Kohti sähköistä arkistoa : Esiselvitys Turun rakennusvalvonnan pitkäaikaissäilytyksestä
Mesikämmen, Erja (2018)
Mesikämmen, Erja
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018081714556
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018081714556
Tiivistelmä
Julkishallinnon prosessit ovat digitalisoituneet viime vuosina. Kun prosessit digitalisoituvat, myös arkistoinnin pitää olla sähköistä. Sähköisellä arkistoinnilla eli sähköisellä pitkäaikaissäilytyksellä tarkoitetaan aktiivista toimintaa, jolla varmistetaan tiedon säilyminen. Pitkäaikaissäilytyksen kohteena ovat organisaation toiminnassa syntyneet sähköiset asiakirjat.
Opinnäytetyössä tutkittiin rakennusvalvonnan pitkäaikaissäilytyksen tarpeita ja vaatimuksia. Tutkielma oli tapaustutkimus Turun kaupungin rakennusvalvonnasta. Tutkimusmenetelmänä oli triangulaatio, jossa yhdistetään useita aineistolähteitä ja näkökulmia. Tutkimuksen lähdeaineistona olivat kaupungin toimintatavoitteisiin vaikuttavat dokumentit, viranomaispäätökset ja -suositukset sekä työtä varten laaditut käyttäjätarinat. Tulkinta tehtiin näiden pohjalta aineistolähtöisesti.
Tutkielman tuloksena syntyi esiselvitys tarpeista ja vaatimuksista, jotka koottiin vaatimusluetteloon aineiston pohjalta. Vaatimusluettelo sisältää toimintalähtöiset, käyttäjälähtöiset, ei-toiminnalliset ja toiminnalliset vaatimukset. Tulosten mukaan rakennusvalvonnan digitaalista prosessia pitää yhä kehittää, jotta se täyttäisi pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset. Rakennusvalvonnan asiankäsittelyyn pitäisi liittää tiedonohjaus, käsittelyn päätyttyä asiakirjojen tulisi siirtyä tiedonohjauksen ohjaamina sähköiseen säilytysjärjestelmään ja lisäksi tarvitaan käyttöliittymä erilaisia asiakkaita varten. Selvitystyötä jatketaan tutkielman pohjalta hankintaa varten.
Opinnäytetyössä tutkittiin rakennusvalvonnan pitkäaikaissäilytyksen tarpeita ja vaatimuksia. Tutkielma oli tapaustutkimus Turun kaupungin rakennusvalvonnasta. Tutkimusmenetelmänä oli triangulaatio, jossa yhdistetään useita aineistolähteitä ja näkökulmia. Tutkimuksen lähdeaineistona olivat kaupungin toimintatavoitteisiin vaikuttavat dokumentit, viranomaispäätökset ja -suositukset sekä työtä varten laaditut käyttäjätarinat. Tulkinta tehtiin näiden pohjalta aineistolähtöisesti.
Tutkielman tuloksena syntyi esiselvitys tarpeista ja vaatimuksista, jotka koottiin vaatimusluetteloon aineiston pohjalta. Vaatimusluettelo sisältää toimintalähtöiset, käyttäjälähtöiset, ei-toiminnalliset ja toiminnalliset vaatimukset. Tulosten mukaan rakennusvalvonnan digitaalista prosessia pitää yhä kehittää, jotta se täyttäisi pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset. Rakennusvalvonnan asiankäsittelyyn pitäisi liittää tiedonohjaus, käsittelyn päätyttyä asiakirjojen tulisi siirtyä tiedonohjauksen ohjaamina sähköiseen säilytysjärjestelmään ja lisäksi tarvitaan käyttöliittymä erilaisia asiakkaita varten. Selvitystyötä jatketaan tutkielman pohjalta hankintaa varten.