Tilasuunnittelu kokouskäytäntöjen kehittämiseen : case: Senaatti-kiinteistöt

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, kuinka kokouksen järjestämistä työpaikalla voidaan tehostaa. Aihetta tutkittiin Senaatti-kiinteistöjen Helsingin toimipisteellä keväällä vuonna 2018. Opinnäytetyössä kiinnitettiin huomiota kahteen näkökantaan. Ensimmäisenä oli kuinka työntekijä voi omalla toiminnallaan ja valmistautumisellaan tehostaa kokouksen järjestämistä ja etenemistä. Toisena huomioitavana asiana oli selvittää, minkälaisilla keinoilla työpaikka pystyy vaikuttamaan kokoustilojen viihtyvyyteen, toimivuuteen ja käyttäjätyytyväisyyteen.

Tietopohjassa tutkittiin kokousten järjestämistä, kokoustilojen suunnittelua ja teknologian hyödyntämistä kokoustiloissa. Kokoustilojen suunnittelussa kiinnitettiin huomiota tilojen varusteisiin ja niiden kokoon. Työntekijän oman vaikuttamisen pohjalta selvitettiin teoriassa, kuinka kokoukseen kannattaa valmistautua ja mihin asioihin on suotavaa kiinnittää huomiota varattaessa kokoustilaa.

Senaatti-kiinteistöillä aihetta tutkittiin toteuttamalla käyttäjätyytyväisyyskysely Helsingin toimipisteellä päätoimisesti työskenteleville työntekijöille. Kyselyssä vastaajia pyydettiin arvioimaan käytettävän tilavarausjärjestelmän toimivuutta ja helppokäyttöisyyttä sekä kokoustilojen toimivuutta omaan käyttötarkoitukseen. Vastauksia kertyi yhteensä 92 henkilöltä.

Kysely toteutettiin 22.02.2018-09.03.2018. Vastausten perusteella työntekijät olivat suurimmaksi osin tyytyväisiä nykyisiin kokoustiloihin eikä esiin noussut sellaisia asioita, joihin tulisi reagoida nopeasti. Vastausten perusteella työntekijät toivoivat kokoustiloista löytyvän joko Skype- tai videoneuvottelulaite ja toivoivat kaikkien teknologisten laitteiden toimivan ilman häiriöitä tilaisuuden alusta loppuun. Suurimmaksi syyksi miksi kokoukset alkavat yleensä myöhässä todettiin johtuvan joko teknologisten laitteiden toimimattomuus tai sitten kyseisiä laitteita ei osattu käyttää tarpeeksi hyvin.

Kaikki tulokset käytiin läpi liikelaitoksen henkilökunnan kanssa, jotka vastasivat kyseisistä aihealueista. Johtopäätöksissä todettiin henkilökunnan olevan tyytyväisiä niin tilavarausjärjestelmään kuin nykyisten kokoustilojen määrään ja varusteisiin. Kehitysehdotuksina pohdittiin työntekijöiden kanssa selkeämpien ohjeiden tekemistä ja kuinka teknologisten laitteiden vikailmoituksista voitaisiin ilmoittaa helpommin.

The purpose of this thesis project was to investigate how meetings could become more effective in companies. This subject was examined in Senate Properties (Senaatti-kiinteistöt) head office in Helsinki year 2018. There were two main perspectives to focus on in this thesis. The first was to understand how workers can increase their effectiveness in meetings by their own actions and preparation. The second idea was to identify the main ways that companies can offer their workers functional and user-friendly meeting rooms.

The theoretical framework was based on how to organize a meeting, how to furnish a meeting room and how to utilize technology in these rooms. To understand what kind of equipment should be found in most of the meeting rooms, the theoretical framework starts by looking into how a worker should prepare for a meeting and what to look into while booking a meeting room.

A user satisfaction survey was utilised to explore how satisfied Senate Properties’ workers are with their meeting rooms. In this survey the respondents were asked to comment on their space reservation system and meeting rooms to be able to understand if they are user-friendly and functional for their work. The survey received 92 responses.

The survey was open from 22.02.2018 to 09.03.2018. Based on the responses, it was understood that the workers at Senate Properties are happy with their current meeting rooms and no quick action is needed right away. The workers would want to acquire either a Skype or video conferencing device for all of their meeting rooms and hoped that all electronic devices would always work smoothly. The main reason for a meeting to start late was claimed to be because an electronic device did not work or users did not know how to use it.

All the results were reviewed together with those workers who were involved with organizing meeting rooms. Based on the results it was clear that the employees of Senate Properties are pleased with the current space reservation system and all of their meeting rooms. As part of how to develop their meeting rooms, workers and I together started planning on making instructions for electronic devices easier to understand and to think how it could be easier to collect service advice.