiin tietotekniikan kehityksen vaikutusta tehokkuuteen ja tuottavuuteen yleisesti sekä erityisesti taloushallinnon tehtäviin liittyen. Teorian toise-na aiheena käsiteltiin tietotekniikkahankintoihin liittyvää prosessia ja sen vaiheita, koska työn tavoit-teiden toteutuminen edellytti tietojärjestelmien hankkimista. Hankintoihin liittyvä prosessi käsitellään teoriaosuudessa, koska kehittämistyön tekijällä ei ollut kokemusta vastaavien hankintojen tekemisestä ennen tätä kehittämistehtävää.

Kehittämistehtävä aloitettiin kartoittamalla taloushallinnon prosessien lähtötilanne sekä määrittelemällä tavoitetila. Lähtötilanteessa ostolaskut vastaanotettiin ja kierrätettiin paperisena, maksettiin maksujär-jestelmässä, kirjattiin kirjanpitojärjestelmään ja arkistoitiin mappeihin. Myyntilaskut tehtiin Microsoft Office Excel-pohjassa, josta ne tulostettiin yksi kerrallaan lähetettäväksi asiakkaalle, arkistoon ja odot-tamaan suoritusta. Saapuneet suoritukset kirjattiin käsin kirjanpitojärjestelmään ja lasku liitettiin kir-janpidon arkistomappiin. Lähtötilanteessa kohdeorganisaatiolla ei ollut kassajärjestelmää, ainoa mak-suvaihtoehto oli käteinen ja kuitit kirjoitettiin käsin. Käsin kirjoitetut kuitit kirjattiin kirjanpitoon. Ta-voitteeksi asetettiin osto- ja myyntilaskujen osalta koko prosessin digitalisointi verkkolaskujen vas-taanottamisesta sähköiseen arkistointiin saakka. Kassatoimintoihin tavoiteltiin järjestelmää, joka mah-dollistaa korttimaksujen vastaanottamisen, johon myynnit kirjataan sähköisesti ja kuitit voidaan tulos-taa.

Tavoitetilaan pääsemiseksi sopivia toimittajia kartoitettiin osto- ja myyntilaskuprosessien osalta omana kokonaisuutenaan ja kassatoimintojen osalta omanaan. Tavoitetilan tarkan määrittelyn ansiosta sopivia toimittajia kyettiin vertaamaan mm. kustannusten osalta. Kun toimittajien valinnat oli tehty, sovittiin palvelujen käyttöönotosta sekä tarpeellisesta koulutuksesta järjestelmien käytössä. Kehittämistyön tuloksena päästiin asetettuihin tavoitteisiin, tosin myyntilaskutuksen osalta käyttöönottoa ei oltu tehty tämän opinnäytetyön valmistumiseen mennessä järjestelmän toimituksen viivästyksistä johtuen. Kehit-tämistyön kohteena olleiden taloushallinnon prosessien voitiin kokemusperäisesti todeta tehostuneen työn tuloksena.

The objective of this action-based research was to improve the efficiency of selected processes of the subject organizations financial management by increasing digitalization. The selected processes were the organizations handling of purchase and sales invoices and cash register functions. Effect of the development of information technology on work efficiency in general and specifically on financial management is viewed in the theoretical part of this study. The theoretical part of the study also viewed the process considering IT procurement, which was important, because the writer of this study did not have experience in comparable procurements.

The development began by studying the starting state of selected processes and by defining the target state of them. At the starting state purchase invoices were received and rotated physically, paid and recorded in the accounting system, and filed in to physical folders. Sales invoices were created in an Microsoft Office Excel template from where the invoices were printed one at a time to be send to the customer, filed and to wait for the payment. Received payments were then recorded to the accounting system. At the starting state the subject organization did not have any IT technology utilized in its cash register functions, the only payment option was cash and the receipts were written by hand. The target regarding purchase and sales invoices was set to be to digitize the whole process from receiving to filing the invoices. For cash register functions a system that enabled payments by debit and credit cards, digital recording and printing receipts was pursued.

To reach the set targets, suitable suppliers were surveyed for purchase and sales invoice processes, and for cash register functions separately. Because of thorough defining of the target state of selected pro-cesses, the suppliers could be compared among other things regarding costs. When the suppliers were chosen, the introduction and necessary training were settled. The targets set for this study were reached, although acquired system for sales invoice processing was not yet introduced when the study was finished due to delay. Experience has shown that the efficiency of selected processes was im-proved by increasing digitalization.