Muutosjohtaminen : Case Euroopan Unionin uusi tietosuoja-asetus tilitoimistossa
Korhonen, Suvi (2018)
Korhonen, Suvi
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018091415141
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018091415141
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia muutosjohtamisen näkökulmasta, kuinka Satakuntalaisen tilitoimiston tulisi valmistautua 25.5.2018 voimaan astuneen EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin. Tähän liittyen työssä selvitettiin lisäksi, minkälaisia muutoksia tietosuoja-asetukseen sisältyy ja minkälainen muutosjohtamisen malli soveltuu parhaiten mikroyritykselle kyseisen muutoksen toteuttamiseen. Työssä käytettiin kvalitatiivista tutkimustapaa ja tiedonhankinnan strategiana sovellettiin tapaustutkimusta. Tiedonkeruu suoritettiin haastattelemalla toimeksiantajayrityksen esimiehiä ja työntekijöitä tietosuoja-asetuksen käyttöönottoon liittyvästä muutosprosessista.
Opinnäytetyön teoriaosassa käsiteltiin muutosjohtamista neljästä eri näkökulmasta, jotka olivat liiketoiminnan, tiimin, työntekijän ja itsensä johtaminen. Lisäksi esiteltiin kolme tunnettua muutosjohtamisen mallia, joiksi valittiin Lewinin kolmivaihemalli, Kotterin kahdeksan askeleen malli sekä ADKAR-malli. Näiden mallien pohjalta muodostettiin synteesinä mikroyritykselle paremmin soveltuva muutosmalli. Teoriaosiossa käsiteltiin lisäksi tietosuoja-asetuksen rekisterinpitäjälle ja henkilötietojen käsittelijälle tuomia uusia velvollisuuksia ja rekisteröidylle määriteltyjä uusia oikeuksia, sekä selvitettiin, minkälaisia asioita tilitoimiston tulisi ottaa huomioon siirtyessään asetuksen mukaiseen toimintaan.
Tutkimuksen empiriaosassa selvitettiin haastatteluiden avulla, minkälaisia muutoksia toimeksiantajayrityksessä oli tehty tietosuoja-asetuksen voimaan tuloon liittyen, sekä oliko yrityksessä tehty muutosjohtamisen näkökulmasta tarpeelliset toimenpiteet. Kerätyn aineiston perusteella muokattiin lisäksi työn teoriaosassa synteesinä muodostettua muutosjohtamisen mallia mikroyrityksen tarpeisiin entistä paremmin soveltuvaksi. Saatujen tulosten perusteella selvisi, että mikroyritys, jossa henkilöstö on paljon toistensa kanssa tekemisissä, ei ole tae tehokkaasta viestinnästä ja tähän tulisi kiinnittää erityistä huomiota muutosprosessin aikana. Viestintään liittyen tärkeäksi toimenpiteeksi muutosprosessissa nousi esille myös yksilön osaamisen ja ymmärryksen varmistaminen. Tarpeettomiksi toimenpiteiksi kyseisen kaltaisessa muutoksessa puolestaan havaittiin muutoksen edistymisen mittaaminen johtuen yrityksen pienestä koosta, sekä palkitseminen silloin kun muutosprosessin nähdään olevan normaaliin työnkuvaan kuuluvaa. Tärkeä huomio oli, että muutosmallin soveltaminen myös mikroyrityksessä on suositeltavaa. Mallin käyttö tuo muutoksen toteuttamiseen selkeyttä, jolloin myös toimenpiteisiin panostaminen tehostuu.
Opinnäytetyön teoriaosassa käsiteltiin muutosjohtamista neljästä eri näkökulmasta, jotka olivat liiketoiminnan, tiimin, työntekijän ja itsensä johtaminen. Lisäksi esiteltiin kolme tunnettua muutosjohtamisen mallia, joiksi valittiin Lewinin kolmivaihemalli, Kotterin kahdeksan askeleen malli sekä ADKAR-malli. Näiden mallien pohjalta muodostettiin synteesinä mikroyritykselle paremmin soveltuva muutosmalli. Teoriaosiossa käsiteltiin lisäksi tietosuoja-asetuksen rekisterinpitäjälle ja henkilötietojen käsittelijälle tuomia uusia velvollisuuksia ja rekisteröidylle määriteltyjä uusia oikeuksia, sekä selvitettiin, minkälaisia asioita tilitoimiston tulisi ottaa huomioon siirtyessään asetuksen mukaiseen toimintaan.
Tutkimuksen empiriaosassa selvitettiin haastatteluiden avulla, minkälaisia muutoksia toimeksiantajayrityksessä oli tehty tietosuoja-asetuksen voimaan tuloon liittyen, sekä oliko yrityksessä tehty muutosjohtamisen näkökulmasta tarpeelliset toimenpiteet. Kerätyn aineiston perusteella muokattiin lisäksi työn teoriaosassa synteesinä muodostettua muutosjohtamisen mallia mikroyrityksen tarpeisiin entistä paremmin soveltuvaksi. Saatujen tulosten perusteella selvisi, että mikroyritys, jossa henkilöstö on paljon toistensa kanssa tekemisissä, ei ole tae tehokkaasta viestinnästä ja tähän tulisi kiinnittää erityistä huomiota muutosprosessin aikana. Viestintään liittyen tärkeäksi toimenpiteeksi muutosprosessissa nousi esille myös yksilön osaamisen ja ymmärryksen varmistaminen. Tarpeettomiksi toimenpiteiksi kyseisen kaltaisessa muutoksessa puolestaan havaittiin muutoksen edistymisen mittaaminen johtuen yrityksen pienestä koosta, sekä palkitseminen silloin kun muutosprosessin nähdään olevan normaaliin työnkuvaan kuuluvaa. Tärkeä huomio oli, että muutosmallin soveltaminen myös mikroyrityksessä on suositeltavaa. Mallin käyttö tuo muutoksen toteuttamiseen selkeyttä, jolloin myös toimenpiteisiin panostaminen tehostuu.