SIIRTYMINEN SÄHKÖISEEN ARKISTOINTITAPAAN : HAMBURG SÜD

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi laivanvarustamo Hamburg Süd. Työn tarkoituksena oli kehittää Hamburg Südin tuontiosaston työprosesseja tehokkaammiksi ja hyödyntää niissä digitaalisuuden tuomia etuja. Hamburg Südilla tuontiosaston työtapoja ei ole merkittävästi päivitetty moneen vuoteen. Kaikkia jo olemassa olevia järjestelmiä ei ole osattu hyödyntää riittävän monipuolisesti. Ratkaisuksi päädyttiin tutkimaan sähköisen arkistoinnin tuomia mahdollisuuksia.

Työn tavoitteena oli muuttaa työtapoja tehokkaammiksi. Työssä tutkittiin, onko mahdollista siirtyä paperittomiin työskentelyprosesseihin ja mitä seurauksia niillä tulisi olemaan; kuin-ka paperittomuus vaikuttaisi tulostuskuluihin ja sitä kautta ympäristöön. Tutkimuksessa tuodaan esille sähköisen arkistoinnin etuja ja otetaan selvää mitä hyötyjä paperittomasta arkistoinnista saadaan. Tutkimuksesta löytyy huomioonotettavia tietotekniikkajärjestelmiä ja tietoa digitaalisuudesta, joita hyödynnetään luotaessa sähköistä arkistointimuotoa. Tutkimukseen on sisällytetty toimeksiantajan edustajan haastattelu, jonka aiheena oli miten vientiosaston arkistointi sähköistettiin aiemmin samana vuonna. Haastattelusta saatiin ideoita toteutukseen ja ajatuksia muutoksista, joita hyödynnettiin toteutuksessa.

Tutkinnan ja suunnittelun jälkeen päästiin toteuttamaan tuleva sähköinen arkistointitapa. Toteutusta ennen oli viimeistelevä testijakso, jonka tarkoituksena oli löytää viimeisetkin ongelmakohdat ennen uusien työtapojen käyttöönottoa. Tuloksena on toimiva uusi sähköinen arkistointiprosessi, missä on hyödynnetty digitaalisuuden tuomia mahdollisuuksia. Paperin tulostamista pystyttiin vähentämään pelkästään satunnaisiin laskuihin, joka on murto-osa aiemmasta. Paperittomalla työskentelyllä mahdollistettiin työskentely muuallakin kuin työpisteellä. Projektin tulevaisuuden suunnitelmiin kuuluu vielä luovutusvaltakirjan luominen digitaalisesti. Tätä ei vielä tämän opinnäytetyön kirjoittamisen aikana saatu tehtyä valmiiksi.

Thesis was commissioned by the shipping company Hamburg Süd. The purpose of the thesis was to improve the working processes of Hamburg Süd’s Import Department and exploit benefits of digitalization. Working process in the Import Department has not been significantly updated for many years. Not all existing systems have been sufficiently capitalized to utilize the full capabilities and functionalities the systems offer. The solution was to explore opportunities of electronic archiving

The target of the thesis was to make work methods more efficient. Research was made into the possibility to change to paperless working processes and which effects they would have; how paperless working method would affect printing costs and the environment. The investigation brings in the benefits of electronic archiving and explains the pros of paperless archiving. The study includes audit to IT systems and digital information which were utilized when creating an electronic archiving format. Thesis includes an in-terview with the representative of commissioner about how electronic archiving was implemented earlier in the same year in the Export Department. The interview gave ideas for implementation and thoughts about the changes that were performed in the implementation.

After researching and planning, the future electronic archiving method was ready to realize. Before implementation, the final test phase was designed to find and correct the last problem areas before introducing new working methods. The result is a functional new electronic archiving process, where the company has taken advantage of digital opportu-nities. As a benefit the quantity of paper printing has been reduced to only occasional invoices. This is a fraction of the previous paper printing quantities and a huge cost savings. In addition, paperless work processes have allowed employees to perform work tasks outside the office premises and fixed workstations. The future plans of the project include digitalization of release note. This was not yet completed during the writing of this thesis.