Espoon Kaupunginkirjaston tapahtumatoiminnan kehittäminen verkoston avulla

Abstract

Työn ensisijaisena tavoitteena on tutkia Espoon kaupunginkirjaston tapahtumatoiminnan nykytilaa ja löytää ehdotuksia tapahtumatoiminnan parantamiseksi tapahtumaverkostoa kehittämällä. Lisäksi työssä tutkitaan, kuinka merkityksellistä yhteistyö muiden toimijoiden kanssa on tapahtumatoiminnassa ja etsitään mahdollisuuksia verkostoitumiseen. Tapahtumien määrän kasvu ja monipuolistuminen kirjastoissa luo paineita tehokkaiden yhteistyöverkostojen luomiseen. Kehittämällä kaupunginkirjaston omaa tapahtumaverkostoa ja muita verkostoja toimivammaksi ja paremmin tämän hetkisiä tarpeita vastaavaksi, voidaan lisätä tehokkuutta ja säästää resursseja. Espoon kaupunginkirjaston tapahtumaverkostossa on edustus kirjaston viideltä hallinnolliselta alueelta ja sen tarkoituksena on helpottaa pienempien kirjastojen tapahtumatoimintaa ja koordinoida kaikilla alueilla toteutettavia tapahtumakokonaisuuksia. Espoon kaupunginkirjastoissa toteutettiin 6545 tapahtumaa vuonna 2017. Suuri osa tapahtumista tuotetaan itse, mutta niitä tehdään myös yhteistyössä kaupungin muiden toimijoiden sekä alueiden yhdistysten ja järjestöjen kanssa. Työssä käytetään lähestymistapana tapaustutkimusta ja monikanavaista aineistonhankintaa prosessimaisella työskentelytavalla. Tietopohjana on verkostomaisen työskentelyn ja verkostojohtamisen kirjallisuus. Työtä varten on haastateltu Espoon Kaupunginkirjaston tapahtumatoiminnan parissa työskentelevää henkilökuntaa, toteutettu ideapajoja tapahtumaverkostolaisten kanssa, sekä tehty sähköpostikysely yhteistyökumppaneille, jotka ovat järjestäneet tapahtuman tai tapahtumia Espoon kaupunginkirjastossa. Lisäksi tehtiin benchmarkkausta kahteen pääkaupunkiseudun toimijaan, Helsingin Kaupunginkirjaston Kirjasto 10:een ja Maunulataloon, joiden tapahtumatoiminta perustuu lähes kokonaan yhteistyökumppaneiden tekemiin tapahtumiin. Tulokset tukivat tapahtumaverkoston kehittämistä. Tärkeimpinä kehityskohteina nousi esiin suunnitelmallisuuden puute ja sisäisen viestinnän parantamisen tarve, joita jatkossa työstetään kehittämispäivän puitteissa. Lisäksi tapahtumaverkosto tulee järjestämään tapahtumaseminaarin henkilökunnalle tapahtumayhteistyön ja sisäisten verkostojen kehittämiseksi. Myös asiakasyhteistyö nähtiin tulosten valossa erittäin merkityksellisenä. Asiakasyhteistyön kehittämiseksi tehdään markkinointia ja luodaan toimintamalli yhteydenottoihin. Lisäksi ryhdytään toimiin asiakasverkoston tiiviimmän ja suunnitelmallisemman yhteistyön kehittämiseksi.

The purpose of this paper is to explore the current situation regarding event operations at the Espoo City Library, and to find ways to improve event organisation by developing event networks. In addition, this paper examines the importance of collaboration with other actors within the event organisation field, and looks for possibilities to build networks. The increasing number of events as well as their enhanced diversity brings about pressure for creating effective collaborative networks. By developing a more functional event organisation network that better meets the current needs, we can increase efficiency and save resources. The Espoo City Library’s event networking body includes representatives from all five administrative areas of the library, and the purpose of this network is to facilitate event organisation in the smaller libraries, as well as to coordinate larger event organisation entities in all areas. The Espoo City Library hosted 6545 events in 2017. Most of the events are produced in house, but some of them are created in collaboration with the other operating bodies within the city of Espoo, or with the local associations or organisations. The paper uses a case study approach and multiple data sourcing with a process method. The paper uses literature on professional networking and network management as its knowledgebase. The paper draws on interviews of people working on event organization within Espoo City Library; a brainstorming event within the network; and an email questionnaire with partners who have organized events in Espoo City Library. In addition, the paper is informed by a benchmarking effort with two other actors in the Helsinki region, namely Helsinki City Library Kirjasto 10 and Maunulatalo, whose event organisation is almost solely based on partner-run events. The results clearly support the development of event network. As the most crucial areas of improvement were found the lack of planning, and the need to further develop internal communications, which will both be focused on during a specific development day in the future. In addition, the event planning network will be organising a seminar for the personnel, in order to enhance collaborative event organisation and internal networks. Through the results, collaboration with customers emerged as a very meaningful aspect as well. In order to develop customer collaboration, there will be marketing efforts, and a new model for direct contact will be created. Furthermore, a customer network will be launched in order to develop a stronger and more focused collaboration.